Надеждността на информацията за наличността на инвентарни позиции (наричани по-нататък инвентарни позиции) в организацията трябва да се контролира. Този контрол се осъществява чрез извършване на инвентаризация на стоково-материални ценности. Честотата му се задава от главата. Контролните действия (проверка, претегляне и др.) се извършват от специална комисия. В хода на инвентаризацията се установява наличието на инвентарни обекти и се съставят документи, посочващи информация за такива ценности.

Процедурата за извършване на инвентаризация на инвентарните позиции

Преди да започнете инвентаризацията, трябва да определите:

• списък на длъжностните лица, които ще проверяват наличността на стоките и материалите (т.е. членове и председател на инвентаризационната комисия);
• срокът, до който следва да се извърши инвентаризацията;
• конкретни причини за това.

Цялата тази информация трябва да бъде отразена в заповедта за инвентаризация на инвентара.

Примерна заповед за инвентаризация на стоково-материални ценности под формата на INV-22

Важно е да се има предвид, че членовете на комисията задължително включват административни служители и представители на счетоводния отдел на организацията.

Ведомствени препоръки какво, къде и как точно да се инвентаризира се съдържат в Насоките от 13 юни 1995 г. N 49.

Обект на контролните действия на инвентаризационната комисия са:

• продуктивни запаси;
• Завършени продукти;
• продукти;
• други акции.

Основни правила за извършване на инвентаризация на стоково-материални ценности

Преди да започне проверката, комисията трябва да разполага с актуална входяща и изходяща документация или справки за движението на стоки и материали.

Финансово отговорните лица с подписа си потвърждават в съответните документи, че са подали цялата необходима документация в счетоводството или комисиите и че всички стоки и материали, включени в тяхната зона на отговорност, са заприходени, а тези, които са напуснали тази зона са отписани.

Инвентаризационната комисия по време на инвентаризацията на стоките и материалите трябва да спазва реда за нейното извършване и отчитане на резултатите. По-специално, той трябва да гарантира пълнотата и точността на посочването на информация за стоки и материали в инвентарните листове.

В помещението, където се извършва проверката, трябва да присъстват длъжностни лица, които носят финансова отговорност за инвентаризираните стоки и материали.

Ако организацията разполага с много стоки и материали, тогава по решение на ръководството в периода между инвентаризацията може да се извърши селективна инвентаризация на инвентарните позиции.

Корекции в инвентарните протоколи могат да се правят само със съгласието на всички членове на комисията и трябва да бъдат потвърдени с техните подписи.

Ако след приключване на работния ден на комисията инвентаризацията не е приключила, то помещенията, в които се извършва, трябва да бъдат затворени и запечатани.

Документиране на резултатите от инвентаризацията на стоките и материалите

В хода на инвентаризацията комисията изчислява, определя теглото и измерва стоково-материалните ценности.

Информация за резултатите, установени по време на инвентаризацията на инвентарните позиции, се посочва в инвентарния списък. Единната форма на такъв инвентар (INV-3) се одобрява от Държавния статистически комитет.

Според резултатите от проверката подлежат на отразяване в инвентарния опис:

• продуктивни запаси;
• Завършени продукти;
• продукти;
• други акции.

Тази информация е специфицирана чрез отразяване на следната информация:

• имена на ценности;
• вид, група инвентарни позиции;
• броя на тези стойности;
• разновидности и др.

Въпросният документ се състои от четири страници.

Първата страница съдържа информация за организацията, подробности за заповедта за извършване на инвентаризация, както и подписите на длъжностни лица, носещи съответната финансова отговорност.

Втората и третата страница съдържат таблица с информация за стойностите, идентифицирани от чека.

Четвъртата страница съдържа обобщена информация и подписи, които я потвърждават.

От 2013 г. не е необходимо организациите да прилагат унифицирани формуляри. За да вземе предвид резултатите от инвентаризацията, организацията има право да разработва и одобрява свои собствени форми на документация, посочващи всички подробности, необходими за тази операция (това се отнася както за формулярите на списъците с инвентаризация, така и за поръчката за инвентаризация на материални активи). Не е необходимо образците на такива формуляри да се съгласуват с държавните служби.

Инвентаризацията е съпоставяне на действителното състояние на имуществото на организацията с това, което е посочено в "документите". Този метод помага да се контролира работата на персонала и безопасността на материалните активи.

Предназначението на описа е различно. Ето три бизнеса и три различни цели за складови наличности.

Случай 1В магазина за стоки за дома са установени случаи на кражби сред персонала (неизвършени покупки на каса и кражби на стоки). Извънпланово се извършва инвентаризация на каса и склад, за да се установи какви са щетите по магазина.

Случай 2Магазин за хранителни стоки с голям брой артикули (повече от 1000 SKU). Необходима е инвентаризация на магазина веднъж седмично, за да се идентифицират несъответствия със счетоводните таблици, да се идентифицират стоки с изтичане на срока на годност за разработване на промоции за спешна продажба и за други цели.

Случай 3Инвентаризация на дружеството, назначена от съда по несъстоятелността. Необходима процедура при несъстоятелност за определяне на имуществото, което може да бъде продадено за покриване на дълговете на предприятието.

Като цяло целите на инвентара могат да бъдат различни:

• идентифициране на кражби на клиенти и персонал;
• определи какво имущество притежава дружеството (важно за кредиторите или преди годишния отчет, ако е изготвен);
• контролирайте влошаването на стоките в магазина и степента на свиване и свиване, за да предприемете действия и да планирате бъдещето.

Инвентаризацията на магазина може да бъде насрочена след неочаквана авария: пожар, наводнение или след авария. Например, ако в магазин се спука тръба на парно, поради което част от продуктите се развалят.

Видове инвентаризация

Трите описани по-горе случая показват, че инвентаризацията може да бъде:

• планирано;
• непланирано.

В зависимост от целите на планираната проверка служителите могат да бъдат информирани предварително за предстоящото събитие или да скрият този факт. В последния случай ще можете да разберете колко добре работят служителите и дали крадат.

Научете повече за провеждането на непланирана инвентаризация

Смята се, че допустимият процент на забавяне, свиване и разклащане е 2-3%. Ако имате 5-6% в резултат на инвентаризацията, тогава фактите за кражба са очевидни.

важно!Ако един служител краде в магазин и като наказание удържате процента на загубата на всички служители от заплатата, тогава кражбата все още е печеливша. В крайна сметка крадливият служител компенсира само част от загубите. Останалата част от колектива плаща за останалото откраднато. Следователно крадецът трябва да бъде изчислен и уволнен.

