Интервюирахме над 2000 ръководители и измислихме действията, които ще направят работата ви възможно най-ефективна. Изтеглете и запазете петте най-необходими контролни листа за мениджъра.
номер 1. Контролен списък, който да донесете на интервюто си
Ще помогне:
- изберете само хората, от които се нуждаете;
- вземете информирано решение на интервюто;
- не се поддавайте на чара на кандидата.
номер 2. Контролен списък за ефективно делегиране на правомощия
Ще помогне:
- определете колко ефективно делегирате правомощия;
- откриване и коригиране на грешки при делегиране;
- промяна на подхода към делегирането на задачи.
Номер 3. Контролен лист за идентифициране на грешки в работата на компанията
Ще помогне:
- намирам слаби страниотдел продажби;
- да коригира евентуални управленски грешки преди края на годината;
- увеличаване на основните показатели на компанията.
номер 4. Контролен лист за проверка на вашата търговска оферта
Ще помогне:
- дефинирам слаби меставашето бизнес предложение;
- разграничете вашето търговско предложение от останалите;
- постигнете реализация до 50% от вашата търговска оферта.
номер 5. Контролен списък: разберете дали сте изправени пред данъчна проверка
Ще помогне:
- определите дали вашата компания е изложена на риск от непланиран одит;
- да избегна възможни проблемис данъчните власти;
- предпазете се от данъчна проверка на място.
Случайно откри интересен инструмент за формиране на добри навици. Първо ще разкажа историята, а след това ще дам самия инструмент.
Изправени пред такъв проблем
Започнах да си лягам късно, често след зазоряване. В резултат ставаше късно, не заспиваше и се чувстваше по-зле през целия ден. До вечерта бях много уморен, но не можех да спя и бях глупав по телефона. Беше един порочен кръг.
Опитах да настроя аларми и напомняния
Започнах с обикновен будилник за вечерта. Сигналът означаваше, че е време за лягане. Но алармата не помогна. Той ме хвана по средата на някаква работа и аз го изключих, първо с леко раздразнение, а след това на пълен автоматик.
Опитах се да си поставя събитие в календара с известие на екрана, в пощата и на телефона:
А сега спираш да правиш това, което правиш там и отиваш да спиш. Иначе П*****ц!
Уведомленията идваха незабавно на всички устройства и звучаха като огнестрелен залп. Отначало това направи впечатление на мозъка и той се подчини. След това няколко пъти ме хвана залпът в Skype, който не можеше да бъде прекъснат бързо и трябваше да игнорирам известията. Известията вече не изглеждат задължителни. Скоро възприеманото значение се промени на „трябва да поспите един час“. Вече не се изискваше да реагират незабавно, така че мозъкът бързо се научи да ги игнорира напълно. Провал!
Време беше да сменим тактиката.
Реши да събере информация
Започна лист А4 с 4 реда:
- Събуди се отпочинал
- Станах преди 10 часа
- Легнете до 24 часа
- Легнете без екрани
Сложих това парче хартия с химикал на масата в банята. На сутринта мозъкът видя листо и постави 4 кълца на машината.
Нищо не се случи няколко седмици и тогава магията започна.
- Забелязах и усетих връзката: „легнах без екрани – събудих се отпочинал“. Даваше сила.
- Разбрах връзката между листовката и реалността. Появи се вълнението от управлението на числени показатели.
- Вече не можех да пренебрегвам напомнянията толкова лесно. Преди това пропуснато напомняне изчезна завинаги. На следващия ден пристигна нов, който също изчезна безследно. И сега всичко попада на масата. Пропуснатите напомняния не изчезват, а се обобщават.
Този механизъм е изключително успешен.
„Настроението“ стана отделен показател. Така разбрах, че 15 минути медитация на ден стабилно и надеждно повишават настроението ми с една. Музика, комуникация с приятели, мощен мотоциклет и активен спорт също правят това. За мен това вече не е „книжно“ знание, а „вътрешно“. Тоест въз основа на което действам.
След това механизмът се премести онлайн
Преминаването онлайн е голям риск, защото самият лист хваща окото ви всяка сутрин и трябва да запомните специално за програмата. Щях да започна да пропускам дни и системата щеше да се срине. Затова замених листа със стар iPad, оставих там само 1 програма и я поставих точно на същото място. За надеждност създадох ежедневна задача „Попълнете личен контролен списък“.
