1. هر واقعیت زندگی اقتصادی منوط به ثبت با سند حسابداری اولیه است. پذیرش اسناد حسابداری که واقعیت های زندگی اقتصادی را که اتفاق نیفتاده است، از جمله موارد زیربنایی معاملات خیالی و ساختگی را مستند کند، مجاز نیست.
2. جزئیات اجباری سند حسابداری اولیه عبارتند از:
1) نام سند؛
2) تاریخ تنظیم سند؛
3) نام واحد اقتصادی که سند را تنظیم کرده است.
5) ارزش اندازه گیری طبیعی و (یا) پولی یک واقعیت زندگی اقتصادی که واحدهای اندازه گیری را نشان می دهد.
6) نام موقعیت شخص (افراد) که معامله، عملیات و شخص یا افراد مسئول اجرای آن را انجام داده اند یا نام موقعیت شخص یا افراد مسئول اجرای رویداد انجام شده. ;
(به متن در نسخه قبلی مراجعه کنید)
7) امضای اشخاص مقرر در بند 6 این قسمت با ذکر نام خانوادگی و حروف اول یا سایر مشخصات لازم برای شناسایی این افراد.
3. سند حسابداری اولیه باید زمانی تنظیم شود که یک واقعیت حیات اقتصادی انجام شود و در صورت عدم امکان بلافاصله پس از تکمیل آن. شخص مسئول ثبت واقعیت زندگی اقتصادی از انتقال به موقع اسناد حسابداری اولیه برای ثبت داده های موجود در آنها در دفاتر حسابداری و همچنین قابلیت اطمینان این داده ها اطمینان می دهد. شخصی که مسئولیت نگهداری سوابق حسابداری را بر عهده دارد و شخصی که با او قراردادی برای ارائه خدمات حسابداری منعقد شده است مسئولیتی در قبال انطباق اسناد حسابداری اولیه که توسط سایر افراد تنظیم شده است با واقعیت های انجام شده زندگی اقتصادی ندارد. الزامات کتبی حسابدار ارشد، یکی دیگر از مقاماتی که حسابداری را به عهده دارد، یا شخصی که با او قراردادی برای ارائه خدمات حسابداری منعقد شده است، در مورد رعایت رویه تعیین شده برای مستندسازی واقعیات زندگی اقتصادی، ارائه اسناد (اطلاعات) برای نگهداری سوابق حسابداری، برای مسئولی که نگهداری سوابق حسابداری را به عهده دارد یا شخصی که با او قرارداد ارائه خدمات حسابداری منعقد شده است، برای کلیه کارکنان یک واحد اقتصادی الزامی است.
(به متن در نسخه قبلی مراجعه کنید)
4. صورت های اسناد حسابداری اولیه به پیشنهاد مقام مسئول نگهداری سوابق حسابداری توسط رئیس واحد اقتصادی تعیین می شود. اشکال اسناد حسابداری اولیه برای سازمان های بخش دولتی مطابق با قانون بودجه فدراسیون روسیه ایجاد می شود.
(به متن در نسخه قبلی مراجعه کنید)
5. سند حسابداری اولیه بر روی کاغذ و (یا) در قالب یک سند الکترونیکی امضا شده با امضای الکترونیکی تنظیم می شود.
6. اگر قانون فدراسیون روسیه یا توافقنامه ارائه یک سند حسابداری اولیه را به شخص دیگری یا به یک ارگان دولتی بر روی کاغذ ارائه دهد، یک نهاد اقتصادی به درخواست شخص یا ارگان دولتی دیگر موظف است به درخواست خود. با هزینه شخصی، از سند حسابداری اولیه که در قالب یک سند الکترونیکی تهیه شده است، کپی برداری کنید.
7. اصلاحات در سند حسابداری اولیه مجاز است، مگر اینکه توسط قوانین فدرال یا قوانین قانونی نظارتی نهادهای نظارتی حسابداری ایالتی تعیین شده باشد. تصحیح در سند حسابداری اولیه باید حاوی تاریخ اصلاح و همچنین امضای افرادی باشد که سندی را که در آن اصلاح انجام شده تنظیم کرده اند که نام خانوادگی و حروف اول آنها یا سایر مشخصات لازم برای شناسایی این افراد را ذکر می کند.
8. اگر مطابق با قوانین فدراسیون روسیه، اسناد حسابداری اولیه، از جمله در قالب یک سند الکترونیکی، توقیف شود، کپی هایی از اسناد توقیف شده، به روشی که توسط قانون فدراسیون روسیه تعیین شده است، تهیه می شود. در اسناد حسابداری گنجانده شده است.
اسناد اولیه گزارش حسابداری مهمترین حلقه در جریان اسناد هر شرکت است. بدون آنها، نه تنها محاسبه صحیح کلیه درآمدها، هزینه ها و رسیدها، بلکه محاسبه صحیح (و حتی بیشتر از آن، تأیید با مقامات مالیاتی) کسورات به اداره مالیات امکان پذیر نخواهد بود. "اولیه" چیست و چه الزاماتی برای آن وجود دارد؟ بیایید آن را بفهمیم.