Има и други видове инвентар:

• твърдо вещество;
• селективен
• цел.

Извършва се пълно съпоставяне на имуществото на компанията:

• ако се изисква по нареждане на кредитори, одитори, данъчни власти и др.;
• ако компанията е малка и не е трудно да се организира това събитие.

Селективната инвентаризация е вид одит, популярен в големите магазини за хранителни стоки.

Целева инвентаризация - съгласуване на количеството продукти за една или две стокови единици. Например, ако след приемането е разкрита двойна фактура.

В супермаркетите няма как да спрете магазина за цял ден, за да преброите броя на продуктите на рафтовете. Следователно магазинът е разделен на зони (например хранителни стоки и консерви, сладкиши и бисквитки) и първо се преброява броят на конкретните стоки в склада, а след затварянето на магазина - на търговския етаж.

Лесно е да се извърши инвентаризация с помощта на счетоводната програма от Business.Ru. Той поддържа всички складови операции, позволява ви да изчислявате рентабилността на продуктите и да правите покупки въз основа на анализ на продажбите.

Други видове инвентар:

• по решение на собственика (собственика на фирмата);
• задължителна инвентаризация.

По закон е необходима проверка, ако трябва да наемете или продадете имот, както и:

• преди смяна на отговорния служител;
• при установяване на факти за кражби или масови щети;
• след извънредна ситуация или загуба на имущество поради стихията;
• преди изготвяне на счетоводен отчет.

Ред и срокове

Официалният документ, който регламентира организацията на този одит, е заповедта на Министерството на финансите от 13.06.1995 г. № 49 (с измененията на 08.11.2010 г.) „За одобряване на Насоките за инвентаризация на имуществото и финансовите задължения“. Той предписва основните етапи на инвентаризацията.

Друг документ, член 11 402-FZ (изменен с Федералния закон от 22 ноември 2018 г. „За счетоводството ...“) съобщава, че „редът и условията за провеждане на инвентаризация се определят от ръководителя“ на компанията или самият индивидуален предприемач.

Изключение правят събития, когато федералният закон предполага задължителна инвентаризация.

И така, съгласно закона за счетоводството е необходимо да се направи годишно равнение на имуществото и задълженията в периода от 1 октомври до края на отчетната година.

Използването на програмата за инвентаризация от Business.Ru опростява инвентаризацията. Програмата поддържа всички складови операции: инвентаризация, осчетоводяване, отписване, движение и комисиониране.

Всъщност обаче инвентаризацията се извършва по-често в магазина, тъй като това е инструмент за контрол на служителите.

Процедурата за провеждане на инвентаризация

Традиционно има четири етапа на инвентаризация.

Етап 1. Подготвителен период.

Необходимо е да се напише поръчка (INV-22), която да отразява:

• Трите имена на членовете на комисията;
• условия;
• вид инвентар.

Обикновено комисията включва 2-3 души (поне двама!).

Формата на заповед INV-22 е одобрена още през 1998 г., но именно върху нея се ръководят от заповедта за проверка, тъй като формулярът е универсален.

Заповедта се изготвя или от главния счетоводител на дружеството, или от всяко лице, отговорно за счетоводството, или от самия индивидуален предприемач.

Повече за правата и задълженията на материално отговорното лице

Етап 2. Същността на този етап от инвентаризацията на магазин или склад е процесът на помирение, преброяване на количеството имущество и маркиране в специални описи.

Препоръчваме да включите трима служители в екипи за инвентаризация. Първият член на групата ще направи броенето. Второто е да проверите повторно количеството, ако данните съвпадат, въведете количеството в описа. Третият член на групата сравнява данните от инвентаризацията с това, което е в програмата за инвентаризация.

Описът се съставя въз основа на формуляр INV-3. Ако е необходим инвентар за контролните органи, тогава се формира лист за сравняване във формуляра INV-19. В противен случай можете да се справите с произволна форма.

Ако делът на стоките, притежавани от компанията, се съхранява в складовете на други компании, тогава това трябва да бъде отразено във формуляра INV-5.

Ако част от продукта е на път, не е доставена в склада, тогава е необходимо да го отразите във формуляра INV-6.

Етап 3- време за анализ. Ако се разкрият несъответствия в описите, тогава е необходимо да се направят отчети за сравняване, за да се разбере къде има грешки. Спомнете си, че стабилният процент на несъответствие е 2%.

Актът за повреда или повреда на стоки се съставя във формуляра TORG-15.

На третия етап се формира акт за отписване на продукти под формата на TORG-16.

Научете повече за правилата за отписване на стоки след инвентаризация

Етап 4- изготвят се резултатите от одита (ИНВ-26). Документът се попълва напълно: отразяват се излишъци, повреди, прекласифициране. Посочва се сумата, за която е изчезнала стоката (имота).

Ако бъдат открити извършителите на неправилно съхранение на стоки или имущество, тогава се изписва отделна заповед за наказване на такива работници.

Как да ускорите инвентаризацията

Процесът на инвентаризация в магазина е опростен с помощта на инструменти за автоматизация:

• програми за стоково счетоводство;
• специална технология.

И така, с програмата за инвентаризация от Business.Ru, инвентаризацията се извършва по-лесно - таблиците с баланси се отпечатват и таблиците се съгласуват с действителните данни. INV-3 може да се попълни и директно в програмата, за да се разпечата документът за счетоводител.

важно!Ако има самостоятелен скенер за запис на баркодове и проверка на цените (терминал за събиране на данни), процесът на инвентаризация ще бъде по-бърз, тъй като можете да въведете данни в INV-3 с помощта на технически средства.

Какви факти сочат фалшификация на резултатите

Ако групата действа в тайно споразумение с финансово отговорно лице, тогава резултатите от инвентаризацията може да се окажат неправдоподобни.

Струва си да се обърне внимание, ако:

• резултатите са твърде „красиви“ (например, изобщо няма несъответствия);
• няма несъответствия в групи, където преди това е имало много кражби;
• големи разлики в резултатите от контрола и основното счетоводство.

Правила за инвентаризация

Нека опишем някои правила за по-ефективна инвентаризация в склада и магазина.

Правило 1Не е необходимо служителите да знаят за планове за инвентаризация, те са предупредени за това един ден предварително. В същото време лицата, участващи в нея, не изпълняват задълженията си по обслужване на клиенти или приемане на стоките за времето на тази процедура. Ако персоналът е извикан в почивен ден, тогава заплатата се изплаща в двоен размер.

