1. Setiap fakta kehidupan ekonomi harus didaftarkan pada dokumen akuntansi utama. Tidak diperbolehkan menerima dokumen akuntansi dokumen yang mendokumentasikan fakta-fakta kehidupan ekonomi yang belum terjadi, termasuk yang mendasari transaksi-transaksi khayalan dan palsu.
2. Rincian wajib dokumen akuntansi utama adalah:
1) nama dokumen;
2) tanggal pembuatan dokumen;
3) nama badan usaha yang menyusun dokumen tersebut;
5) nilai pengukuran alam dan (atau) moneter dari suatu fakta kehidupan ekonomi, yang menunjukkan satuan pengukuran;
6) nama jabatan orang (orang) yang menyelesaikan transaksi, operasi dan orang(-orang) yang bertanggung jawab atas pelaksanaannya, atau nama jabatan orang(-orang) yang bertanggung jawab atas pelaksanaan peristiwa yang diselesaikan ;
(lihat teks pada edisi sebelumnya)
7) tanda tangan orang-orang yang disebutkan dalam paragraf 6 bagian ini, yang menunjukkan nama belakang dan inisial mereka atau rincian lain yang diperlukan untuk mengidentifikasi orang-orang ini.
3. Dokumen akuntansi utama harus dibuat pada saat terjadinya fakta kehidupan ekonomi, dan jika hal ini tidak memungkinkan, segera setelah selesai. Orang yang bertanggung jawab untuk mencatat fakta kehidupan ekonomi memastikan transfer tepat waktu dokumen akuntansi utama untuk pendaftaran data yang terkandung di dalamnya ke dalam register akuntansi, serta keandalan data ini. Orang yang dipercayakan untuk memelihara pencatatan akuntansi dan orang yang dengannya suatu perjanjian telah dibuat untuk penyediaan jasa akuntansi tidak bertanggung jawab atas kesesuaian dokumen akuntansi utama yang dibuat oleh orang lain dengan fakta-fakta kehidupan ekonomi yang telah dicapai. Persyaratan tertulis dari kepala akuntan, pejabat lain yang dipercayakan dengan akuntansi, atau orang yang telah membuat perjanjian untuk penyediaan jasa akuntansi, mengenai kepatuhan terhadap prosedur yang ditetapkan untuk mendokumentasikan fakta-fakta kehidupan ekonomi, penyampaian dokumen (informasi) , yang diperlukan untuk memelihara catatan akuntansi, kepada pejabat yang dipercayakan untuk memelihara catatan akuntansi, atau kepada orang yang dengannya suatu perjanjian telah dibuat untuk penyediaan jasa akuntansi, adalah wajib bagi semua karyawan suatu entitas ekonomi.
(lihat teks pada edisi sebelumnya)
4. Bentuk dokumen akuntansi utama ditentukan oleh pimpinan suatu badan usaha atas usul pejabat yang bertanggung jawab menyelenggarakan pencatatan akuntansi. Bentuk dokumen akuntansi utama organisasi sektor publik ditetapkan sesuai dengan undang-undang anggaran Federasi Rusia.
(lihat teks pada edisi sebelumnya)
5. Dokumen akuntansi utama dibuat di atas kertas dan (atau) dalam bentuk dokumen elektronik yang ditandatangani dengan tanda tangan elektronik.
6. Jika undang-undang Federasi Rusia atau perjanjian mengatur penyerahan dokumen akuntansi utama kepada orang lain atau badan negara di atas kertas, suatu entitas ekonomi berkewajiban, atas permintaan orang lain atau badan pemerintah, atas permintaannya sendiri. atas biaya sendiri, membuat salinan di atas kertas dokumen akuntansi utama yang dibuat dalam bentuk dokumen elektronik.