لازم است درک کنیم که به طور کلی منظور از این تعریف چیست. بنابراین، اسناد حسابداری اولیه تأیید معاملات تجاری انجام شده در شرکت است که تأثیر اقتصادی به همراه داشته است. این یک سند پشتیبانی است - به عنوان مثال، نوعی فاکتور.
این اسناد نه تنها برای اهداف حسابداری مهم هستند. آنها برای رعایت قوانین مالیاتی و تأیید کلیه معاملات ضروری هستند. با استفاده از اسناد اولیه، می توانید محدوده تعهدات شرکت به دولت را تعیین کنید. اداره مالیات برای تأیید صحت محاسبات به این گواهی ها نیاز دارد.
اسناد اولیه باید بلافاصله در زمان عملیات یا بلافاصله پس از اتمام آن تنظیم شوند. اما مورد دوم تنها در صورتی امکان پذیر است که در طول فرآیند رسیدگی به کاغذ بازی ممکن نباشد.
و شایان ذکر است که چنین تاخیری بسیار ناامید است و فقط در شرایط استثنایی مجاز است.
"اولیه" چیست
این نوع سندی است که اقدامات تجاری قبلاً انجام شده را تأیید می کند. مثلا خرید ماشین تراش نو. بدون اسناد اولیه که بتواند این یا آن عمل را تأیید کند، وارد کردن هزینه ها / درآمد یا دریافت هر چیزی در دفتر حسابداری غیرممکن است.
اسناد اولیه می توانند الکترونیکی یا کاغذی باشند - هیچ تفاوتی وجود ندارد. تنها ویژگی چنین مدیریت اسناد الکترونیکی این است که برای تأیید نیاز به امضای الکترونیکی است. با این حال، برخی از مشاغل ممکن است استفاده خود از قابلیت های دیجیتال را محدود کنند. با توجه به شرایط قرارداد یا در برخی موارد که توسط قانون تنظیم شده است، می توان فقط یک سند کاغذی "اولیه" را الزامی کرد.
سند حسابداری اولیه باید حاوی تمام اطلاعات لازم برای حسابداری فعالیت های تجاری باشد. در غیر این صورت ممکن است مشکلات مالیاتی ایجاد شود. اگر نتوانید هزینه یا درآمدی را تأیید کنید، ممکن است میزان کسر افزایش یابد.
چنین سندی گواه این واقعیت است که اقداماتی در اقتصاد سازمان صورت گرفته است که بر وضعیت اقتصادی تأثیر گذاشته است.
لیست اسناد حسابداری
جالب اینجاست که قانون اسناد خاصی را تنظیم نمی کند، بنابراین می توانید از بین گزینه های قابل قبول زیادی انتخاب کنید. این به شما امکان می دهد تا راحتی گزارش را تنظیم کنید. اما به هر حال چه نوع «اولیه» وجود دارد؟
- توافق. شامل شرایط خاص یک معامله تجاری است. تمام نکات ظریف مالی و مسئولیت همه طرف های درگیر برای اجرا را فهرست می کند.
- لیست بسته بندی. لیست کلیه خدمات ارائه شده یا کالاهای منتقل شده توسط هر یک از شرکت کنندگان در معامله نگهداری می شود - شما باید کپی کنید.
- گواهی انتقال و پذیرش. تأیید می کند که سرویس به طور کامل انجام شده است و کیفیت آن مطابق با توافق شده است. این قانون تایید کننده پذیرش کار انجام شده و بر این اساس، تایید کامل مشتری است.
- گواهی انتقال و پذیرش شماره OS-1. برخلاف سند قبلی، در ثبت فعالیت ها با ورودی و خروجی دارایی های ثابت استفاده می شود.
- بررسی. تایید تمایل به پرداخت برای یک محصول یا خدمات. در فاکتور ممکن است شرایط و قیمت های اضافی برای خدمات ارائه شده ذکر شود. این سند همچنین به شما امکان بازگشت پول را می دهد.
- فیش حقوقی. برای حل مشکلات تجاری مربوط به پرسنل استفاده می شود. یعنی این اظهارات همه موقعیت های حقوق و دستمزد را در نظر می گیرند. لازم است نه تنها خود حقوق در فیش حقوقی لحاظ شود. اما همچنین تمام پاداش ها، اضافه کاری، مشوق ها و سایر "تزریقات" نقدی به کارمند.
- اسناد نقدی. برای حسابداری معاملات مالی برای فروش کالا یا خدمات ضروری است. این دسته نه تنها شامل دفترچه نقدی، بلکه سفارش های دریافت و هزینه نیز می شود.
همچنین بخوانید:
مجوزها دیگر برای زنون گرفته نمی شود. در مورد LED ها و tinting چطور؟ ما روند تبدیل خودرو را مطالعه می کنیم
طبیعتاً همه این اسناد بسته به قوانین و رویه های تعیین شده متفاوت تنظیم می شوند. قوانین اساسی تعریف شده اند و هنگام ایجاد یک اولیه باید رعایت شوند.
طبقه بندی اسناد اولیه
روش های مختلفی برای دسته بندی سوابق حسابداری وجود دارد. این به طور قابل توجهی تعریف و جریان سند را ساده می کند.گروه بندی بر اساس اصول و ویژگی های خاصی انجام می شود.