Правило 2Движението на продуктите спира: затваря се отделът със стоки от купувачи, спира се изпращането (ако говорим за база за търговия на едро) и приемането на стоки от доставчици.

Правило 3Необходимо е да се броят балансите, а не да се записват показатели от думите на материално отговорни служители.

Правило 4Преди проверка е необходимо да се получат отчети за движението на стоките с разписки от отговорните за това.

Правило 5Задължително се представят опис и акт.

Одитните процедури в склада, в магазина и на касата са различни. Нека разгледаме подробно подробностите.

Причини за складова инвентаризация:

• съмнение за кражба;
• освобождаване от длъжност на материално отговорно лице;
• редовна проверка на качеството на работа на складодържателите (по време на изпращане или получаване на стоки могат да се допуснат грешки, както в посока на прекласифициране, така и под формата на липси).

Повечето складове правят инвентаризация много по-често, отколкото се изисква по закон. Например веднъж месечно или веднъж на два месеца.

И ако складодържателите работят на смени (5 до 5 или 7 до 7), тогава преди освобождаването на всяка смяна се очаква частична, селективна инвентаризация за проверка на работата. В този случай обикновено се проверяват тези видове стоки, които са по-лесни за кражба.

Така че в склада за електроника и домакински уреди при непланирана инвентаризация преди предаване на смяната си струва да проверите малки стоки, а не перални машини и хладилници.

Членове на комисията не могат да назначават имуществено отговорни служители. Но тези хора са длъжни да присъстват по време на проверката.

По време на одита има правила:

• не можете да премествате продукти между рафтове и клетки;
• не е желателно да се приемат стоките в този момент, ако това не може да се избегне, се съставя опис (тип INV-3);
• при изпращане на продукти през периода на одита е необходимо да се получи съгласието на ръководителя на фирмата и счетоводителя и се генерират следните документи: INV-2 (брой стоки преди и след изпращане) и INV-4 (пратка складова наличност).

Можете да попълвате формулярите автоматично в програмата Business.Ru.

Проверката в склада е опростена, ако работата се основава на принципа на сканиране на баркодове с терминал за събиране на данни. В този случай счетоводната система автоматично ще изчисли количеството на стоките. Задачата на човек е да сравни продуктовата карта с името на продукта на етикета.

Когато складът не е голям, можете да се ограничите до ръчно броене.

След това се формира сравнителен лист INV-19.

Можете да реагирате различно на несъответствията между факти и цифри на хартия:

• съставете документ под формата на TORG-16 (при отписване) и глобете всички служители на склада;
• преизчисляване на броя на стоките за тези позиции, където има големи несъответствия;
• да се назначи нова комисия за пълно разглеждане на резултатите.

Резултатите от процедурата се записват във формуляр INV-26.

Научете повече за правилата за извършване на инвентаризация в склад

В магазина инвентаризацията се организира толкова често, колкото и в склада. Нека го направим стъпка по стъпка.

Стъпка 1. Подготвителен период.

Управителят трябва да напише заповед за опис.

В магазин с ограничено работно време трябва да изберете време за отчитане на наличността. Обикновено инвентаризацията се извършва през нощта.

Прочетете повече за предимствата и характеристиките на провеждането на нощна инвентаризация

Но какво да кажем за 24-часовите супермаркети? Одитът обикновено се извършва и през нощта или рано сутрин, когато натоварването на обекта от клиенти е минимално. Достъпът до рафта се блокира при преброяване на стоките на него.

Броят на установените липси се коригира според броя артикули, които може да има в количката за пазаруване (средната сума на продажбите на час се взема и се изважда от сумата на недостига).

Стъпка 2. Преизчисляване и съгласуване.

В магазина преизчисляването на стоките трябва да се извърши възможно най-бързо. Терминалите за събиране на данни помагат за това.

В магазина има две технологии за акаунти:

1. Всеки рафт трябва да бъде проверен (сканиран) от двама души, т.е. трябва да получите две твърдения, които след това се сравняват. Така ще предотвратите грешки, дължащи се на "човешкия фактор". В крайна сметка вероятността за неправилно преброяване на една и съща стока е приблизително 1 на 1000.
2. Един служител ръчно преброява количеството стока, записва го на стикер и го залепва на рафт (кутия). Вторият служител обикаля с терминала за събиране на данни и сканира стоките. В случай на съвпадение, поставя знак за това. Ако данните са различни, се преизчислява ръчно.

Изчисляването на претеглен продукт се извършва по следния начин: той се претегля и след това количеството се въвежда в специален формуляр с вътрешен код.

Стъпка 3 Резултатиматериалните запаси се въвеждат в сравнителния лист ИНВ-19. Изготвят се отписвания.

Стъпка 4 Мерки въз основа на резултатите от одитав магазина:

• глоби на отговорни лица;
• назначаване на допълнителна (внезапна) ревизия;
• идентифициране на групи стоки, които трябва да се преизчисляват по-често.

Научете повече за инвентара в магазина

Процедурата за проверка на касовия апарат се регулира от Федералния закон „За счетоводството“ и заповедта на Министерството на финансите за инвентаризация. Основната цел е да се оцени работата на касиера.

• определя колко правилно се извършват операциите на касата;
• разбират грешките в изчисленията;
• идентифициране на двойни фактури;
• контролира правилността на формирането на парични документи;
• потвърди или отрече факта на кражба.

Инвентаризацията на касата може да бъде планова (в края на отчетния период) или извънпланова. В първия случай чекът се записва в документите, до които касиерът има достъп. Непланиран одит трябва да започне за служителите без предупреждение. В противен случай истинските задачи няма да бъдат изпълнени.

Инвентаризацията на касата се извършва с участието на касиера, но той не участва в инвентаризационната комисия, която може да включва:

• администратор или управител;
• икономист;
• касиер счетоводител;
• специалист по сигурността и др.

Етап 1.Подготвителните мерки включват издаване на заповед. При инвентаризацията на средствата не се извършват касови операции.

Етап 2.Комисионна работа. Лицата, носещи финансова отговорност, трябва да предадат последните приходни и разходни документи.

Комисията брои всички пари в брой с помощта на броячни машини или ръчно. Освен това действителните резултати се сравняват с цифрите, посочени в документите. Също така резултатите се сравняват с данните от касовите апарати.

Етап 3.Работа с резултати.

Всъщност след инвентаризацията на касата може да има такива резултати:

• числата съвпаднаха;
• има недостиг;
• има излишък.

Резултатите могат да бъдат въведени във формуляри INV-15 (парични) и INV-16 (BSO). От 2013 г. обаче тези формуляри не са задължителни.

