1. Ekonomik hayatın her olgusu bir birincil muhasebe belgesi ile kayda tabidir. Hayali ve sahte işlemler de dahil olmak üzere, ekonomik hayatın gerçekleşmemiş gerçeklerini belgeleyen belgelerin muhasebe belgeleri olarak kabul edilmesine izin verilmez.
2. Birincil muhasebe belgesinin zorunlu ayrıntıları şunlardır:
1) belgenin adı;
2) belgenin hazırlanma tarihi;
3) belgeyi derleyen ekonomik kuruluşun adı;
5) ölçü birimlerini gösteren, ekonomik yaşam olgusunun doğal ve (veya) parasal ölçümünün değeri;
6) İşlemi, operasyonu tamamlayan kişi (kişiler) ve bunların yürütülmesinden sorumlu kişi/kişilerin pozisyonunun adı veya gerçekleştirilen olayın yürütülmesinden sorumlu kişi/kişilerin pozisyonunun adı ;
(önceki baskıdaki metne bakınız)
7) bu bölümün 6. paragrafında belirtilen kişilerin soyadlarını ve baş harflerini veya bu kişileri tanımlamak için gerekli diğer ayrıntıları gösteren imzaları.
3. Birincil muhasebe belgesi, ekonomik hayatın bir gerçeğinin ortaya çıkması durumunda ve bu mümkün değilse, tamamlandıktan hemen sonra hazırlanmalıdır. Ekonomik hayat gerçeğinin kaydedilmesinden sorumlu kişi, birincil muhasebe belgelerinin, içerdikleri verilerin muhasebe kayıtlarına kaydedilmesi için zamanında aktarılmasını ve bu verilerin güvenilirliğini sağlar. Muhasebe kayıtlarının tutulmasıyla görevlendirilen kişi ve muhasebe hizmetlerinin sağlanması için anlaşma yapılan kişi, başkaları tarafından derlenen birincil muhasebe belgelerinin ekonomik yaşamın gerçekleşmiş gerçeklerine uygunluğundan sorumlu değildir. Baş muhasebecinin, muhasebeyle görevlendirilen başka bir yetkilinin veya muhasebe hizmetlerinin sağlanması için bir anlaşma yapılan kişinin, ekonomik yaşamın gerçeklerini belgelemek, belgeleri (bilgileri) sunmak için belirlenmiş prosedüre uygunluğuna ilişkin yazılı gereklilikler Muhasebe kayıtlarının tutulması için gerekli olan, muhasebe kayıtlarının tutulmasıyla görevlendirilen yetkiliye veya muhasebe hizmetlerinin sağlanması için bir anlaşma yapılan kişiye, bir ekonomik kuruluşun tüm çalışanları için zorunludur.
(önceki baskıdaki metne bakınız)
4. Birincil muhasebe belgelerinin biçimleri, muhasebe kayıtlarının tutulmasından sorumlu yetkilinin tavsiyesi üzerine ekonomik kuruluşun başkanı tarafından belirlenir. Kamu sektörü kuruluşları için birincil muhasebe belgelerinin formları, Rusya Federasyonu'nun bütçe mevzuatına uygun olarak oluşturulmuştur.
(önceki baskıdaki metne bakınız)
5. Birincil muhasebe belgesi kağıt üzerinde ve (veya) elektronik imzayla imzalanmış bir elektronik belge biçiminde düzenlenir.
6. Rusya Federasyonu mevzuatı veya bir anlaşma, birincil muhasebe belgesinin başka bir kişiye veya kağıt üzerinde bir devlet organına sunulmasını öngörüyorsa, ekonomik kuruluş, başka bir kişinin veya devlet organının talebi üzerine, kendi adına yükümlü olacaktır. kendi masrafları, elektronik belge biçiminde hazırlanan birincil muhasebe belgesinin kağıt üzerinde kopyalarını çıkarmak.
7. Federal yasalar veya devlet muhasebe düzenleme organlarının düzenleyici yasal düzenlemeleri tarafından aksi belirtilmedikçe, birincil muhasebe belgesinde düzeltmelere izin verilir. Ana muhasebe belgesindeki düzeltme, düzeltme tarihinin yanı sıra düzeltmenin yapıldığı belgeyi derleyen kişilerin soyadlarını ve baş harflerini veya bu kişileri tanımlamak için gerekli diğer ayrıntıları gösteren imzalarını içermelidir.
8. Rusya Federasyonu mevzuatına uygun olarak, elektronik belge de dahil olmak üzere birincil muhasebe belgelerine el konulursa, ele geçirilen belgelerin Rusya Federasyonu mevzuatı tarafından belirlenen şekilde yapılan kopyaları muhasebe belgelerine dahil edilmiştir.
Muhasebe raporunun birincil belgeleri, herhangi bir şirketin belge akışındaki en önemli bağlantıdır. Bunlar olmadan, yalnızca tüm gelir, gider ve makbuzları doğru bir şekilde hesaplamakla kalmayıp, aynı zamanda vergi dairesine yapılan kesintileri de doğru bir şekilde hesaplamak (ve hatta vergi makamlarıyla onaylamak) mümkün olmayacaktır. “Birincil” nedir ve bunun gereksinimleri nelerdir? Hadi çözelim.