بنابراین، اسناد اولیه تقسیم می شوند:
- با هدف. موارد اداری وجود دارد - وکالتنامه و دستورات پرداخت. اجرایی/برائت بخش - فیش حقوق و گواهی انجام کار؛ اسناد حسابداری - بیانیه ها، محاسبات و گواهی ها؛ ترکیبی - سفارشات نقدی، گزارش‌های اولیه و ادعاها؛ و فرم های گزارش دقیق - اشتراک، کتاب های رسید، و غیره.
- بر اساس حجم محتوای داده. اسناد اولیه واقعی شامل - سفارشات نقدی و چک. و اسناد اولیه تلفیقی - گزارش های نقدی برای یک دوره معین و صورتحساب.
- با توجه به روش انعکاس معاملات تجاری. گزارش های یکباره وجود دارد - گزارش های نقدی. و بیانیه های انباشته و کارت های حد.
- بر اساس محل تدوین. به دو دسته داخلی (هر چیزی که توسط سازمان رسمیت می یابد) و خارجی (دریافت شده از تامین کنندگان، برون سپاری ها و غیره) تقسیم می شود.
این طبقه بندی جامع تقریباً تمام اسناد اولیه ای را که حسابداری ممکن است هنگام تهیه گزارش ها با آنها روبرو شود منعکس می کند.
ثبت حسابداری برای اولیه
هر سند اولیه دریافت شده توسط بخش حسابداری باید ثبت شود. بنابراین، ثبت های حسابداری خاصی وجود دارد. اینها جداول شمارش خاصی هستند که به شکل خاصی ساخته شده اند. آنها برای جمع آوری اطلاعات مربوط به تراکنش های تجاری روی حساب ها و عدم اشتباه گرفتن در دسته ای از گواهی ها، فاکتورها و غیره ضروری هستند.
ثبت حسابداری متفاوت است. به عنوان یک قاعده، آنها به دسته های زیر تقسیم می شوند:
- با تعیین وقت قبلی.این شامل زمانی (اسناد همانطور که ظاهر می شود ثبت می شود)، سیستماتیک (سند اولیه با در نظر گرفتن ویژگی های گروه بندی آن ثبت می شود). ترکیب این دو نوع ثبت همزمان نامیده می شود - در حالت ایده آل این کاری است که حسابداری باید انجام دهد.
- با جمع بندی داده ها.رجیسترهای یکپارچه (از خاص به عمومی) و متمایز (از عمومی به خاص) در این دسته قرار می گیرند.
- از نظر ظاهریهمه چیز بسیار ساده است - آنها بر اساس شکل فیزیکی ثبت تقسیم می شوند. می تواند به صورت کارت، کتاب، رسانه الکترونیکی و ... باشد.
نگهداری صحیح دفاتر حسابداری به طور قابل توجهی کار را ساده می کند و در برابر بسیاری از مشکلات محافظت می کند.
الزامات اسناد اولیه
از آنجایی که سند اولیه بخش مهمی از جریان اسناد حسابداری است، لازم است در نگهداری و تکمیل آن دقت زیادی شود. الزامات، هنجارها و استانداردهای خاصی وجود دارد که باید رعایت شود.
همچنین بخوانید:
ویژگی های سپرده های ارزی
آنچه باید در ابتدایی باشد
اسناد اولیه حسابداری باید بر اساس استانداردهای خاصی ایجاد شود تا سازمان امور مالیاتی بدون مشکل آنها را بپذیرد و در آینده برای هیچکس مشکلی پیش نیاید. بنابراین، لازم است اطلاعات زیر در سند اولیه ذکر شود:
- نام یک سند خاص
- تاریخ تهیه.
- نام موضوعی که (یا از طرف او) این یا آن عمل انجام می شود.
- ماهیت یک معامله تجاری چیست؟
- متر معاملات تجاری. نقدی یا غیر نقدی وجود دارد. اگر طبیعی است، باید مشخص کنید که چه چیزی اندازه گیری می شود.
- افراد مسئول انجام صحیح عملیات و تهیه اسناد برای آن. حتما موقعیت ها را مشخص کنید.
- امضای افراد درگیر، نام کامل آنها و سایر اطلاعاتی که به شناسایی آنها کمک می کند.
وجود همه این داده ها نه تنها برای تأیید اینکه عملیات واقعاً انجام شده است ضروری است. اطلاعات مشخص شده در سند به شما امکان می دهد در صورت لزوم تمام شاخص ها را تأیید کنید، با بازیگران تماس بگیرید و برخی از نکات را روشن کنید.
قوانین تهیه اسناد اولیه
یادآوری این نکته مهم است که هنگام ایجاد چنین اسنادی، صرفاً در نظر گرفتن داده هایی که باید داشته باشد کافی نیست. آیین نامه قوانین خاصی را برای نگهداری و ایجاد چنین اوراقی تعیین می کند. اگر آنها نقض شوند، یا بازرسان مالیاتی شک داشته باشند، شما نه تنها باید سند را دوباره انجام دهید، بلکه جریمه زیادی نیز بپردازید. به خصوص اگر تخلف اولین بار نباشد.