Резултатите се формират в 2 екземпляра за стандартна инвентаризация и в 3, ако ревизията се извършва поради промяна на отговорния служител. В последната версия трябва да дадете:

• един лист на лицето, което „предава” позицията;
• вторият - на лицето, което приема длъжността;
• третият - на счетоводителя на фирмата.

За отчитане можете да генерирате акт за равнение на парични средства (формуляр KM-9).

Ако сумата на парите в касата се отклонява надолу, тогава ръководството трябва да реши дали да накаже касиера или не. Може би причините за липсата не са грешка на касата, тогава липсата се отписва за сметка на фирмата.

Излишъкът от налични пари също е нарушение. Това трябва да се запише. Излишните пари трябва да бъдат изтеглени, отразени в акта и съставена обяснителна бележка.

Публикации на инвентара на Checkout

Имайте предвид, че времето за инвентаризация на касата на магазина е по-често от стандартното. В големите магазини се провежда мини-одит след всяка смяна.

Програмата Business.Ru Retail ще ви помогне да контролирате действията на касата. Задайте забрана за продажба и издаване от касата "на червено", въведете ограничения за размера или процента на отстъпката и много други.

Често задавани въпроси за инвентара на склада и магазина

1. Ако по време на инвентаризацията служителят е допуснал грешка в инвентаризацията (написал е 19 вместо 21), необходимо ли е да пренаписвате описа?

Не, в случай на грешки в този документ, просто трябва да задраскате грешния номер и да напишете правилния по-горе.

2. Необходим е опис на магазина, но има трима души в персонала: счетоводител, продавач (и складодържател, събрани в едно) и самият индивидуален предприемач като директор. Ако назначите инвентаризационна комисия от счетоводител и продавач, законни ли ще са резултатите?

Продавачът в магазина е финансово отговорно лице, поради което не трябва да участва в комисията по инвентаризация. Самият IP трябва да заеме мястото си. Сформирането на комисия от трима е препоръчително, но не е задължително. Правилникът казва кой може и не трябва да влиза в комисията, но няма правила за броя на хората.

3. При инвентаризацията на склада самият складодържател не присъства, не е уведомен (процедурата е извършена в почивния му ден). Намерен изчезнал. Сега искат да го глобят за размера на недостига. Правилно ли е?

Проверка, когато в склада не е имало задължено лице, съгласно закона за счетоводството, е некоректна. Резултатите от складовата инвентаризация могат да се считат за невалидни.

Ако складодържателят е написал отказ за участие в одита (например по семейни причини), тогава резултатите могат да бъдат признати.

4. Директорът на склад за електроника подаде оставка, но преди да напусне работа не е извършена инвентаризация (по закон за счетоводството). Месец след уволнението се открива сериозен дефицит в склада (липсват три смартфона в кашоните). Има ли шанс бившият лидер да бъде наказан в съда?

При уволнение материалната отговорност се премахва от човек, тоест не може да му наложи глоба. Въпреки това, ако има преки доказателства за кражбата (видеозаписи) или свидетелствата на служители, тогава, предвид големите щети, можете да се свържете с полицията.

Инвентаризацията на дълготрайните активи е годишна проверка на всички активи, която е едно от важните направления в счетоводната политика на дружеството и подготвителна мярка за изготвянето на годишния финансов отчет. Процедурата за извършване на инвентаризация на дълготрайни активи - стъпка по стъпка в статията.

Календарната година приключва. Какво трябва да направи организацията като икономически субект въз основа на своите резултати? Точно така – да се състави годишен счетоводен отчет, като преди това е необходимо да се извърши инвентаризация. Това се доказва от регулаторните документи, уреждащи по-специално процедурата за инвентаризация. Член 11 от този закон, който се нарича „Инвентаризация на активите и пасивите“, не посочва никакви характеристики за извършване на одит на активите в края на годината. Просто се казва, че трябва да има инвентаризация и тя се състои в проверка на пълномощията с действителните данни. А за подробности законодателят ни препраща към "федералните стандарти". В момента тези стандарти са PBU, международни стандарти, както и други регулаторни документи, приети от Министерството на финансите на Руската федерация.

Правила за инвентаризация: честота

Когато се четат документите на Министерството на финансите, общата идея, която е недвусмислено фиксирана в тях, е поразителна: всяка организация е длъжна да извършва инвентаризация на всички активи и пасиви поне веднъж годишно (преди съставянето на годишен счетоводен отчет). Ето за какво говорим:

• в параграфи 26 и 27 от раздел II „Наредби за счетоводството и финансовата отчетност в Руската федерация“ (одобрен със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 29 юли 1998 г. № 34n);
• параграф 38 от раздел VII PBU 4/99 "Счетоводни отчети на организацията";
• параграф 1.5 от раздел 1 от Указанията за инвентаризация на имуществото и финансовите пасиви (одобрени със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 13 юни 1995 г. № 49)). По-рядко могат да бъдат инвентаризирани само дълготрайни активи (веднъж на три години) и библиотечни колекции (веднъж на пет години).

Кой отговаря за инвентара

Процедурата за извършване на инвентаризация на дълготрайни активи и други материални активи предвижда, че тя трябва да се извършва от всички организации, които поддържат счетоводни записи, включително:

• компании, които са малки предприятия;
• юридически лица, които не подлежат на задължителен одит;
• фирми, използващи опростената данъчна система или UTII.

За всички горепосочени категории юридически лица (както и за някои други) нито един от документите на Министерството на финансите не казва, че това не ги засяга. Следователно малките предприятия са длъжни да спазват в този случай общите правила.

Въпреки това, ако условното Komod LLC не провежда годишна инвентаризация, тогава никой няма да го накаже за това - нито Министерството на финансите, нито Федералната данъчна служба, нито Роскомнадзор, нито Министерството на вътрешните работи. Изобщо никой! Значи не можете да проверите? Ако ръководството не иска, недейте. Но в счетоводството има такива правила, така че все още е необходимо. Предполага се, че е така. Ако организацията се счита за коректен и добросъвестен стопански субект, тя трябва да спазва изискванията за контрол върху действителното наличие на имущество и задължения. Е, и тогава - наистина ли не е интересно за ръководството на организацията да знае как наистина стоят нещата с безопасността на счетоводните обекти и дългове? Дори въз основа на здравия разум, инвентаризация трябва да се извърши от всички организации, включително малките.

Видове материални запаси в счетоводството

Има няколко вида инвентаризация: пълна или частична, планирана и непланирана и т.н. Изборът на тип зависи от различни обстоятелства - те са представени в таблицата.