Bu tanımdan genel olarak ne kastedildiğini anlamak gerekir. Dolayısıyla, birincil muhasebe belgeleri, işletmede gerçekleştirilen ve bir miktar ekonomik etki getiren ticari işlemlerin teyididir. Bu destekleyici bir belgedir - örneğin bir tür fatura.
Bu belgeler yalnızca muhasebe açısından önemli değildir. Vergi kanunlarına uymaları ve tüm işlemleri onaylamaları gerekmektedir. Birincil belgeleri kullanarak şirketin devlete karşı yükümlülüklerinin kapsamını belirleyebilirsiniz. Vergi dairesi, hesaplamaların doğruluğunu doğrulamak için bu sertifikaları isteyecektir.
Birincil belgeler operasyon sırasında veya tamamlandıktan hemen sonra hazırlanmalıdır. Ancak ikincisi ancak süreç sırasında evrak işleriyle uğraşmanın mümkün olmaması durumunda mümkündür.
Ve bu tür gecikmelerin kesinlikle önerilmediğini ve yalnızca istisnai durumlarda izin verildiğini hatırlamakta fayda var.
"birincil" ne demek
Bu belge türü, halihazırda tamamlanmış iş eylemlerini onaylayan belgedir. Örneğin yeni bir torna tezgahı satın almak. Şunu veya bu eylemi onaylayabilecek birincil belgeler olmadan, giderleri/gelirleri veya herhangi bir makbuzu muhasebe defterine girmek imkansızdır.
Birincil belgeler elektronik veya kağıt olabilir; hiçbir fark yoktur. Bu tür elektronik belge yönetiminin tek özelliği, onay için elektronik imzanın gerekli olmasıdır. Ancak bazı işletmeler dijital yeteneklerin kullanımını sınırlayabilir. Sözleşme şartlarına göre veya kanunla düzenlenen bazı durumlarda, yalnızca kağıt üzerinde bulunan “birincil” belgenin sağlanmasını talep etmek mümkündür.
Birincil muhasebe belgesi, ticari faaliyetlerin muhasebeleştirilmesi için gerekli tüm bilgileri içermelidir. Aksi takdirde vergi sorunları ortaya çıkabilir. Herhangi bir gider veya geliri teyit edemiyorsanız kesinti miktarı artabilir.
Böyle bir belge, kuruluşun ekonomisinde ekonomik durumu etkileyen bazı eylemlerin yapıldığının kanıtıdır.
Muhasebe belgelerinin listesi
İlginç bir şekilde, yasa belirli belgeleri düzenlememektedir, bu nedenle kabul edilebilir birçok seçenek arasından seçim yapabilirsiniz. Bu, raporlamanın rahatlığını ayarlamanıza olanak tanır. Ama yine de ne tür bir "birincil" var?
- Anlaşma. Bir ticari işlemin belirli şartlarını içerir. Uygulamaya dahil olan tüm tarafların sorumluluklarını ve tüm mali nüansları listeler.
- Paket listesi. Sağlanan tüm hizmetlerin veya devredilen malların listesi. İşlemdeki her katılımcı tarafından saklanır - kopya almanız gerekecektir.
- Transfer ve Kabul Belgesi. Hizmetin tam olarak yerine getirildiğini ve kalitesinin üzerinde anlaşmaya varılan koşulları karşıladığını doğrular. Bu eylem, yapılan işin kabul edildiğini ve buna bağlı olarak müşterinin tam onayını teyit eder.
- Transfer ve kabul sertifikası No. OS-1. Önceki belgeden farklı olarak, sabit kıymetlerin giriş ve çıkışları ile faaliyetlerin kayıt altına alınmasında kullanılmaktadır.
- Kontrol etmek. Bir ürün veya hizmet için ödeme yapma isteğinin doğrulanması. Faturada sağlanan hizmetlere ilişkin ek koşullar ve fiyatlar listelenebilir. Bu belge aynı zamanda parayı iade etmenize de olanak tanır.
- Maaş bordrosu. Personelle ilgili iş sorunlarının çözümünde kullanılır. Yani bu beyanlarda tüm maaş durumları dikkate alınmaktadır. Maaş bordrosuna sadece maaşın kendisini dahil etmek gerekli değildir. Ama aynı zamanda çalışana tüm ikramiyeler, fazla mesailer, teşvikler ve diğer nakit “akışları” da.
- Nakit belgeler. Mal veya hizmet satışına ilişkin mali işlemlerin muhasebeleştirilmesi için gereklidir. Bu kategori sadece kasa defterini değil aynı zamanda makbuz ve gider emirlerini de içerir.
Ayrıca okuyun:
Artık xenon için lisanslar alınmıyor. Peki ya LED'ler ve renklendirme? Araba dönüşüm sürecini inceliyoruz
Doğal olarak tüm bu belgeler belirlenen kural ve prosedürlere bağlı olarak farklı şekilde düzenlenmektedir. Temel kurallar tanımlanmıştır ve birincil oluşturulurken uyulması gerekir.