В магазина за приложения нямаше специално приложение, но Google Sheets се справи добре с функцията. Вижте екранна снимка в началото на публикацията.
Резултат
Минаха 6 месеца, полетът е нормален. Вече няма проблеми със съня, почти всички останали показатели са в зелената зона. Средното настроение се повишава от 5-6 на 7-8. И за мен това не са само числа!)
Ето шаблона на финалната маса, можете да копирате и адаптирате към вашите нужди. Открояването се конфигурира ред по ред с помощта на условно форматиране. Но лист хартия и химикал са по-готини, честно казано.
В тази статия ще разгледаме примерен контролен списък. Това е името на удобен и разбираем начин за управление на всяка сложна или многоетапна операция. Обхватът на приложение на контролните списъци е толкова широк, че информацията за тях ще бъде полезна едновременно за творчески хора, ученици и студенти, предприемачи, ръководители на компании и специалисти в различни области.
Дори понятието „контролен списък“ да ви изглежда непознато, почти със сигурност сте се срещали с него повече от веднъж. Най-често това е името на списък от последователни действия (или стъпки), които трябва да бъдат предприети, за да се постигне дадена цел. Може да се използва и за проверка на изпълнението на всички елементи или операции за решаване на проблем.
Най-просто казано, това е списък от действия, които трябва да бъдат извършени едно след друго, за да се стигне до крайния резултат.
Обхватът на използване на такива листове е толкова широк, че с висока степен на сигурност можем да кажем: всеки човек някога е съставял „списък със задачи“ за себе си.
В тази статия обаче ще разгледаме как контролните списъци помагат в предприемачеството и организацията на работата на отделни лица и цели компании.
„Чеклист“ е списък от действия, които трябва да бъдат извършени едно след друго, за да се стигне до крайния резултат.
В какви области се използват контролни списъци?
Ползите от контролните листове за производство вече са оценени от много предприемачи, мениджъри и служители. Когато трябва да работите в режим на многозадачност (а в съвременните условия това се случва почти през цялото време), списъкът със задачи помага да се контролира изпълнението на всички операции. В този случай не е необходимо да се имат предвид всички цели и задачи.
Най-честите контролни списъци в повечето различни формиможе да се намери в:
- авиация (преди излитане пилотите проверяват готовността на самолета по специална процедура);
- строителство;
- медицина (от процедури до най-сложните хирургични операции);
- счетоводство и одит;
- управление, включително продажби;
- образование.
По този начин контролните списъци се използват в области, където се изисква постоянна концентрация и успехът на цялото събитие зависи от изпълнението на всеки елемент (а в авиацията и медицината - живота на хората). Нека да разгледаме различните видове контролни списъци.
Използване на контролни списъци в избрани индустрии
Произхождащи от авиационната индустрия, контролните списъци отдавна са надраснали употребата си само в една индустрия. Въпреки убеждението на някои хора, че най-важното не може да се забрави, практиката показва обратното. AT модерен святима много разсейващи фактори, така че понякога дори автоматично действие се изпълнява с грешка. За да избегнете това, е разумно да използвате контролни списъци. Как се използват в различни области?
Контролни списъци за обслужване на храни
В заведенията за обществено хранене контролните листове се използват постоянно, а не в един екземпляр. Например контролен списък за отваряне на ресторант помага на мениджърите и служителите да подготвят заведението за отваряне, като гарантира приетите стандарти за обслужване.
За всяка смяна обикновено се изготвя отделен лист, в който се посочват номерът, датата и фамилията на ръководителя. В такъв случай контролен лист - всъщност отчетен документ. В случай, че нещо не върви по план, мениджърът може да го проучи и да разбере какви грешки са допуснати от мениджъра.
- Проверка на плана за събития за деня (рождени дни, годишнини).
- Проверка на пари в касата.
- Организация на почистването.
- Наличието на отчетни листове в кухнята и в тоалетната.
- Проверка на всички служители (късно, външен види т.н.).
- Първи стъпки в кухнята.