Процедурата за инвентаризация: накратко за всички етапи

Е, нека се опитаме да преминем заедно през всички етапи на инвентаризацията. За целта ще се въоръжим с „Насоки за опис на имущество и финансови задължения“ (наричани по-долу просто Инструкциите) и практически опит.

Етап 1. Комисионна за инвентаризация

Съгласно параграф 2.2 от раздел 2 от директивите, инвентаризацията се извършва от постоянно действаща инвентаризационна комисия. Следователно, преди да започнете теста, той трябва да бъде създаден.

За да разберете кой може да бъде включен в него, трябва да погледнете параграф 2.3 от Директивите, който гласи дословно:

Съставът на комисията по инвентаризация включва представители на администрацията на организацията, служители на счетоводната служба и други специалисти.

Преведено от чиновнически на руски това означава: „всички служители на организацията“. В същото време има известно изключение: финансово отговорните лица (ако, разбира се, са в организацията) не трябва да бъдат включени в комисията по инвентаризация. Това се дължи на факта, че всички видове инвентаризация включват съгласуване на действителните данни със счетоводството. Финансово отговорното лице е отговорно за реалната наличност на някои ценности. Как може да се провери?

Директно в Инструкциите за забрана за участие в комисията по инвентаризация на финансово отговорни лица не се споменава никъде, но това се подразбира, ако прочетете клауза 2.8, която казва, че проверката на действителната наличност на имущество се извършва със задължително участие на материално отговорни лица. Тоест, за да присъстват едновременно и да могат да обяснят защо нещо липсва или нещо присъства в излишък.

Етап 2. Време

След като комисията бъде създадена, е необходимо да се определи времето на инвентаризацията, тоест кога ще започне и приключи и на коя дата ще бъде извършена. Общата процедура може да бъде фиксирана или в счетоводната политика, или в отделна „Наредба за процедурата за инвентаризация“. И конкретните срокове трябва да бъдат определени със заповед на ръководителя.

Командата може да изглежда така.

Етап 3. Инвентаризация на стоки и материали: процедурата за извършване на инвентаризация на инвентара и отчитане на резултатите

Следващата стъпка е рутинният процес. Въоръжена с инвентарен списък, съставен въз основа на счетоводни данни към датата на инвентаризацията, комисията тръгва да сверява написаното в списъка с това, което е в действителност (т.е. това, което комисията вижда с очите си) . Някои артикули могат лесно да бъдат съгласувани със счетоводните данни, тъй като ако има реално наличие на имущество, това не е проблем.

Но какво да кажем за имот, който не е регистриран? Ето, например, домакински инвентар. Обикновено цената му се отписва като разход в момента на пускане в експлоатация. И това е всичко - обектът изчезва от счетоводството. Какво да правя? Необходимо е да се води количествена отчетност на такова имущество. На парчета. Тъй като, след като имотът все още се използва, това означава, че съществува. Създайте отделен регистър - поне на базата на счетоводна програма, поне отделно. И всичко ще се вижда. Не всички организации правят това, но Министерството на финансите настоятелно препоръчва да не пренебрегвате това (вижте например параграф 4 от клауза 5 на раздел I PBU 6/01).

Етап 4. Осчетоводяване на чуждо имущество

Ако служител на компанията донесе нещо от дома си в офиса си, а не химикалка и молив, а, да речем, килер. Или маса. Има ли право на това? Съвсем. Той дарява този килер на организацията? Въобще не. Това е негова собственост. Просто той, със съгласието на ръководството на компанията (ако това е обикновен служител) или по собствена инициатива (ако това е директор), го направи. Какво трябва да се направи? Има опции:

• Оставете както е. Ако това е неговият шкаф, където иска, там го слага. Нека стои, носи ползи. И какво, че той стои на територията на организацията? Но този вариант не е правилен.
• Сключете споразумение за съхранение. И вземете предвид този шкаф в задбалансовото счетоводство (по сметка 002) при условна оценка. Тоест в този, който страните по договора са му определили.

Разбира се, както инвентарът, преброен на бройки, така и „имуществата на склад“ също подлежат на годишен контрол и преизчисляване. Тук не може да има изключения. Естествено, ако говорим за това как "трябва" да действа. Ако не сте съгласни с това, не е нужно. Както бе споменато по-горе, регулаторните органи нямат право да налагат санкции на юридическо лице за нарушаване на процедурата и пълнотата на проверката на стоките и материалите. По принцип това може да се направи от собственика (в съответствие с вътрешните разпоредби), но в малките предприятия ръководителят и собственикът на организацията обикновено са едно и също лице. Директорът няма да се самонаказва.

Етап 5. Излишъци и липси

Последната стъпка от описа на имуществото е вземането на решение относно констатираните несъответствия. С излишъците всичко е просто - това е доход, подлежащ на данъчно облагане (както по общата система, така и по опростената данъчна система). Загубите са малко по-трудни. Ясно е, че това е загуба за организацията, но преди да се отпише като невъзстановим разход, трябва да се направи малко вътрешно разследване. С други думи, преди да отговорите на въпроса „Какво да правите?“, трябва да отговорите на въпроса „Кой е виновен?“. Служител, признат за виновен за недостиг, трябва да го компенсира по начина, предвиден в глава 39 от Кодекса на труда на Руската федерация.

И ако виновникът не бъде открит или всички служители са виновни по някакъв начин, тогава недостигът е категорична загуба. "USNschiki" няма да може да признае такава загуба, за да намали данъчната основа - тя не е в списъка на разходите, даден в параграф 1 на член 346.16 от Данъчния кодекс на Руската федерация. Но нека тези, които прилагат общата система, не злорадстват особено - те също няма да имат право да отписват недостига в „данъчното счетоводство“ просто така.

Липсите на материални активи в производството и в складовете при липса на виновни лица се признават като неоперативни разходи само ако фактът на липсата на виновни лица е документиран от упълномощен държавен орган (съгласно параграф 5 от параграф 2 на член 265 от Данъчния кодекс на Руската федерация) (в решение за спиране на наказателно дело във връзка с неустановяване на извършителите (съгласно алинея 1 от параграф 1 и параграф 2 от член 208 от Наказателно-процесуалния кодекс на Руската федерация) )). Наистина има норми за естествена загуба, но те не важат за всички материални обекти. Може да има естествен спад на доматите или цимента, но определено не се случва с инструменти или канцеларски материали. Така че ще има разходи в счетоводството, но не и в данъчното.