Birincil belgelerin sınıflandırılması
Muhasebe kayıtlarını sınıflandırmanın birkaç yolu vardır. Bu, tanımı ve belge akışını önemli ölçüde basitleştirir.Gruplama belirli prensip ve özelliklere göre gerçekleşir.
Yani, birincil belgeler bölünmüştür:
- Amaca göre. İdari olanlar var - vekaletname ve ödeme emirleri; idari / temize çıkarıcı - maaş bordroları ve yapılan iş sertifikaları; muhasebe belgeleri – beyanlar, hesaplamalar ve sertifikalar; birleşik – nakit emirler, avans raporları ve talepler; ve katı raporlama formları - abonelikler, makbuz defterleri vb.
- Veri içeriğinin hacmine göre. Gerçek birincil belgeler dahildir - nakit siparişler ve çekler; ve konsolide birincil belgeler - belirli bir döneme ait nakit raporları ve tablolar.
- Ticari işlemleri yansıtma yöntemine göre. Tek seferlik raporlar var - nakit raporları; ve birikimli ekstreler ve limit kartları.
- Derleme yerine göre. Dahili (kurum tarafından resmileştirilen her şey) ve harici (tedarikçilerden, dış kaynak sağlayıcılardan vb. alınanlar) bölünmüştür.
Bu kapsamlı sınıflandırma, muhasebenin rapor hazırlarken karşılaşabileceği hemen hemen tüm birincil belgeleri yansıtmaktadır.
Birincil muhasebe kayıtları
Muhasebe departmanı tarafından alınan her birincil belgenin kaydedilmesi gerekir. Bu nedenle özel muhasebe kayıtları bulunmaktadır. Belirli bir formda yapılmış özel sayım tablolarıdır. Hesaplardaki ticari işlemler hakkında bilgi toplamaları ve bir sürü sertifika, fatura vb. arasında kafalarının karışmaması gerekiyor.
Muhasebe kayıtları farklıdır. Kural olarak, aşağıdaki kategorilere ayrılırlar:
- Randevu ile. Buna kronolojik (belgeler göründükleri gibi kaydedilir), sistematik (birincil belge gruplandırma özellikleri dikkate alınarak kaydedilir) dahildir. Bu iki türün birleşimine eşzamanlı kayıtlar denir; ideal olarak muhasebenin yapması gereken budur.
- Verileri özetleyerek. Entegre (özelden genele) ve farklılaştırılmış (genelden özele) kayıtlar bu kategoriye girer.
- Görünüşe göre. Her şey çok basit - kaydın fiziksel biçimine göre bölünüyorlar. Kart, kitap, elektronik ortam vb. şeklinde olabilir.
Muhasebe kayıtlarının uygun şekilde bakımı, görevi önemli ölçüde basitleştirecek ve birçok soruna karşı koruma sağlayacaktır.
Birincil belgelere ilişkin gereksinimler
Birincil belge, muhasebe belge akışının önemli bir parçası olduğundan, muhafaza edilmesinde ve doldurulmasında çok dikkatli olmak gerekir. Uyulması gereken belirli gereksinimler, normlar ve standartlar vardır.
Ayrıca okuyun:
Yabancı para cinsinden mevduatın özellikleri
İlköğretimde neler olmalı
Vergi otoritelerinin bunları sorunsuz kabul edebilmesi ve gelecekte kimsenin sorun yaşamaması için birincil muhasebe belgelerinin belirli standartlara göre oluşturulması gerekir. Bu nedenle, birincil belgede aşağıdaki bilgilerin belirtilmesi gerekir:
- Belirli bir belgenin adı.
- Hazırlık Tarihi.
- Bu veya bu eylemi gerçekleştiren (veya adına) konunun adı.
- Ticari bir işlemin özü nedir?
- Ticari işlem sayaçları. Nakit veya ayni var. Doğal ise neyin ölçüldüğünü belirtmelisiniz.
- Operasyonun doğru yürütülmesinden ve bunun için belgelerin hazırlanmasından sorumlu kişiler. Pozisyonları belirttiğinizden emin olun.
- İlgili kişilerin imzaları, tam adları ve kimliklerini belirlemeye yardımcı olacak diğer bilgiler.
Tüm bu verilerin varlığı yalnızca operasyonun gerçekten gerçekleştirildiğini doğrulamak için gerekli değildir. Belgede belirtilen bilgiler, gerekirse tüm göstergelerin doğrulanmasına, aktörlerle iletişime geçilmesine ve bazı noktaların açıklığa kavuşturulmasına olanak sağlayacaktır.
Birincil belgeleri hazırlama kuralları
Bu tür belgeleri oluştururken yalnızca taşıması gereken verileri dikkate almanın yeterli olmadığını unutmamak önemlidir. Düzenlemeler, bu tür belgelerin bakımı ve oluşturulmasına ilişkin belirli kurallar belirlemektedir. Bunlar ihlal edilirse veya vergi müfettişlerinin şüpheleri varsa, yalnızca belgeyi yeniden düzenlemekle kalmayacak, aynı zamanda büyük bir para cezası da ödeyeceksiniz. Özellikle ihlal ilk değilse.