Разбира се този списък е приблизителен, всеки ресторант разработва свой собствен. Отделно може да се разработи процедура за всяка длъжност, например контролен лист за сервитьори в ресторант, за работници в кухня и др. Такива документи обикновено се съхраняват за кратко време, не повече от месец (в случай на проблемна ситуация).
В заведенията за обществено хранене контролните листове се използват постоянно, а не в един екземпляр.
Контролни списъци за почистване
В областта на професионалното почистване чеклистите също са намерили широко приложение. Например контролен списък за почистване на стаи. Пример за такъв списък може да бъде направен в няколко версии:като план за действие и като отчетен документ. Нека разгледаме и двата варианта.
Като план за действие контролните списъци за почистване обикновено се използват от професионални почистващи компании, когато предоставят услуги на организации и частни клиенти. Тъй като в този случай говорим за професионално почистване, списъкът с действия помага да се постигне необходимото ниво на качество. Може да включва елементи като:
- Почистване на прах, мокро почистване, поддръжка на мебели.
- Миене на прозорци.
- Миене на подове.
Смисълът на този лист е да помогне на служителя да се ориентира на мястото, изпълняваме всички точки и предоставяме почистващи услуги с най-високо качество, така че клиентът да няма оплаквания. По желание на клиента в контролния лист могат да бъдат включени и други задачи.
Също контролните списъци могат да се използват като отчетен документнапример за почистване на тоалетни. Почти всички хора са попадали на такива листове. Обикновено те висят в тоалетните на кафенета и ресторанти. Елементите на такива списъци не съдържат списък със задачи, а времето за почистване. След почистване, служителят поставя своя подпис пред всеки артикул. Такъв документ помага на управителя на заведението да контролира и проверява навременното завършване на почистването.
Контролни списъци за продажби
Всички служители, участващи в активни продажби, трябва да използват контролни списъци, за да подобрят представянето си. На първо място, контролните списъци са необходими за организиране на комуникацията с клиента, особено по телефона.
Повечето студени обаждания завършват с неуспех, тъй като мениджърът не комуникира с клиента, а му чете готовия текст. Освен това дори за всеки въпрос или „възражение” мениджърите имат шаблон. Това е удобно в работата - не е нужно да мислите и съставяте отговора си - но на практика е абсолютно безполезно. Клиентите не харесват този подход.
Контролният списък може да помогне за създаването на по-оживен разговор и следователно да увеличи вероятността от продажба. Контролният списък на мениджъра по продажбите трябва да включва следните елементи:
- Запознанство.
- Цел на обаждането.
- Изречение.
- Уточняване на детайли, диалог с клиента, отговори на възражения.
- Разпродажба (покана и др.).
- Раздяла.
Тази опция е по-добра от готовия алгоритъм за продажби, когато мениджърът чете шаблонни фрази с монотонен глас. Може да е по-трудно за работа в ранните етапи, но накрая ще бъде по-ефективно, тъй като е по-скоро индивидуален подход към клиента.
Също така списъци за проверка могат да се използват за оценка на представянето не на отделен мениджър, а на целия търговски отдел. В този случай те съдържат въпроси като:
- Компанията разработила ли е маркетингова стратегия?
- Съобщен ли е планът за продажби на служителите?
- Разработени ли са алгоритми за продажби и контролен списък на служителите?
- Има ли клиентска база?
- Колко обаждания на ден правят служителите?
- Колко обаждания на продажби на служител?
- Колко средно продължава един телефонен разговор?
- Как се изпълнява планът за продажби (на ден, на седмица, на месец).
По този начин постоянният мониторинг и методичното изпълнение на всички точки ще подобри ефективността на всеки служител, особено в областта на продажбите. Важно е лидерите на организациите да приемат сериозно списъци за проверка и да възпитат навика да използват този тип управление на времето във всички служители.
Всички служители, участващи в активни продажби, трябва да използват контролни списъци, за да подобрят представянето си.
Как контролният списък помага на тайните клиенти
Задачата на таен клиент е цялостна оценка на работата на отделен продавач и на целия магазин като цяло.В този случай списъкът с измерени параметри е незаменим. Обикновено в такива списъци елементите се оценяват по петобална скала или просто да / не. Контролният списък за таен клиент трябва да включва следните елементи:
- Контакт с купувача:
- продавачът излиза пръв, появява се;
- приятелски настроен, учтив;
- чист външен вид;
- заинтересовани, усмихнати.