- به شدت بدون خطا (از جمله نقطه گذاری) و لکه بنویسید. از اشتباه تایپی در اسناد الکترونیکی خودداری کنید.
- می توانید از هر قلمی استفاده کنید. اما توصیه می شود مواردی را انتخاب کنید که هنگام نوشتن لکه نشوند - این باعث پخش شدن خاک روی کاغذ می شود که غیرقابل قبول است.
- در صورت فرضیات مبنی بر انجام نوعی معامله تجاری، لازم است اسنادی تنظیم شود. به عنوان آخرین راه حل (که اصلا توصیه نمی شود) می توانید بلافاصله پس از عمل گزارش اولیه تهیه و ارسال کنید.
- مطلقاً تمام داده های محاسبه شده ارائه شده به شکل دیجیتال باید در کلمات تکرار شوند.
- اگر هیچ داده ای برای پر کردن جزئیات در فرم اولیه وجود ندارد، باید یک خط تیره در آن قرار دهید. ترک خطوط خالی اکیدا ممنوع است.
لازم به یادآوری است که هر چه حسابدار در تکمیل اسناد اولیه مسئولیت بیشتری داشته باشد، سازمان در آینده با مشکلات کمتری مواجه خواهد شد.
اگر اشتباهی قبلاً مرتکب شده باشد چه باید کرد؟
در شرایطی که لازم است یک یا آن سند اولیه را اصلاح کنید، باید بدانید چه کاری می تواند انجام شود و چه کاری نمی تواند انجام شود. بنابراین، هنگام تصحیح خطاها می توانید:
- اطلاعات نادرست را خط بزنید و اطلاعات صحیح را در کنار آن مشخص کنید. امضای شخصی که اطلاعات را تصحیح کرده است و همچنین دستورالعمل "تصحیح شده را باور کنید" و تاریخ مشخصی که در آن اصلاح انجام شده است، ضروری است.
- یادداشت های اضافی بنویسید. در صورتی استفاده می شود که مجموع مقادیر تراکنش ها اجرا شده باشد، اما در نتیجه کمی بالاتر از آن معلوم شد. در این صورت لازم است مانده ها در سند جدیدی ثبت شود و در دوره گزارش جاری یا بعدی لحاظ شود.
- معکوس را انجام دهید. یعنی ورودی را با استفاده از مقادیر منفی تصحیح کنید: داده های نادرست را با خمیر قرمز بنویسید و سپس داده های صحیح را در کنار آن نشان دهید.
اسناد حسابداری اولیه به گونه ای طراحی شده اند که منعکس کننده تراکنش های تجاری انجام شده در موسسه باشد. داده های سیستماتیک از آنها به دفاتر ثبت و مجلات حسابداری منتقل می شود که مبنای گزارشگری است. آن اسناد اولیه حسابداری در عمل مورد استفاده قرار می گیرند که لیست آنها توسط سیاست حسابداری تایید شده است. فرم های توصیه شده برای استفاده در عمل در قطعنامه های کمیته آمار دولتی آمده است:
- شماره 1 مورخ 01/05/1383;
- شماره 71-الف مورخ 9 مهر 97;
- شماره 88 27 مرداد 1377;
- شماره 132 مورخ 4 دی 1377;
- شماره 100 20 آبان 1378;
- شماره 7 مورخ 21 ژانویه 2003.
اسناد حسابداری اولیه از نوع نقدی باید با فرم های یکپارچه یکسان باشد؛ شرکت ها مجاز به اصلاح سایر اشکال هستند.
انواع اسناد اولیه در حسابداری
اسناد اولیه می توانند خارجی و داخلی باشند. دسته اول شامل صورتحساب های طرف مقابل با درخواست پرداخت است؛ گروه دوم شامل پیش گزارش ها، صورتحساب ها و سفارش های نقدی است.
اشکال اسناد حسابداری اولیه را می توان به صورت زیر طبقه بندی کرد:
- نوع اداری (وکالتنامه، دستور)؛
- اجرایی (عمل)؛
- اسناد حسابداری (کوپن، گواهی).
انواع اسناد اولیه با توجه به معیار حجم اطلاعاتی که دارند به دو دسته اولیه تلفیقی و اولیه ساده تقسیم می شوند.
چه چیزی در مورد اسناد حسابداری اولیه اعمال می شود؟
از سال 2013، بیشتر فرم های یکپارچه ماهیت مشاوره ای پیدا کرده اند. آنها مجاز هستند در عمل به شکل اصلی خود استفاده شوند یا با در نظر گرفتن ویژگی های حسابداری و حسابداری مدیریت اصلاح شوند. آنچه برای اسناد اولیه برای انعکاس معاملات با دارایی ها از میان دارایی های ثابت اعمال می شود:
- فرم OS-1 که یک گواهی پذیرش و انتقال است.
- فرم OS-1a، برای ثبت واقعیت دریافت و دفع دارایی ها در قالب ساختمان ها و سازه های دائمی استفاده می شود.
- فرم OS-4، بدون آن غیرممکن است که حذف یک دارایی نشان داده شود.
- دو نوع ثبت موجودی وجود دارد - برای دارایی های ثابت (INV-1) با دارایی های نامشهود (INV-1a).