- Kesinlikle hatasız (noktalama işaretleri dahil) ve lekesiz yazın. Elektronik belgelerde yazım hatalarından kaçının.
- Herhangi bir kalemi kullanabilirsiniz. Ancak yazarken bulaşmayacak olanların seçilmesi tavsiye edilir - bu, kabul edilemez olan kağıda kir yayacaktır.
- Bir tür ticari işlemin gerçekleştirileceği varsayımı durumunda belgelerin düzenlenmesi gerekmektedir. Son çare olarak (ki bu kesinlikle önerilmez), operasyondan hemen sonra bir ön rapor hazırlayıp gönderebilirsiniz.
- Dijital biçimde sunulan hesaplanan tüm verilerin kesinlikle kelimelerle kopyalanması gerekir.
- İlk formda ayrıntıları dolduracak veri yoksa oraya bir çizgi koymanız gerekir. Boş hat bırakmak kesinlikle yasaktır.
Muhasebecinin birincil belgeleri doldurma konusunda ne kadar sorumlu olursa, kuruluşun gelecekte o kadar az sorunla karşılaşacağını unutmamak önemlidir.
Zaten bir hata yapılmışsa ne yapmalı?
Bir veya daha fazla birincil belgeyi düzeltmenin gerekli olduğu bir durumda, neyin yapılabileceğini ve yapılamayacağını bilmeniz gerekir. Yani hataları düzeltirken şunları yapabilirsiniz:
- Yanlış bilginin üzerini çizin ve yanında doğru bilgiyi belirtin. Bilgiyi düzelten kişinin imzasının yanı sıra “Düzeltilene inanın” talimatı ve düzeltmenin yapıldığı tarihin de belirtilmesi gerekmektedir.
- Ek notlar alın. İşlemlerin toplam değerleri gerçekleştirilmişse kullanılır, ancak sonuç olarak biraz daha yüksek olduğu ortaya çıkar. Bu durumda bakiyelerin yeni bir belgeye kaydedilmesi ve cari veya bir sonraki raporlama döneminde dikkate alınması gerekir.
- Geri alma işlemini gerçekleştirin. Yani, girişi negatif değerler kullanarak düzeltin: yanlış verileri kırmızı macunla yazın ve ardından doğru verileri yanına belirtin.
Birincil muhasebe belgeleri kurumda meydana gelen ticari işlemleri yansıtacak şekilde tasarlanmıştır. Onlardan gelen sistematik veriler, raporlamanın temelini oluşturan kayıtlara ve muhasebe günlüklerine aktarılır. Listesi muhasebe politikası tarafından onaylanan bu birincil muhasebe belgeleri uygulamada kullanılmaktadır. Uygulamada kullanılması önerilen formlar Devlet İstatistik Komitesi kararlarında verilmektedir:
- 01/05/2004 tarih ve 1 No'lu;
- 30 Ekim 1997 tarih ve 71-a sayılı;
- 18 Ağustos 1998 tarih ve sayı: 88;
- 25 Aralık 1998 tarih ve 132 sayılı;
- 11 Kasım 1999 tarih ve sayı 100;
- 21 Ocak 2003 tarihli, Sayı 7.
Nakit türündeki birincil muhasebe belgeleri birleştirilmiş formlarla aynı olmalıdır; işletmelerin diğer formları değiştirmesine izin verilir.
Muhasebede birincil belge türleri
Birincil belgeler harici ve dahili olabilir. Birinci kategori, ödeme talebi olan karşı taraflardan gelen faturaları içerir; ikinci grup ise avans raporları, faturalar ve nakit havaleleri içerir.
Birincil muhasebe belgelerinin formları şu şekilde sınıflandırılabilir:
- idari tür (vekaletname, emir);
- yürütme (hareket);
- muhasebe belgeleri (kuponlar, sertifikalar).
İçerdikleri bilgi hacmi kriterine göre birincil belge türleri, birleştirilmiş birincil ve basit birincil olarak ikiye ayrılır.
Birincil muhasebe belgeleri için ne geçerlidir?
2013 yılından bu yana, birleştirilmiş formların çoğu, doğası gereği tavsiye niteliğindedir. Uygulamada orijinal haliyle kullanılmasına veya muhasebe ve yönetim muhasebesinin özellikleri dikkate alınarak değiştirilmesine izin verilir. Sabit varlıklar arasından varlıklarla yapılan işlemleri yansıtmak için birincil belgelere ne uygulanır:
- Kabul ve Transfer Sertifikası olan Form OS-1.
- Form OS-1a, binalar ve kalıcı yapılar biçimindeki varlıkların alınması ve elden çıkarılması gerçeğini kaydetmek için kullanılır.
- Form OS-4, bu olmadan bir varlığın silinmesini göstermek imkansızdır.