- Собственост на информацията:
- идентифицира нуждите на купувача чрез задаване на въпроси, включително открити и уточняващи;
- говори за продуктите, които представляват интерес за клиента;
- предлага аналози, за които купувачът не знае;
- уверено притежава материала за стоките.
- Представяне на фирмените услуги:
- говори за текущи промоции и отстъпки;
- предлага участие в програми за лоялност (издаване на карта, получаване на бонуси, абониране за бюлетин).
- Работа с възражения:
- не говори отрицателно за мнението на купувача, не го нарича погрешно;
- не спори открито, предлага алтернатива;
- представя добре аргументирани контрааргументи.
- Край на продажбата:
- обобщава диалога;
- информира за допълнителни свойства на продукта, които не бяха обсъдени в предишния разговор;
- разказва процедурата за извършване на покупка (къде е пробната, къде е касата, къде е зоната за издаване и т.н.);
- благодаря за покупката и избора на магазина.
Има както по-прости, така и по-сложни версии на контролни списъци за тайно пазаруване. въпреки това Колкото повече подробности разкрие тайният клиент, толкова по-добре., така че е по-добре да се разработи достатъчно обемна и подробен въпросникза служителите в магазина.
Контролни списъци в управлението на личното време
Контролните списъци могат да се използват не само за организиране на работата на предприятията, но и при лично планиране.Например, ако компанията не използва контролни списъци, но служителят вижда необходимостта от това, той трябва да създаде такъв списък за себе си.
Това ще опрости изпълнението на текущата работа, ще идентифицира най-ефективните алгоритми за извършване на определени операции. Работата по контролен списък ще облекчи част от психологическата тежест - дори сложен проект, разбит на части, става по-изпълним. А липсата на риск от забравяне на нещо е приятен бонус при планиране.
Работата по контролен списък ще облекчи част от психологическото бреме - дори сложен проект, разделен на части, става по-осъществим.
Как да напиша добър контролен списък
За да работи контролният списък „както трябва“, трябва да го съставите правилно. Ето някои препоръки:
- Списъкът трябва да е прост и кратък. Не е необходимо да пишете подробно есе, трябва да подчертаете основното и да запишете колкото е възможно повече. с прости думи. С един поглед върху листа трябва да е ясно какво трябва да се направи.
- Елементите трябва да са последователни и взаимосвързани. Не забравяйте, че това е алгоритъм за постигане само на една цел. Контролният списък предполага поетапен подход към задачата. Тоест, преминете към втория параграф само след като завършите първия.
- Направете редакции. Записвайте всички промени, подобрения и подобрения в контролния списък.
- Ако правите личен контролен списък, направете го удобно за вас лично. Използвайте акценти, курсив, главни букви. В този случай не е нужно да се притеснявате колко ясен е листът за другите хора.
- Контролният списък трябва да се побира на 1 лист, ако го правите на хартия или да се побира в размера на екрана на компютър или телефон без превъртане, ако предпочитате електронната версия. Оптимално - 5-7 точки.
Къде да съхранявате контролния списък
В зависимост от предназначението на контролните списъци може да има няколко опции за тяхното съхраняване:
- Личните контролни списъци се съхраняват в дневници, както и в телефони и компютри. Най-простите контролни списъци „какво да не забравяте, когато излизате от къщата“ е подходящо да поставите на входната врата.
- Работните и служебните контролни списъци на служителите трябва да бъдат поставени на видно място на работното място или в електронен вид на работния плот на компютъра.
- Сборните контролни списъци трябва да бъдат поставени на места, където да са достъпни за всички служители, участващи в изпълнението им.
Заключение
Списък за проверка - страхотен вариантпланиране на работата и подобряване на нейната ефективност. Такива контролни списъци са намерили приложение в почти всички области на дейност: от авиацията и медицината до кетъринга и професионалното почистване. Добре разработеният алгоритъм ще ви помогне да подходите дори към най-сериозните и многоетапни задачи без страх.