آنچه برای اسناد حسابداری اولیه در مدیریت سوابق پرسنلی اعمال می شود:
- در زمان ثبت نام شروع یک رابطه استخدامی با یک کارمند خاص، فرم اصلی اصلی دستور ثبت استخدام، در فرم T-1 خواهد بود.
- حفظ کارت های شخصی کارکنان در فرم T-2 الزامی است.
- استخدام کارگران مطابق با شبکه موقعیت های تعیین شده توسط جدول کارکنان در فرم T-3 انجام می شود.
- اسناد حسابداری اولیه در قالب برنامه های تعطیلات (فرم T-7)؛
- دستورات اعطای مرخصی به یک کارمند خاص، با ذکر شرایط و تاریخ دقیق استراحت، بر اساس فرم T-6 تنظیم می شود.
- پس از اخراج، اسناد حسابداری اولیه مانند سفارشات در فرم های T-8 یا T-8a تنظیم می شود.
لیست اسناد اولیه در زمینه تعهدی و پرداخت دستمزد به پرسنل شامل موارد زیر است:
- فرم های ثبت جدول زمانی ساعات کار (فرم های پر کردن دستی و خودکار T-12 و T-13)؛
- چندین نوع فیش حقوقی (T-49 و T-53)؛
- حساب های شخصی (فرم سند T-54).
اسناد حسابداری اولیه - لیستی از فرم های نقدی اجباری برای استفاده در شکل اصلی آنها:
- فرم KO-1، به نام سفارش دریافت نقدی. فرم بر روی یک ورق کاغذ A5 پر می شود.
- فرم KO-2 که یک سفارش نقدی هزینه است که روی کاغذ سایز A5 چاپ می شود.
- فرم KO-3، که در آن اسناد ورودی و خروجی ثبت شده است.
- اسناد اولیه در بخش حسابداری فرم های KO-4 (دفتر نقدی شماره گذاری شده، رشته ای و مهر و موم شده) و KO-5 (کتاب انعکاس منابع پولی پذیرفته شده و صادر شده توسط صندوقدار).
اسناد اولیه شامل قراردادها، فاکتورها، فاکتورها، اعمال، وکالتنامه ها، رسیدهای فروش، کارت های حد (فرم های M-8) و ادعاهای فاکتور (M-11) است. یک صورتحساب، بر خلاف تصور عمومی، به دسته اسناد اولیه تعلق ندارد - این نتیجه گیری در نامه شماره 03-03-06/1/392 وزارت دارایی مورخ 25 ژوئن 2007 آمده است.
اسناد حسابداری اولیه - لیست جزئیات مورد نیاز
فهرست اسناد اولیه تایید شده توسط سیاست حسابداری ممکن است فقط شامل آن دسته از فرم هایی باشد که حاوی جزئیات مورد نیاز است:
- نام کامل سند؛
- تاریخ ثبت نام توسط متخصص؛
- اطلاعات مربوط به شرکت ایجاد کننده این سند؛
- سند اولیه باید منعکس کننده ماهیت محتوای عملیات انجام شده باشد.
- متر انواع طبیعی و پولی برای ارزیابی رویدادهای زندگی اقتصادی یک سازمان؛
- تمام اسناد حسابداری اولیه دارای مشخصات عددی برای محصولات تجاری هستند.
- اطلاعاتی در مورد اینکه کدام یک از کارکنان شرکت سند را جمع آوری کرده اند و چه کسی مسئول صحت داده های مشخص شده در آن است.
- اسناد حسابداری اولیه که لیست آنها در شرکت مورد استفاده قرار می گیرد باید توسط افراد مسئول امضا شود.
یک ویژگی مهم این است که اگر فرم سند به صورت الکترونیکی پر شود، با امضای الکترونیکی مسئولانی که مسئولیت نگهداری سوابق اولیه را بر عهده دارند پشتیبانی می شود. کلیه اسناد اولیه حسابداری که فهرست آنها توسط حسابدار ارشد تهیه و به تایید مدیریت شرکت می‌رسد، دارای اعتبار قانونی هستند.
حسابداری اولیه شواهدی مستند از تکمیل برخی معاملات تجاری است.
این گونه شواهد اسنادی دارای قدرت قانونی کامل است و ابزار اصلی آن اسناد اولیه حسابداری است.
اشکال و انواع اسناد اولیه
بسته به اینکه چه نوع معامله ای باید منعکس شود، اسناد حسابداری اولیه ممکن است فرم استاندارد یا تخصصی داشته باشد.
اولین شکل اسناد حسابداری اولیه هنگام ثبت معاملات تجاری همگن استفاده می شود که برای اکثر شرکت ها در یک یا تعدادی از صنایع معمول است.
به زبان ساده، برای عملیات معمولی که اکثر سازمان ها در کشور ما انجام می دهند.
یک لباس فرم تخصصی برای عملیات بسیار تخصصی مورد نیاز است
اسناد اولیه شامل:
- حواله،
- رسیدهای نقدی و سفارشات بدهی،
- بارنامه،
- صورت حساب ها و غیره
هر سند اولیه باید شامل موارد زیر باشد:
همچنین بخوانید بهره وری نیروی کار فرمول محاسبه
قوانین پر کردن اسناد اولیه
تمام اسناد حسابداری اولیه باید به طور واضح و دقیق پر شوند.