- İki tür envanter kaydı vardır - maddi olmayan duran varlıklarla (INV-1a) sabit varlıklar (INV-1) için.
Personel kayıtlarının yönetiminde birincil muhasebe belgeleri için geçerli olanlar:
- belirli bir çalışanla iş ilişkisinin başlangıcının kaydedilmesi sırasında, ana birincil form, işe alımın T-1 formunda kaydedildiği bir emir olacaktır;
- Çalışanların özlük kartlarının T-2 formunda tutulması zorunludur;
- işçilerin istihdamı, personel tablosu tarafından T-3 formunda oluşturulan pozisyon tablosuna uygun olarak gerçekleştirilir;
- tatil programları biçimindeki birincil muhasebe belgeleri (T-7 formu);
- Belirli bir çalışana izin verilmesine ilişkin emirler, dinlenmenin kesin şartlarını ve tarihlerini gösteren T-6 formuna göre hazırlanır;
- İşten çıkarılma üzerine, T-8 veya T-8a formlarındaki siparişler gibi birincil muhasebe belgeleri hazırlanır.
Personele ücretlerin tahakkuk ettirilmesi ve ödenmesi alanındaki birincil belgelerin listesi aşağıdakilerden oluşur:
- çalışılan saatlerin zaman çizelgesinin kaydedilmesi için formlar (T-12 ve T-13'ün manuel ve otomatik olarak doldurulması için formlar);
- çeşitli maaş bordroları (T-49 ve T-53);
- kişisel hesaplar (T-54 belgesini oluşturur).
Birincil muhasebe belgeleri - orijinal hallerinde kullanılmak üzere zorunlu nakit formlarının listesi:
- KO-1 formuna nakit makbuz emri denir. Form A5 kağıdına doldurulur.
- A5 boyutunda kağıda basılan, gider kasa talimatı olan Form KO-2.
- Gelen ve giden belgelerin kaydedildiği Form KO-3.
- Muhasebe departmanındaki ana belgeler KO-4 (numaralı, dişli ve mühürlü kasa defteri) ve KO-5 (kasiyer tarafından kabul edilen ve verilen parasal kaynakları yansıtan defter) formlarıdır.
Birincil belgeler arasında sözleşmeler, faturalar, faturalar, kanunlar, vekaletnameler, satış makbuzları, limit kartları (M-8 formları) ve fatura talepleri (M-11) yer alır. Yaygın inanışın aksine fatura, birincil belgeler kategorisine ait değildir - bu sonuç, Maliye Bakanlığı'nın 25 Haziran 2007 tarih ve 03-03-06/1/392 sayılı mektubunda yer almaktadır.
Birincil muhasebe belgeleri - gerekli ayrıntıların listesi
Muhasebe politikası tarafından onaylanan birincil belgelerin listesi yalnızca gerekli ayrıntıları içeren formları içerebilir:
- belgenin tam adı;
- uzman tarafından kayıt tarihi;
- bu belgeyi oluşturan şirket hakkında bilgi;
- birincil belge, gerçekleştirilen işlemin içeriğinin özünü yansıtmalıdır;
- bir kuruluşun ekonomik yaşamındaki olayları değerlendirmek için metrelerce doğal ve parasal çeşitlilik;
- tüm birincil muhasebe belgelerinin ticari ürünler için sayısal özellikleri vardır;
- belgeyi şirket çalışanlarından hangisinin derlediği ve belgede belirtilen verilerin doğruluğundan kimin sorumlu olduğu hakkında bilgi;
- Listesi şirkette kullanılan birincil muhasebe belgelerinin sorumlu kişiler tarafından imzalanması gerekir.
Önemli bir özelliği, belge formunun elektronik ortamda doldurulması halinde, birincil kayıtların tutulmasından sorumlu yetkililerin elektronik imzasıyla desteklenmesidir. Listesi baş muhasebeci tarafından derlenen ve şirket yönetimi tarafından onaylanan tüm birincil muhasebe belgeleri yasal güce sahiptir.
Birincil muhasebe, belirli ticari işlemlerin tamamlandığına dair belgesel kanıttır.
Bu tür belgesel kanıtlar tam yasal güce sahiptir ve ana aracı birincil muhasebe belgeleridir.
Birincil belge formları ve türleri
Hangi tür işlemin yansıtılması gerektiğine bağlı olarak, birincil muhasebe belgeleri standart veya özel bir biçime sahip olabilir.
Birincil muhasebe belgelerinin ilk biçimi, bir veya birkaç sektördeki çoğu işletme için tipik olan homojen ticari işlemleri kaydederken kullanılır.
Basitçe söylemek gerekirse ülkemizdeki çoğu kuruluşun gerçekleştirdiği rutin işlemler için.
Son derece uzmanlaşmış operasyonlar için özel bir üniforma gereklidir
Birincil belgeler şunları içerir:
- para emirleri,
- nakit makbuzları ve ödeme emirleri,
- irsaliyeler,
- faturalar vb.
