OpenOffice е пълен текстов редактор. Подобно на много други популярни текстови редактори, OpenOffice лесно се справя със задачата за автоматично създаване на съдържание в документ. Няма нужда да го правите ръчно. Обадете се на екипа„Стилове и форматиране“ от менюто „Форматиране“. Поставете текстовия курсор върху желания абзац и в прозореца "Стилове и форматиране" изберете стила на абзаца "Заглавие". Когато е така обработенивсички заглавия в текста, как да направя съдържание в OpenOffice? Поставете текстовия курсор там, където ще се намира съдържанието, изберете командата Вмъкване => Съдържание и индекси => Съдържание и индекси в горното меню. Задайте параметрите и щракнете върху "OK".
Уви, в PowerPoint 2007 възможността за автоматично създаване на съдържание е деактивирана, съдържанието тук ще трябва да се направи ръчно. PowerPoint 2003 има бутон "Summary Slide" в лентата с инструменти Outline. Да знаете как да направите съдържание в PowerPoint 2003 е от съществено значение за ускоряване на работата ви. Можете да изведете лентата с инструменти „Структура” на екрана, както следва: Изглед => Ленти с инструменти => Структура (маркирайте). След това изберете всички слайдове в документа и щракнете върху бутона „Последен слайд“. Слайдът с обобщение със съдържанието се появява като първи слайд на презентацията. Текстът на съдържанието може да се редактира ръчно.
Когато изпълняват задачи в края на семестъра, студентите често се чудят как да подредят съдържанието на курсовата работа. Необходимо е внимателно да прочетете изискванията за дизайна на работата в ръководството за обучение, да използвате автоматичните възможности за създаване на таблици със съдържание, предоставени от текстови редактори. Това значително ще ускори работата и ще помогне да се избегнат грешки в текста и номерацията на страниците на съдържанието.В процеса на работа документът обикновено се редактира и номерата на страниците, където се намират заглавията, могат да се променят. В този случай как да преномерирам отново съдържанието? В MS Word (OpenOffice) щракнете върху съдържанието Кликнете с десния бутонмишката и изберете командата Update Field (Актуализира съдържанието/индекса).
Съдържанието ще се актуализира автоматично според промените, които са направени в документа. В окончателната версия на документа можете да извършите дизайна на шрифта на съдържанието, да зададете разстоянието между редовете. Как да извършите подравняване в OpenOffice? Как да подравните съдържанието в Word? Този въпрос няма да възникне кога автоматично създаванесъдържание. Автоматичното съдържание има стандартен външен вид и по правило не се нуждае от подравняване. Ако все пак възникне такава необходимост, това се прави с помощта на стандартните бутони за подравняване от лентата с инструменти за форматиране или в прозореца на абзаца. OpenOffice трябва да има деактивирана „Защита от ръчни промени“.
Автор: Брус Байфийлд
Дата на публикуване: 1 октомври 2009 г
Превод: М. Улянов
Дата на трансфер: 7 октомври 2009 г
Подобно на други текстообработващи програми, OpenOffice.org Writer ви позволява автоматично да създавате таблици със съдържание - бързо и лесно. За съжаление настройките по подразбиране оставят много да се желае и използването им ще направи процеса по-труден, отколкото подобрен.
Но за щастие, Writer е и достатъчно гъвкав, за да ни позволи да създаваме наистина полезни и красиво проектирани таблици със съдържание - необходими са само няколко прости стъпки за настройка.
Въпреки това, преди да продължите да четете, горещо ви препоръчвам да разгледате статията на OpenOffice.org Off-the-Wall: ToCs, Indexes and Bibliographies в OOo Writer, която обхваща основите на създаването на таблици със съдържание. Основната процедура е проста: първо, трябва да създадете етикети за използване в съдържанието, което се прави чрез Вмъкване -> Съдържание и индекси -> Елемент -> Съдържание; второ, трябва да създадете действителното съдържание, както следва: Вмъкване -> Съдържание и индекси -> Съдържание и индекси. Сега можете просто да щракнете върху OK, за да създадете съдържанието, но също така можете да го промените според желанието си - така че четенето на горната статия ще ви помогне да опресните паметта си за нюансите на създаване на съдържание, преди да продължим директно към нашите стъпки.
Използване на структура
Вместо да добавяте етикети поотделно всеки път, най-добре е да създадете документа си от самото начало, като използвате стилове на заглавия, за да разграничите части от документа, и след това изберете Използване -> Контур, когато създавате съдържанието. Това не само ще спести време, но и ще помогне на читателите бързо да намерят точно мястото, от което се нуждаят, като кликнат върху връзката в съдържанието.
Променете номерирането на структурата, за да използвате други стилове
Обикновено съдържанието в Writer използва стилове от семейството на заглавията и само нива от едно до десето. Ако искате автоматично да добавите стилове като Заглавие, Подзаглавие или Глава към съдържанието, след това изберете Инструменти -> Структура на номериране и ще се отвори съответният прозорец, където можете да промените стиловете за всяко ниво на заглавие - обикновено ще се интересуваме от първо и второ ниво на заглавие.
Ограничаваме се до три нива на заглавия
Старата техническа документация често имаше половин дузина нива на заглавия или повече. Това количество от тях е истински кошмар за дизайнера на документи, тъй като има само няколко начина за разграничаване на заглавия - основно тип шрифт, размер на шрифта (размер на точка) и отстъп - и използването на всички възможни комбинации просто води до хаос.
И което е по-важно, в такива случаи е почти невъзможно да проследите къде в документа се намирате в момента.