Правила за извършване на инвентаризация на населените места

Сега нека поговорим за съгласуването на изчисленията. Тук всичко е просто - вземете го и го изпратете на всички контрагенти според списъка с писма за помирение. Те казват, че според нашите данни вие ни дължите 20 хиляди рубли, моля, потвърдете (или опровергайте) в рамките на 10 дни. И ако не сте реагирали на нашето писмо, това означава, че сте съгласни с нашата сума. И всички неща. И след това, въз основа на резултатите от изпращането, съставете акт за сравняване и ако се появят несъответствия в изчисленията, тогава ще трябва да се заемете с намирането на истината - коя от двете страни е права и кой на кого дължи и колко.

Обърнете внимание, че нито одиторите, нито данъчните инспектори имат право да изискват от организацията да има актове за съгласуване с всички контрагенти, тъй като това не се регулира нито от счетоводното, нито от данъчното законодателство. Проверката на взаимните разчети въз основа на актове за помирение е „акт на добра воля“ на организацията, необходимост, продиктувана от здравия разум.

Обобщете. Както може да се види от горното, инвентаризацията е наистина необходима процедура, без която е просто невъзможно да се свърже счетоводството с „факт“. Да, това е тромава и тежка работа, която изисква внимание и стриктно изпълнение на много формални изисквания. Можете, разбира се, да пренебрегнете проверката на инвентара или да я извършите "за показност". Но в този случай компанията може само да излъже себе си.

Инвентар: инструкции стъпка по стъпка

Процедурата за извършване на инвентаризация на имуществото и задълженията на организацията и обработката на нейните резултати са определени в Методическите указания, одобрени със Заповед № 49 на Министерството на финансите на Русия.

Единни форми на документи за обработка на резултатите от инвентаризацията са одобрени с решения на Държавния статистически комитет на Русия № 88 и № 26.

Използвайки всички тези документи, организацията ще може правилно да състави цялата необходима документация като част от инвентаризацията в съответствие с действащото законодателство.

Колко често трябва да извършвате инвентаризация на активи и пасиви?

Организацията е длъжна да извърши инвентаризация във всеки от следните случаи (клауза 3, член 11 от Закон N 402-FZ, клауза 27 от Правилника за счетоводство N 34n):

преди изготвянето на годишния финансов отчет, с изключение на имуществото, чиято инвентаризация е извършена от 1 октомври на отчетната година. Инвентаризацията на ОС може да се извършва на всеки три години;

• Стъпка 6. Обобщаване на резултатите от инвентаризацията

  Инвентаризационната комисия на заседанието след резултатите от инвентаризацията анализира установените несъответствия, а също така предлага начини за отстраняване на откритите несъответствия между действителната наличност на стойности и счетоводните данни (клауза 5.4 от Методическите указания за инвентаризацията) .

  Заседанието на инвентаризационната комисия се протоколира.

  Ако въз основа на резултатите от инвентаризацията не се установят несъответствия, този факт се отразява и в протокола от заседанието на комисията по инвентаризация.

  Въз основа на резултатите от заседанието инвентаризационната комисия обобщава резултатите от инвентаризацията.

  За тази цел може да се използва унифициран формуляр N INV-26 „Отчет за резултатите, идентифицирани от инвентаризацията“, одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 27 март 2000 г. N 26, който отразява всички идентифицирани излишъци и липси, както и посочва начина, по който са отразени в счетоводството (т. 5.6 Указания за инвентаризация).

  Протоколът от заседанието на комисията по инвентаризация, заедно с отчета за резултатите, се предават за разглеждане на ръководителя на организацията, който взема окончателното решение.

  Стъпка 7. Одобряване на резултатите от инвентаризацията

  Инвентаризационната комисия представя на ръководителя на организацията протокола от заседанието на инвентаризационната комисия и протокол за резултатите, установени от инвентаризацията.

  Към посочените документи могат да бъдат приложени сравнителни протоколи и инвентарни списъци (актове).

  След преглед на документите ръководителят на организацията взема окончателното решение, което се формализира със заповед за одобряване на резултатите от инвентаризацията (клауза 5.4 от Указанията за инвентаризацията).

  Задължителна част от заповедта е инструкция за реда за отстраняване на несъответствията, установени при инвентаризацията.

  След това документацията за резултатите от инвентаризацията се предава от инвентаризационната комисия на счетоводната служба.

  Стъпка 8. Отразяване в счетоводното отчитане на резултатите от инвентаризацията

  Установените по време на инвентаризацията несъответствия между действителната наличност на обекти и данните от счетоводните регистри подлежат на регистриране в счетоводството през отчетния период, към който принадлежи датата, към която е извършена инвентаризацията (част 4 от член 11 от Федералния закон). Закон от 06.12.2011 г. N 402-FZ).

  В случай на годишна инвентаризация, тези резултати трябва да бъдат отразени в годишните финансови отчети (клауза 5.5 от Методическите указания за инвентаризацията).

  Ако в резултат на инвентаризацията бъде идентифицирано имущество, което не подлежи на по-нататъшна употреба поради морално остаряване и (или) повреда, такова имущество подлежи на дерегистрация.

  Също така задълженията с изтекла давност се отписват от баланса.

  Открит недостиг

  В счетоводствотолипсите се отразяват на датата, към която е извършена инвентаризацията (клауза 4, член 11 от Закона за счетоводството).

  Разходите за придобиване на липсващите материални запаси се отнасят към разходите, свързани с производството или продажбата, в границите на естествената загуба (клауза "б", клауза 28 от Правилника за счетоводство N 34n).

  Линиите ще бъдат така.

  Разходите за липси на материални запаси над нормите за естествена загуба и липси на материални запаси, за които такива норми не са одобрени, както и липси на дълготрайни активи, инструменти, пари и парични документи (BSO и др.) (клаузи "b ", клауза 28 от Правилника за счетоводството N 34n):

  ако лицето, отговорно за липсата, бъде възстановено от това лице;

  ако лицето, отговорно за липсата, не е идентифицирано, тя се отписва като други разходи.

  За целите на данъка върху доходитеразходите за придобиване на липсващите материални запаси се вземат предвид в материалните разходи в периода, когато се открие недостиг в рамките на одобрените норми за естествена загуба (клауза 2, клауза 7, член 254 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

  Процедурата за отчитане на липси на материални запаси над нормите за естествена загуба и липси на материални запаси, за които такива норми не са одобрени, както и липси на дълготрайни активи, инструменти, пари и парични документи (BSO и др.) зависи от положението.