Herhangi bir birincil belge aşağıdakileri içermelidir:
Ayrıca okuyun İşgücü verimliliği. Hesaplama formülü
Birincil belgeleri doldurma kuralları
Tüm birincil muhasebe belgeleri açık ve doğru bir şekilde doldurulmalıdır.
- Tükenmez kalem, mürekkepli kalem, bilgisayar donanımı ve daktilo kullanılmasına izin verilir.
- Birincil belgeler, bir ticari işlemin planlandığı anda hazırlanmalıdır.
- Bazı durumlarda (bunun için nesnel nedenler olduğunda), gerekli belgeler operasyondan hemen sonra oluşturulabilir.
Günümüzde çoğu kuruluş, birincil belgeler için hazır standart formlar kullanıyor: faturalar, siparişler, faturalar, kuponlar, ekstreler vb.
Birincil muhasebe belgeleri iki türe ayrılır: dış ve iç.
Dış belgeler kuruluşa (şirkete) dışarıdan gelir.
Gönderen, devlet kurumları, üst düzey kuruluşlar, bankalar, vergi müfettişlikleri (bu durumda bunlar birincil vergi muhasebesi belgeleridir), kurucular, tedarikçiler, alıcılar vb. olabilir.
Standart bir forma göre derlenirler.
Dış muhasebe belgesine örnek olarak tedarikçiden gelen fatura, ödeme emri, ödeme talebi, ödeme emri-talebi vb. verilebilir.
İç muhasebe belgeleri yalnızca kuruluş içinde oluşturulur
Buna karşılık, iç muhasebe belgeleri aşağıdaki birincil belge türlerine ayrılır:
- Yönetim. Belirli işlemlerin gerçekleştirilmesine ilişkin belirli emir veya talimatları içeren belge türleri;
- aklayıcı (yönetici). Bu tür belgeler belirli bir operasyonun gerçeğini vurgulamaktadır. Örnek olarak, malzemelerin (malların) kabulü eylemini, teslim alma emirlerini, üretilen ürünlerin kabulü eylemini, sabit varlıkların kabulü ve elden çıkarılması eylemini vb. alabiliriz.
- birleştirildi. Hem aklayıcı hem de idari nitelikte bir belge türüdür. Bunlar bordro ekstreleri, nakit makbuz emirleri (belgeler), gider raporları vb.;
- muhasebe kaydı. Bu tür belgeler, birincil belgelerin standart biçiminin bir ticari işlemin kaydedilmesi için uygun olmaması durumunda düzenlenir. Örneğin dağıtım sayfaları, sertifikalar vb.
Birincil belgelerdeki düzeltmeler
Deneyimli bir muhasebecinin bile birincil belgeyi hazırlarken hata yaptığı zamanlar vardır.
Her muhasebeci hangi belgelerin birincil belgelere ait olduğunu bilmelidir. Bunun nedeni, muhasebenin temeli olan bu belgelerin olmasıdır. Ticari işlemlerin gerçekleştirildiği gerçeğini kanıtlarlar. Acemi bir muhasebe uzmanının bunun ne olduğunu, neden birincil belgelere ihtiyaç duyulduğunu, bunların nasıl derlenip saklanacağını anlaması gerekir. Aksi takdirde düzenleyici otoritelerle yaşanan sorunların önüne geçilemez.
Tüzel kişiler ve özel girişimciler, yalnızca belirli birincil belgelere dayanarak birbirlerine fon aktarabilirler. Birincil raporun ticari işlem gerçekleşmeden önce hazırlandığı varsayılmaktadır, ancak mevzuat, işlemin tamamlanmasından sonra hazırlanması olasılığını dışlamamaktadır, ancak bunun için iyi nedenlerin olması gerekir.
Sevgili okuyucular! Makale yasal sorunları çözmenin tipik yollarından bahsediyor, ancak her durum bireyseldir. Nasıl olduğunu bilmek istersen sorununuzu tam olarak çözün- bir danışmanla iletişime geçin:
BAŞVURULAR VE ÇAĞRILAR HAFTANIN 7 GÜNÜ 24 SAAT KABUL EDİLİR.
Hızlıdır ve ÜCRETSİZ!
Hem birincil hem de özet muhasebe belgeleri aşağıdaki ayrıntıları içermelidir: formun adı; derlendiği tarih ve yer; bunu hazırlayan şirketin tam adı; fon transferi için hangi hesapların kullanıldığı; Sorumlu yetkilinin tam adı vb.
Ne için ihtiyaçları var?
Birincil belgeler (PD) muhasebenin zorunlu bir bileşenidir. Ticari işlemler sırasında derlenirler ve bu tür işlemlerin tamamlandığına dair kanıt görevi görürler. Bir işlemi gerçekleştirirken farklı sayıda birincil belge söz konusu olabilir: bu, uygulamanın özelliklerine bağlıdır.
İşlem sırasında yapılması gereken işlemlerin listesi:
- Alıcıyla bir sözleşme imzalamak. Kalıcı ise, birkaç işlem için bir sözleşme imzalayabilirsiniz, ancak bu durumda işin zamanlamasını, ödeme işlemlerinin sırasını ve diğer nüansları hemen tartışmaya değer.