- استفاده از خودکار، خودکار جوهر، تجهیزات کامپیوتری و ماشین تحریر مجاز است.
- اسناد اولیه باید درست در لحظه ای که یک معامله تجاری برنامه ریزی می شود تنظیم شود.
- در برخی موارد (زمانی که دلایل عینی برای این امر وجود دارد)، اسناد لازم را می توان بلافاصله پس از عملیات ایجاد کرد.
امروزه اکثر سازمان ها از فرم های استاندارد آماده برای اسناد اولیه استفاده می کنند: فاکتورها، سفارش ها، فاکتورها، کوپن ها، اظهارنامه ها و غیره.
اسناد حسابداری اولیه به دو نوع خارجی و داخلی تقسیم می شوند.
اسناد خارجی از خارج به سازمان (شرکت) می رسد.
فرستنده می تواند سازمان های دولتی، سازمان های سطح بالاتر، بانک ها، بازرسی های مالیاتی (در این مورد، اسناد اولیه حسابداری مالیاتی هستند)، بنیانگذاران، تامین کنندگان، خریداران و غیره باشد.
آنها بر اساس یک فرم استاندارد تدوین شده اند.
نمونه ای از یک سند حسابداری خارجی می تواند فاکتور از یک تامین کننده، یک دستور پرداخت، یک درخواست پرداخت، یک دستور پرداخت - تقاضا و غیره باشد.
اسناد حسابداری داخلی منحصراً در داخل سازمان ایجاد می شود
به نوبه خود اسناد حسابداری داخلی به انواع اسناد اولیه زیر تقسیم می شوند:
- اداری نوع اسنادی که حاوی دستورات یا دستورالعمل های خاصی در مورد انجام عملیات معین است.
- تبرئه کننده (اجرایی). چنین اسنادی واقعیت یک عملیات خاص را برجسته می کند. به عنوان مثال می توان اقدام به پذیرش مواد (کالا)، سفارش دریافت، عمل پذیرش محصولات تولیدی، عمل پذیرش و واگذاری دارایی های ثابت و غیره را در نظر گرفت.
- ترکیب شده. این نوع سندی است که هم برائت است و هم اداری. اینها صورتحسابهای حقوق و دستمزد، دستورهای دریافت نقدی (اسناد)، گزارش هزینه و غیره هستند.
- ثبت حسابداری چنین اسنادی در صورتی تنظیم می شوند که فرم استاندارد اسناد اولیه برای ثبت یک معامله تجاری مناسب نباشد. به عنوان مثال، برگه های توزیع، گواهی ها و غیره.
اصلاحات در اسناد اولیه
مواقعی وجود دارد که حتی یک حسابدار با تجربه در تنظیم سند اولیه اشتباه می کند.
هر حسابداری باید بداند که کدام اسناد متعلق به اسناد اولیه است. این به دلیل این واقعیت است که این اسناد است که مبنای حسابداری است. آنها واقعیت انجام معاملات تجاری را ثابت می کنند. یک متخصص حسابداری مبتدی باید بداند که چیست، چرا اسناد اولیه مورد نیاز است، چگونه آنها را جمع آوری و ذخیره کند. در غیر این صورت، نمی توان از مشکلات با مقامات نظارتی اجتناب کرد.
اشخاص حقوقی و کارآفرینان خصوصی فقط بر اساس اسناد اولیه خاص می توانند وجوه را به یکدیگر منتقل کنند. فرض بر این است که گزارش اولیه حتی قبل از انجام معامله تجاری تنظیم شده است، با این حال، قانون امکان تنظیم آن را پس از اتمام معامله رد نمی کند، با این حال، باید دلایل خوبی برای این وجود داشته باشد.
خوانندگان عزیز! این مقاله در مورد روش های معمولی برای حل مسائل حقوقی صحبت می کند، اما هر مورد فردی است. اگر می خواهید بدانید چگونه دقیقا مشکلت رو حل کن- تماس با مشاور:
درخواست ها و تماس ها 24/7 و 7 روز هفته پذیرفته می شود.
سریع است و رایگان!
اسناد حسابداری اولیه و خلاصه باید شامل جزئیات زیر باشد: نام فرم. تاریخ و مکان تدوین آن؛ نام کامل شرکتی که آن را تهیه کرده است؛ چه حساب هایی برای انتقال وجوه استفاده می شود. نام کامل مقام مسئول و غیره
برای چه چیزی مورد نیاز هستند
اسناد اولیه (PD) جزء اجباری حسابداری است. آنها در طول معاملات تجاری جمع آوری می شوند و به عنوان مدرکی برای تکمیل چنین معاملاتی عمل می کنند. هنگام انجام یک معامله، ممکن است تعداد متفاوتی از اسناد اولیه درگیر باشد: این به ویژگی های اجرای آن بستگی دارد.