  Ситуация 1. Лицето, отговорно за липсата, е установено.В този случай разходите за липси се вземат предвид в разходите за една от следните дати (клауза 8, клауза 7, член 272 от Данъчния кодекс на Руската федерация):

  или признаване за виновен за размера на щетите (например на датата на сключване на споразумение със служителя за доброволно обезщетение за щети);

  или влизане в сила на съдебно решение за възстановяване на размера на щетите от виновното лице.

  В същото време доходът трябва да вземе предвид размера на щетите, признати за виновни или присъдени от съда (клауза 3, член 250, клауза 4, клауза 4, член 271 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

  Ситуация 2. Лицето, отговорно за липсата, не е идентифицирано.Тогава цената на липси се взема предвид в разходите към датата на изготвяне на един от следните документи (клаузи 5, 6, клауза 2, член 265 от Данъчния кодекс на Руската федерация):

  или решение за спиране на предварителното разследване по наказателно дело поради факта, че лицето, което ще бъде привлечено като обвиняем, не е установено;

  или документ от компетентния орган, потвърждаващ, че липсата е причинена от авария.

  Например, в случай на пожар, такива документи ще бъдат удостоверение от противопожарната служба (Министерството на извънредните ситуации), акт за пожар и протокол за изследване на местопроизшествието.

  Открито е излишно имущество

  Пазарната стойност на излишното имущество, установено в резултат на инвентаризацията, се включва в счетоводството и данъчното отчитане като приход към датата, на която е извършена инвентаризацията:

  Пазарната стойност на такъв имот може да бъде потвърдена с един от следните документи:

  или удостоверение, съставено от самата организация въз основа на наличната информация за цените на същия имот (например от медиите);

  или доклад на независим оценител.

  Счетоводният запис ще изглежда така:

Инвентаризацията на стоките и материалите - процедурата за провеждане и отчитане на резултатите от нея - е актуален въпрос за всеки, който работи с материални ценности. Всяка дейност е невъзможна без използването на материални обекти. Дори производството на виртуални „продукти“ изисква офис оборудване, носители за съхранение и т.н., да не говорим за по-традиционните бизнес области. Помислете как да извършите инвентаризация на имуществото и да отразите резултатите от нея в счетоводството.

Концепцията за инвентаризация

В идеалния случай всички материални ценности и задължения на компанията всъщност трябва да съответстват на счетоводните данни. За да се доближите максимално до идеала, има такъв счетоводен метод като инвентаризация. Представлява периодично съпоставяне на фактически и счетоводни данни за имуществото и пасивите на дружеството.

В допълнение към проверката на наличността на обекти и осигуряването на надеждността на счетоводството, инвентаризацията има следните цели:

1. Анализ на състоянието на имота по отношение на пазарната му стойност и необходимостта от преоценка или отписване.
2. Проверка на спазването на условията за експлоатация на дълготрайни активи и съхранение на други видове инвентар.
3. Идентифициране на просрочени задължения и анализ на причините за възникването им.

Инвентаризацията се извършва не само за собствено имущество и задължения, но и за наети обекти, както и за приети за преработка ценности.

Кога се изисква инвентаризация?

Условията, при които задължително трябва да се извърши инвентаризация, са изброени в параграф 27 от Наредбата за счетоводство и финансова отчетност, одобрена със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 29 юли 1998 г. № 34n:

• преди изготвянето на годишни отчети (с изключение на тези обекти, за които вече е извършен одит след 1 октомври на текущата година);
• за всякакви видове отчуждаване на имущество, както и за отдаването му под наем;
• при подмяна на MOT;
• при откриване на факти за престъпно посегателство върху собствеността;
• след всякакви форсмажорни ситуации, които биха могли да доведат до щети на материални активи (например пожар);
• при реорганизация или ликвидация на дружество.

В допълнение към случаите, установени със закон, инвентаризация може да се извърши в други ситуации по решение на ръководството на организацията. Например като част от вътрешен одит.

Правилата за извършване на инвентаризации трябва да бъдат отразени в счетоводната политика.

Особености на инвентаризацията в отделни случаи

По принцип инвентаризацията на всички видове имущество и пасиви трябва да се извършва поне веднъж годишно. Съществуват обаче изключения от това правило, свързани с характеристиките на отделните групи активи. Дълготрайните активи могат да се проверяват веднъж на три години, библиотечните фондове - веднъж на пет години.

По отношение на дълготрайните активи (ПЕ) това може да се обясни с факта, че за тази група активи броят на единиците и тяхната „променливост“ като правило са минимални в сравнение с други категории имущество. Що се отнася до библиотеките, облекченията, които законът предвижда, очевидно са свързани с голямата трудоемкост на преизчисляването на книжния фонд.

Освен това в районите на Далечния север стоките и материалите могат да бъдат проверени не при настъпване на някое от изброените по-горе събития, а през периода на техния минимален баланс. Това се дължи на особеностите на доставката на стоки и материали в труднодостъпните северни райони, която се извършва предимно през лятото (т.нар. Северна доставка).

Заповед за инвентаризация на материални ценности

Като всяка операция в счетоводството, инвентаризацията е съпроводена с изготвяне на оправдателни документи. Първо, за да може да започне процедурата, се издава съответна заповед.

Този документ може да бъде съставен съгласно унифицирания формуляр INV-22, одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 18 август 1998 г. № 88. Това постановление одобрява не само примерен ред за инвентаризация на стоките и материали, но и бланките на всички други необходими документи, свързани с инвентаризацията, за които ще стане дума по-долу (актове, описи и др.).

Въпреки че икономическите субекти имат право самостоятелно да разработват първични документи, на практика повечето бизнесмени използват формулярите, разработени от Държавния комитет по статистика, когато извършват инвентаризация. Затова ще ги разгледаме като примери по-долу.

Примерна заповед за инвентаризация на материални активи съдържа цялата информация, необходима за нейното изпълнение:

• проверено имущество;
• местонахождение на проверяваните обекти;
• основанието за поведението;
• информация за комисията;
• периода и датата на приключване на инвентаризацията.

Образец на заповед за опис на стоково-материални ценности може да изтеглите.

Процедурата за провеждане на инвентаризация

Общият ред за извършване на инвентаризация е посочен в Указанията за инвентаризация на имуществото и финансовите задължения, одобрени със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 13 юни 1995 г. № 49.

Първият етап от описа беше описан в предишния раздел. Това е решение за провеждане и издаване на съответна заповед, която определя нейните параметри (виж примерната заповед за опис на имущество).

След това трябва да фиксирате балансите на имуществото и пасивите според счетоводните данни към момента на започване на ревизията. Финансово отговорните лица (МОЛ) трябва да дадат разписка, че всички входящи и изходящи стоки и материали към момента на започване на ревизията са заприходени и отписани и документите са предадени на счетоводния отдел.