- Ödeme için fatura düzenlemek.
- Nakit ödemeden bahsediyorsak, onayı nakit makbuz (veya satış makbuzu) olan doğrudan ödeme veya para banka havalesi yoluyla aktarılıyorsa ödeme kartları.
- Mal sevk edildiğinde yüklenici müşteriye faturayı verir.
- Hizmetlerin eksiksiz olarak sağlanmasından sonra yüklenici, müşteriden tamamlama sertifikası almalıdır.
Mevcut türler
Çeşitli işlemleri gerçekleştirirken en sık kullanılan 6 ana PD muhasebesi türü vardır:
| Sözleşme | Sözleşme, işlemin taraflarının hak ve yükümlülüklerini belirler. Sözleşme, hizmetlerin sağlanması veya malların satışı için hazırlanabilir. Medeni Kanun sözlü bir sözleşme yapma olasılığını dışlamamaktadır, ancak herhangi bir sorun çıkması durumunda yalnızca iki tarafça imzalanan bir belgenin, mağdur tarafın yargı organındaki haklarını ve çıkarlarını koruyabileceği unutulmamalıdır. karşı tarafın yükümlülüklerini yerine getirmemesi. |
| Fatura teklifi |
|
| Ödeme belgeleri | Bu, müşterinin üretici tarafından düzenlenen faturayı ödediğinin teyididir. Bu tür belgelerin çeşitli türleri vardır: ödeme talepleri, siparişler ve çekler, katı raporlama formları. |
| Paket listesi |
|
| İşin performansına veya hizmetlerin sağlanmasına ilişkin hareket | Çift taraflı belge. Yalnızca yapılan işin gerçeğini değil, aynı zamanda ürün veya hizmet için ödenen bedeli de doğrular. Bu belge aynı zamanda tarafların birbirlerine karşı yükümlülüklerini tam olarak yerine getirdiklerini ve karşılıklı herhangi bir iddialarının olmadığının kanıtı niteliğindedir. |
| Fatura | İndirim için sunulan KDV tutarlarının kabulüne temel oluşturan önemli bir belgedir. Açıkçası bu belge KDV mükellefi olan yapılar için çok önemlidir. |
Birincil muhasebe belgelerinin listesi
Dolayısıyla, birincil muhasebe belgelerinin listesi şuna benzer:
| Anlaşma | Müşteriyle yazılı olarak sonuçlandırıldı. Kanunun bu tür bir sözleşmenin sözlü şeklini yasaklamadığını söylemek önemlidir; ancak taraflar çoğu zaman sözleşmede öngörülen hak ve yükümlülüklerin kağıt üzerinde kaydedilmesini tercih etmektedir. |
| Kontrol etmek | Ödemenin yapılmasına ilişkin ayrıntıları ve satın alınan malların adını içerir. |
| Makbuz (satış veya nakit makbuz) veya kesin raporlama formu | Nakit ödeme yapılması durumunda verilir. Nakit dışı ödeme durumunda, mal veya hizmet alıcısının elinde, ödeme teyidi olarak bankacılık yapısı tarafından onaylanmış bir ödeme belgesi bulunur. |
| Fatura | Malların nakliyesi sırasında verilir. |
| Hizmet sağlama veya iş yapma kanunu | Hizmetlerin eksiksiz olarak sağlanmasından sonra sağlanır. |
“Birincil muhasebe belgesi” kavramının tanımı, Rus Vergi Kanunu'nun 60-1. Maddesinde verilmektedir: birincil belgeler, bir işlemin tamamlandığının veya onu gerçekleştirme hakkını veren bir olayın bulunduğunun belgelenmiş kanıtıdır. Bu tür belgeler kağıt üzerinde olabileceği gibi elektronik ortamda da olabilir. Muhasebe bu tür belgelere dayanarak gerçekleştirilir.
Madde 60-2, bu tür belgelerin formlarını ve bunların yürütülmesine ilişkin gereklilikleri sağlar.
Birincil belgeleri tanımlayan ve aynı zamanda biçimlerini de tanımlayan bir diğer düzenleyici kanun, muhasebe ve mali raporlama kanunudur.
Rusya, vergilerin muhasebeleştirilmesi ve ödenmesine ilişkin mevzuatın dönemsel olarak değiştiği bir ülkedir. Formların değiştirilebileceği veya eklemeler yapılabileceği göz önüne alındığında, hangi değişikliklerin Maliye Bakanlığı da dahil olmak üzere çeşitli devlet kurumları tarafından onaylandığını takip etmeniz gerekir. Örneğin 2019 yılının başında daha önce serbest formu olan muhasebe sertifikası formu onaylandı.
İdari Suçlar Kanunu, bir kuruluşta birincil belgelerin bulunmaması durumunda bir takım yaptırımlar öngörmektedir; bunlar Kanunun 276. maddesinde tanımlanmaktadır.