لیست عملیاتی که باید در حین معامله انجام شود:
- امضای قرارداد با گیرنده اگر دائمی باشد، می توانید یک توافق نامه را برای چندین معامله امضا کنید، با این حال، در این مورد، ارزش آن را دارد که بلافاصله در مورد زمان کار، ترتیب معاملات تسویه حساب و سایر تفاوت های ظریف بحث کنید.
- صدور فاکتور برای پرداخت.
- پرداخت مستقیم که تأیید آن رسید نقدی (یا رسید فروش) است، اگر در مورد پرداخت نقدی صحبت می کنیم، یا کارت های پرداخت، در صورتی که پول با حواله بانکی منتقل شود.
- هنگام ارسال کالا، پیمانکار فاکتور را به مشتری می دهد.
- پس از ارائه خدمات به طور کامل، پیمانکار باید گواهی پایان کار را از کارفرما دریافت کند
انواع موجود
6 نوع اصلی حسابداری PD وجود دارد که بیشتر در هنگام انجام معاملات مختلف استفاده می شود:
| قرارداد | این قرارداد حقوق و تعهدات طرفین معامله را مشخص می کند. قرارداد می تواند برای ارائه خدمات یا فروش کالا تنظیم شود. قانون مدنی امکان انعقاد قرارداد شفاهی را رد نکرده است، اما باید به خاطر داشت که در صورت بروز هرگونه مشکل از جمله، تنها سندی که به امضای دو طرف رسیده باشد، می تواند از حقوق و منافع زیان دیده در یک مرجع قضایی حمایت کند. عدم انجام تعهدات توسط طرف مقابل |
| پیشنهاد فاکتور |
|
| اسناد پرداخت | این تاییدی بر این واقعیت است که مشتری فاکتور صادر شده توسط سازنده را پرداخت کرده است. انواع مختلفی از این اسناد وجود دارد: درخواست پرداخت، سفارش و چک، فرم های گزارش دقیق. |
| لیست بسته بندی |
|
| قانون انجام کار یا ارائه خدمات | سند دو طرفه این نه تنها واقعیت کار انجام شده، بلکه قیمتی را که برای محصول یا خدمات پرداخت شده است تأیید می کند. این مقاله همچنین نشان می دهد که طرفین به طور کامل به تعهدات خود در قبال یکدیگر عمل کرده اند و هیچ ادعایی متقابل ندارند. |
| صورتحساب | سند مهمی است که با کمک آن مبنایی برای پذیرش مبالغ مالیات بر ارزش افزوده ارائه شده برای کسر ایجاد می شود. بدیهی است که این سند برای سازه هایی که مالیات بر ارزش افزوده پرداخت می کنند بسیار مهم است. |
فهرست اسناد اولیه حسابداری
بنابراین، فهرست اسناد اولیه حسابداری به این صورت است:
| توافق | به صورت کتبی با مشتری منعقد شد. لازم به ذکر است که قانون شکل شفاهی چنین قراردادی را منع نمی کند، اما طرفین اغلب ترجیح می دهند حقوق و تعهدات پیش بینی شده در توافق نامه را روی کاغذ ثبت کنند. |
| بررسی | این شامل جزئیات پرداخت و نام کالای خریداری شده است. |
| رسید (فروش یا رسید نقدی) یا فرم گزارش دقیق | در صورت پرداخت نقدی صادر می شود. در صورت پرداخت غیرنقدی، خریدار کالا یا خدمات با سند پرداختی که توسط ساختار بانکی تایید شده است به عنوان تایید پرداخت باقی می ماند. |
| صورتحساب | در زمان ارسال کالا صادر شده است. |
| قانون ارائه خدمات یا انجام کار | پس از ارائه کامل خدمات ارائه می شود. |
تعریف مفهوم "سند حسابداری اولیه" توسط ماده 60-1 قانون مالیات روسیه ارائه شده است: اسناد اولیه شواهد مستندی هستند مبنی بر اینکه یک معامله تکمیل شده است یا رویدادی وجود دارد که حق انجام آن را می دهد. چنین اسنادی می توانند به صورت کاغذی یا در رسانه های الکترونیکی باشند. حسابداری بر اساس چنین اسنادی انجام می شود.
ماده 60-2 اشکال این گونه اسناد و الزامات اجرای آنها را ارائه می کند.
قانون نظارتی دیگری که اسناد اولیه را تعریف می کند و اشکال آن را نیز مشخص می کند، قانون حسابداری و گزارشگری مالی است.
روسیه کشوری است که در آن قوانین مربوط به حسابداری و پرداخت مالیات به طور دوره ای تغییر می کند. با توجه به این واقعیت که فرم ها می توانند تغییر یا تکمیل شوند، باید پیگیری کنید که چه تغییراتی توسط سازمان های مختلف دولتی از جمله وزارت دارایی تایید می شود. به عنوان مثال در ابتدای سال 1398 فرم گواهی حسابداری تایید شد که قبلا فرم رایگان داشت.
قانون رسیدگی به تخلفات اداری تعدادی از مجازات ها را برای نبود اسناد اولیه در سازمان پیش بینی کرده است که در ماده 276 این قانون تعریف شده است.
دستورالعمل های عمومی برای استفاده
PD مبنایی برای شروع حسابداری برای معاملات خاص و ثبت در ثبت حسابداری است. چنین سندی به عنوان مدرک کتبی مبنی بر انجام معامله تجاری عمل می کند.