При инвентаризацията не трябва да се извършват никакви операции с проверяваните обекти.

Резултатите от инвентаризацията са документирани, всички установени отклонения са отразени в счетоводните регистри. Ще разгледаме подробно регистрацията и отчитането на резултатите от инвентаризацията в следващите раздели.

Акт, образец на сравнителен лист и други окончателни документи при описа на инвентарните обекти

Форматът на резултатите от физическата инвентаризация зависи от категорията на актива. Може да бъде акт за инвентаризация или описен лист. Описът се съставя при инвентаризация на обекти, чието наличие може да бъде физически проверено - ДМА и други стоки и материали. Ако проверяваният обект не се намира на територията на предприятието или изобщо няма физическа форма и се контролира въз основа на документи, тогава се съставя акт. Това се отнася например за разплащания с контрагенти, изпратени стоки, отложени разходи и др.

Независимо от вида на обектите, окончателният документ ще съдържа следната информация:

1. Информация за организацията.
2. Дата на инвентаризация.
3. Категория на обектите.
4. Местоположение (за дълготрайни активи и стоки и материали).
5. Списък на обектите с посочване на техните характеристики, количество и цена (оценка).
6. Съпоставка на фактически и счетоводни данни по обекти.

Образец на акт за резултатите от инвентаризацията на експедирани стоково-материални ценности можете да изтеглите.

Не знаете правата си?

Ако според резултатите от инвентаризацията на дълготрайни активи или стоки и материали се установят отклонения от счетоводните данни, тогава се попълва допълнителен документ - лист за сравняване на резултатите от инвентаризацията на инвентарните позиции (INV-19) или дълготрайни активи (ИНВ-18).

Можете да изтеглите примерен лист за сравняване на резултатите от инвентаризацията на стоките и материалите.

В съвкупност всички резултати от инвентаризацията за годината се отразяват във формуляра INV-26 „Отчет за резултатите, идентифицирани от инвентаризацията“. Този формуляр съдържа данни за установените отклонения и отразяването им в счетоводството по групи активи.

Отразяване в счетоводството на резултатите от инвентаризацията на ДМА и други стоки и материали

Основната цел на инвентаризацията е да гарантира надеждността на финансовите отчети. Следователно, ако се установят отклонения, те трябва да бъдат счетоводно отразени. За дълготрайни активи и други стоки и материали тук може да има три варианта - излишък, недостиг или прекласифициране (може да се счита за комбинация от излишък и недостиг).

Излишъкът се начислява към други приходи в съответствие със съответната сметка в зависимост от вида на актива. Осчетоводяването на излишъците се извършва по пазарни цени:

Dt 08, 10, 41, 43, 50 Kt 91.1.

Установеният недостиг първо се отразява в дебитната сметка. 94 "Липси и загуби от щети на ценности." Освен това са възможни няколко варианта за неговото отписване.

Вт 20, 23, 44 Кт 94.

Ако размерът на нормата не е установен или недостигът ги надвишава, тогава трябва да се установи виновното лице. Ако виновникът е служител на компанията, тогава сумата на недостига се отписва за негова сметка:

• Dt 73 Kt 94 - размерът на недостига се приписва на разплащания с виновното лице;
• Dt 70 Kt 73 - недостигът се удържа от заплати;
• Дт 50 Кт 73 - сумата на липсата е внесена доброволно в касата на дружеството.

При възстановяване от виновното лице се прилага разпоредбата на чл. 241-243 от Кодекса на труда на Руската федерация. Ако виновното лице не носи финансова отговорност, в общия случай е възможно да се възстанови сумата на недостига само в рамките на средната месечна заплата. Възстановяването на цялата сума от извършителя, който не е MOT, е разрешено само в специални случаи, например ако щетата е резултат от незаконни действия или е причинена в състояние на нетрезво състояние.

Ако идентифицираният недостиг е по-голям от сумата, която е възможна за възстановяване, оставащата сума от недостига се отписва като загуба. Подобна операция се извършва, ако виновникът не е идентифициран:

Dt 91.2 Kt 94.

Характеристики на прекласифицирането на счетоводството

Понякога по време на инвентаризацията се разкрива така нареченото прекласифициране, тоест ситуация, при която има излишъци за едни видове стоки и материали и липси за други.

По решение на ръководителя на предприятието излишъкът може да се приспадне като намаление на недостига, ако се открие в един и същ MOT за една продуктова група. В този случай отговорното лице трябва да даде подробни обяснения за причините за сортирането.

Ако след прихващане на сортирането има „незатворени” липси или излишъци, те се вземат предвид на обща основа, както е описано по-горе.

Отразяване на резултатите от инвентаризацията на изчисленията

Отклоненията могат да бъдат идентифицирани не само в съществената част на активите, но и в разплащанията с контрагенти. В този случай са възможни два варианта: неправилно отразяване на размера на взаимния дълг или пропускане на крайния срок за отписване на просрочени задължения.

Неправилно отразяване на дълга може да възникне, например, поради технически грешки при въвеждане на входящи документи в информационната база. Това се открива, като правило, при съгласуване на изчисленията. В този случай се прави коригиращ запис, подобно на нормалното осчетоводяване на стоки и материали. Например, ако артикул е кредитиран по погрешка с по-малка сума:

Dt 41 Kt 60 - за размера на разликата между счетоводните данни и първичните документи.

Също така по време на описа на сетълментите могат да бъдат идентифицирани дългове, подлежащи на отписване поради изтичане на давностния срок.

Вземанията могат да бъдат отписани срещу резерва:

Dt 63 Kt 62 (60, 76…).

Ако резервът не е създаден или неговият размер не е достатъчен, тогава остатъкът от дълга се отписва за загуби:

Dt 91.2 Kt 62 (60, 76...).

Сумата на дълга трябва да бъде осчетоводена по задбалансова сметка 007 в рамките на пет години след отписването.

Просрочените задължения се отнасят към други приходи на организацията:

Dt 60 (62, 76…) Kt 91.1.

Във всички случаи на откриване на просрочени задължения е необходимо да се анализират причините за възникването им и да се получат обяснения от отговорните лица.

***

Инвентаризацията на имуществото и пасивите е един от счетоводните методи, които позволяват да се гарантира неговата надеждност. Състои се в сравняване на действителната наличност на счетоводни обекти със счетоводни данни. Резултатите от инвентаризацията се документират. Ако се установят отклонения, сумите им се отразяват в счетоводството.