Три нива на заглавия - това число може да изглежда като случаен избор, но обикновено това наистина е достатъчно, за да организирате документ, като същевременно запазите неговата практическа използваемост и естетика красив дизайн. И този Обща суматри нива за целия документ - включително всяко заглавие, подзаглавие или глава, които ще бъдат показани в съдържанието. Ако изглежда, че в този конкретен случай са необходими повече заглавия - запитайте се, възможно ли е да пренаредите документа по такъв начин, че да са необходими по-малко заглавия? В по-голямата част от случаите се оказва, че е възможно.
Защита срещу ръчни промени
В прозореца за създаване на съдържание, още в първия раздел (Изглед), има опция Защитено от ръчни промени. Тази опция трябва винаги да е активирана. Тогава потребителят ще бъде принуден да използва стиловете и другите функции за автоматизация, вградени в Writer. Първоначално за потребител, който не е свикнал с постоянното използване на стилове, това може да изглежда неприятно и ненужно, но скоро разбирате, че това помага да се систематизира работата и да я улесни. Освен това, ако направите ръчни промени в съдържанието, тези промени ще бъдат загубени всеки път, когато актуализирате полетата в документа и отмените тези актуализации, ако е необходимо. Вместо ръчна промяна отделни елементисъдържание, по-добре е да промените стиловете на съдържанието (вижте по-долу за повече подробности).
Избягване на изтичане
Точките са повтарящи се знаци (обикновено се използват точки), които разделят елементите на съдържанието и номерата на страници отдясно. По някаква причина префиксите са се превърнали в стандарт в съдържанието, генерирано от текстообработващите програми, въпреки че професионалистите по типография обикновено ги избягват. Както пише Робърт Брингхърст в книгата си Основи на стила в типографията, "Точките (линии от точки, водещи окото от една дума или число към друга) рядко са полезни в таблици." Това е едновременно грозно и неефективно.
Предходните редове са необходими, тъй като разделът с номера на страницата е подравнен вдясно по подразбиране, което означава, че всички номера на страници са в десния край на документа. Почти винаги това е толкова далеч от съответните елементи на съдържанието, че става трудно да се види кой номер на кой елемент принадлежи, особено в претоварено съдържание.
Най-лесният начин да се отървете от необходимостта да използвате тирета е да промените настройките на раздела. В прозореца за създаване на съдържание отидете в раздела Елементи и изберете първото ниво. Сега търсим блока „Стъпка на раздела“ в реда на структурата на елемента и задаваме пространството като контейнер (може да не го видите веднага - той е в горната част на падащия списък). След това премахнете отметката от опцията „Дясно подравнено“ и задайте свой собствен табулатор – два или три сантиметра са достатъчни – и щракнете върху бутона „Всички нива“, за да приложите промените към всички нива на заглавия. Сега, когато създавате съдържание, номерата на страниците ще бъдат близо до елементите и няма да се изисква празно пространство.
Има и друг начин. Ако резултатът не е изглеждал много добре (като мен например), можете да направите номера на страницата на първо място в елемента. За да направите това, поставете блока "Номер на страница" преди блоковете "Стъпка на раздел" и "Елемент" и натиснете бутона "Всички нива". Резултатът е не само приятен за окото, но и поставя на първо място най-важната информация от съдържанието – номера на страницата.
Избягвайте ненужната украса
Без ненужни форматиращи елементи - важен нюансв професионален дизайн. Точно както празното пространство трябва да се избягва, защото можете и без него, така трябва да се избягва всяко друго форматиране, което не предоставя полезна функционалност на четеца. Затова препоръчвам изобщо да не използвате разделите „Колони“ и „Фон“ за таблици със съдържание.
Използването на множество колони в съдържанието рядко ще го направи по-четимо - особено ако номерът на страницата е отдясно - защото те [колони] могат да разделят дълъг запис на съдържание на два реда и по този начин да забавят четенето. Понякога не е възможно да избегнете използването на колони, ако искате съдържанието да заема възможно най-малко място, но дори и тогава използването на повече от две колони ще изглежда неуместно, освен ако не намалите размера на шрифта.
Същото важи и за необичаен цветен фон: той само ще привлече ненужно внимание към себе си и в същото време няма да подобри ни най-малко четливостта на съдържанието. Не ни трябва, така че можем да забравим за тази функция.
Редактиране на стилове на заглавия
Елементите на съдържанието използват набора стилове на съдържанието. Ако отворите прозореца Стилове и форматиране ( Формат -> Стилове, или F11 - бележка на преводача) и изберете изгледа By Hierarchy, ще видим, че тези стилове идват от стила Pointer, който от своя страна идва от стила Base. С други думи, по подразбиране съдържанието ще изглежда почти същото като целия документ.
Няма нищо лошо в тази прилика. В крайна сметка общото форматиране показва, че двете части от текста са свързани. Въпреки това, някои промени във форматирането, като промяна на размера на шрифта, могат да бъдат полезни с практическа точкавизия. Както и степента на удебеленост на шрифта или различен тип шрифт като цяло, това ще помогне да се определи с един поглед, че това е съдържание.
За такива цели трябва да промените стиловете на съдържанието, използвано във всеки случай. Тези стилове ще се появят в полето Стилове и форматиране, след като за първи път създадете съдържанието. Редактирането на тези стилове ще излезе по-бързо от ръчното редактиране и никакви промени няма да бъдат загубени при актуализации.
Заключение
Използването на настройките по подразбиране на Writer за създаване на съдържание крие риск да изглеждате неграмотни по въпросите на дизайна.Редактирането на тези настройки ще отнеме известно време, но резултатът е красиво проектиран и по-удобен за потребителя документ.
Разбира се, никой не иска да върши една и съща работа отново и отново. Затова си струва да направите необходимите промени в структурата на съдържанието във вашия основен шаблон - този, въз основа на който се създават всички останали шаблони. По този начин ще бъде достатъчно да редактирате настройките веднъж - и никога повече да не ги докосвате.