آن دسته از اسناد اولیه حسابداری که فرم آنها به تایید رسمی نمی رسد با صدور دستور مقتضی به تایید رئیس سازمان می رسد. آنها باید حاوی تمام جزئیات اجباری مورد نیاز قانون باشند.
چنین اسنادی باید روی کاغذ تهیه شده و با امضای شخصی که سند را تنظیم کرده است پشتیبانی شود. اگر از سند الکترونیکی استفاده می شود، باید با امضای الکترونیکی امضا شود.
اشکال یکپارچه PD برای استفاده اجباری نیست. استثناء اسناد نقدی است که توسط ساختارهای مجاز تأیید شده است.
فرم PD باید حاوی داده های اجباری زیر باشد:
- عنوان سند؛
- تاریخ دقیق عملیات؛
- عملیات اقتصادی از نظر فیزیکی و ارزشی شامل چه چیزی است.
- نام ساختاری که سند را تشکیل می دهد.
- اطلاعات در مورد افرادی که مسئول اطمینان از اجرای صحیح سند هستند.
چنین اسنادی به گروه های زیر تقسیم می شوند:
- حسابداری دستمزد؛
- حسابداری معاملات نقدی انجام شده؛
- حسابداری دارایی های ثابت؛
- حسابداری کارهای ساخت و ساز و تعمیر.
قوانین پر کردن
اسناد گزارش باید به طور منظم و واضح تهیه شود.
قوانین اساسی:
- استفاده از قلم توپی و جوهر مجاز است، می توانید از رایانه و ماشین تحریر استفاده کنید.
- چنین اسنادی باید در لحظه ای که معامله به تازگی برنامه ریزی شده است تهیه شود.
- در صورت وجود دلایل عینی برای این امر مجاز است اسناد را پس از عملیات تهیه کند.
- سند تمام جزئیات ممکن را منعکس می کند.
- اگر اطلاعاتی از دست رفته است، می توان خط تیره ها را اضافه کرد.
در سال 2019 از فرم های استاندارد برای تهیه PD استفاده می شود. اسناد به دو دسته خارجی و داخلی تقسیم می شوند.
سازمان اول از خارج دریافت می کند: از سازمان های دولتی، سازمان های بالاتر، ساختارهای بانکی، سازمان های مالیاتی و غیره. نمونه هایی از اسناد خارجی: صورتحساب، دستور پرداخت یا ادعا. در مورد اسناد داخلی، آنها مستقیماً در سازمان تنظیم می شوند.
اگر سند به اشتباه پر شود، سازمان در تعیین پایه مالیاتی با مشکل مواجه می شود و این ممکن است منجر به اختلاف نظر با سازمان مالیاتی شود.
تصحیح محتوا
این اتفاق می افتد که حتی یک حسابدار با تجربه که بیش از یک بار سندی را تنظیم کرده است اشتباه می کند. اصلاح آن تنها زمانی امکان پذیر است که سند در حسابداری منعکس نشده باشد، یعنی درج نشده باشد. باید به خاطر داشت که انجام اصلاحات با استفاده از سکته مغزی غیرقابل قبول است.
فقط از سه روش زیر می توان استفاده کرد:
- ورودی اضافی؛
- روش معکوس؛
- روش تصحیح
مورد دوم زمانی اعمال می شود که اشتباهی در ثبت حسابداری رخ داده باشد، اما بر مطابقت حساب ها تأثیر نمی گذارد. این روش برای استفاده قبل از تنظیم ترازنامه مناسب است. در این صورت عدد نادرست یا علامت دیگر باید با خط نازکی خط زده شود و مقدار صحیح در کنار آن قید شود. در کنار علامت «اعتقاد تصحیح شده» و تاریخ و امضا قرار دهید.
اگر مبلغ تراکنش انجام شده کمتر برآورد شود، یک ورودی اضافی مناسب خواهد بود.
روش معکوس شامل تصحیح یک ورودی نادرست با استفاده از یک عدد منفی است. عدد اشتباه با جوهر قرمز نشان داده شده است و بلافاصله وارد صحیح می شود که با رنگ معمولی نوشته شده است.
توضیحاتی در مورد گزارش مصالحه
اعمال مصالحه از نظر قانونی به اسناد اولیه مربوط نمی شود و بنابراین توسط اسناد نظارتی تنظیم نمی شود. آنها تسویه حساب های متقابل انجام شده برای یک دوره معین را بین شرکت هایی که وضعیت یک شخص حقوقی دارند یا کارآفرینان فردی را نشان می دهند.
این نوع سند به ابتکار حسابداران استفاده می شود، زیرا با کمک آن می توان تعدادی از مسائل بحث برانگیز را حل کرد که از منافع سازمان محافظت می کند.
در چه مواردی تهیه گزارش آشتی مهم است:
- هنگامی که فروشنده طیف گسترده ای از کالاها را ارائه می دهد.
- در صورت اعطای تاخیر در پرداخت ها؛
- اگر قیمت محصول بالا باشد؛
- اگر رابطه ای بین طرفین وجود داشته باشد که ماهیت آن منظم باشد.