Genel kullanım talimatları
PD, belirli işlemlerin muhasebeleştirilmesine başlamanın ve muhasebe kaydına giriş yapmanın temelini oluşturur. Böyle bir belge, bir ticari işlemin tamamlandığına dair yazılı kanıt görevi görür.
Formları resmi olarak onaylanmayan bu birincil muhasebe belgeleri, uygun bir emir verilerek kuruluş başkanı tarafından onaylanır. Yasaların gerektirdiği tüm zorunlu ayrıntıları içermelidirler.
Bu tür belgeler kağıt üzerinde hazırlanmalı ve belgeyi derleyen kişinin imzasıyla desteklenmelidir. Elektronik belge kullanılıyorsa elektronik imza ile imzalanması gerekir.
Birleşik PD formlarının kullanılması zorunlu değildir. Bunun istisnası, yetkili yapılar tarafından onaylanan nakit belgelerdir.
PD formu aşağıdaki zorunlu verileri içermelidir:
- Belgenin başlığı;
- operasyonun kesin tarihi;
- ekonomik operasyonun fiziksel ve değer açısından nelerden oluştuğu;
- belgeyi oluşturan yapının adı;
- belgenin doğru şekilde yürütülmesini sağlamaktan sorumlu kişiler hakkında bilgi.
Bu tür belgeler aşağıdaki gruplara ayrılır:
- ücret muhasebesi;
- gerçekleştirilen nakit işlemlerinin muhasebeleştirilmesi;
- sabit varlıkların muhasebeleştirilmesi;
- inşaat ve onarım işlerinin muhasebesi.
Doldurma kuralları
Raporlama belgeleri düzgün ve anlaşılır bir şekilde hazırlanmalıdır.
Temel Kurallar:
- Tükenmez kalem ve mürekkepli kalem kullanımına izin verilir, bilgisayar ve daktilo kullanabilirsiniz;
- bu tür belgeler işlemin henüz planlandığı anda hazırlanmalıdır;
- bunun nesnel nedenleri varsa, operasyondan sonra belgelerin hazırlanmasına izin verilir;
- belge olası tüm ayrıntıları yansıtıyor;
- Herhangi bir bilgi eksikse tire eklenebilir.
2019 yılında PD hazırlamak için standart formlar kullanılmaktadır. Belgeler harici ve dahili olarak ayrılmıştır.
İlk kuruluş dışarıdan alır: devlet kurumlarından, üst kuruluşlardan, bankacılık yapılarından, vergi makamlarından vb. Harici belgelere örnekler: faturalar, ödeme emirleri veya hak talepleri. Dahili belgelere gelince, bunlar doğrudan kuruluşta düzenlenir.
Belgenin yanlış doldurulması durumunda kuruluş vergi matrahını belirlemekte zorluk yaşayacak ve bu da vergi servisiyle anlaşmazlıklara yol açabilecektir.
İçerik Düzeltme
Bir belgeyi birden fazla kez hazırlayan deneyimli bir muhasebecinin bile hata yaptığı görülür. Bunu ancak belge muhasebeye yansıtılmadığında, yani kaydedilmediğinde düzeltmek mümkündür. Vuruş kullanarak düzeltme yapmanın kabul edilemez olduğunu hatırlamanız gerekir.
Yalnızca aşağıdaki üç yöntemi kullanabilirsiniz:
- ek giriş;
- tersine çevirme yöntemi;
- düzeltme yöntemi.
İkincisi, muhasebe kaydında bir hata yapıldığında uygulanır, ancak hesapların yazışmasını etkilemez. Bu yöntemin bilanço düzenlenmeden önce kullanılması uygundur. Bu durumda yanlış sayının veya başka bir işaretin üzeri ince bir çizgiyle çizilmeli ve yanında doğru değer belirtilmelidir. Yan tarafta “düzeltilmiş inancı” belirtin ve tarihi ve imzayı koyun.
Gerçekleştirilen işlemin tutarının eksik tahmin edilmesi durumunda ek bir giriş yapılması uygun olacaktır.
Geri alma yöntemi, negatif bir sayı kullanarak yanlış bir girişi düzeltmeyi içerir. Yanlış numara kırmızı mürekkeple gösterilir ve normal renkte yazılan doğru giriş hemen yapılır.
Mutabakat raporuna ilişkin açıklamalar
Uzlaşma eylemleri yasal olarak birincil belgelerle ilgili değildir ve bu nedenle düzenleyici belgeler tarafından düzenlenmez. Tüzel kişi statüsündeki şirketler veya bireysel girişimciler arasında belirli bir süre için yapılan karşılıklı anlaşmaları gösterir.
Bu tür bir belge, muhasebecilerin inisiyatifiyle kullanılır, çünkü onun yardımıyla kuruluşun çıkarlarını koruyan bir dizi tartışmalı konuyu çözmek mümkündür.
Hangi durumlarda bir uzlaşma raporu hazırlamak önemlidir:
- satıcı geniş bir ürün yelpazesi sunduğunda;
- ödemelerin ertelenmesi durumunda;
- ürünün fiyatı yüksekse;
- Taraflar arasında düzenli nitelikte bir ilişki varsa.