7. Koreksi diperbolehkan dalam dokumen akuntansi utama, kecuali ditentukan lain oleh undang-undang federal atau tindakan hukum pengaturan badan pengatur akuntansi negara bagian. Koreksi dalam dokumen akuntansi utama harus memuat tanggal koreksi, serta tanda tangan orang yang menyusun dokumen di mana koreksi dilakukan, menunjukkan nama keluarga dan inisial mereka atau rincian lain yang diperlukan untuk mengidentifikasi orang-orang tersebut.
8. Jika, sesuai dengan undang-undang Federasi Rusia, dokumen akuntansi utama, termasuk dalam bentuk dokumen elektronik, disita, salinan dokumen yang disita, dibuat dengan cara yang ditentukan oleh undang-undang Federasi Rusia, adalah dimasukkan dalam dokumen akuntansi.
Dokumen utama laporan akuntansi adalah mata rantai terpenting dalam aliran dokumen perusahaan mana pun. Tanpa mereka, tidak hanya mungkin menghitung dengan benar semua pendapatan, pengeluaran, dan penerimaan, tetapi juga menghitung dengan benar (dan terlebih lagi, mengonfirmasi dengan otoritas pajak) pemotongan ke kantor pajak. Apa yang dimaksud dengan “utama” dan apa saja persyaratannya? Mari kita cari tahu.
Perlu dipahami apa yang dimaksud secara umum dengan definisi ini. Jadi, dokumen akuntansi utama adalah konfirmasi transaksi bisnis yang dilakukan di perusahaan yang membawa dampak ekonomi. Ini adalah dokumen pendukung - misalnya, semacam faktur.
Dokumen-dokumen ini penting tidak hanya untuk tujuan akuntansi. Mereka diperlukan untuk mematuhi undang-undang perpajakan dan mengkonfirmasi semua transaksi. Dengan menggunakan dokumen primer, Anda dapat menentukan ruang lingkup kewajiban perusahaan kepada negara. Kantor pajak akan memerlukan sertifikat ini untuk memverifikasi keakuratan perhitungan.
Dokumen primer harus dibuat segera pada saat pelaksanaan operasi, atau segera setelah selesainya. Namun hal terakhir ini hanya mungkin dilakukan jika tidak memungkinkan untuk mengurus dokumen selama proses tersebut.
Dan perlu diingat bahwa penundaan seperti itu sangat tidak disarankan dan hanya diperbolehkan dalam situasi luar biasa.
Apa itu "utama"
Jenis dokumen ini adalah dokumen yang mengonfirmasi tindakan bisnis yang telah diselesaikan. Misalnya membeli mesin bubut baru. Tanpa dokumentasi utama yang mampu mengkonfirmasi tindakan ini atau itu, mustahil untuk memasukkan pengeluaran/pendapatan atau penerimaan sesuatu ke dalam buku akuntansi.
Dokumen primer dapat berupa elektronik atau kertas - tidak ada perbedaan. Satu-satunya kekhasan pengelolaan dokumen elektronik tersebut adalah diperlukannya tanda tangan elektronik untuk konfirmasi. Namun, beberapa bisnis mungkin membatasi penggunaan kemampuan digital mereka. Menurut syarat-syarat kontrak atau dalam beberapa kasus yang diatur oleh undang-undang, dimungkinkan untuk mensyaratkan penyediaan hanya dokumen “utama” dalam bentuk kertas.
Dokumen akuntansi utama harus memuat semua informasi yang diperlukan untuk akuntansi kegiatan usaha. Jika tidak, masalah perpajakan mungkin timbul. Jika Anda tidak dapat memastikan pengeluaran atau pendapatan apa pun, jumlah potongan dapat bertambah.
Dokumen semacam itu adalah bukti fakta bahwa beberapa tindakan telah diambil dalam perekonomian organisasi yang mempengaruhi situasi ekonomi.
Daftar dokumen akuntansi
Menariknya, undang-undang tidak mengatur dokumen tertentu, sehingga Anda dapat memilih dari banyak opsi yang dapat diterima. Ini akan memungkinkan Anda untuk menyesuaikan kenyamanan pelaporan. Tapi “primer” macam apa yang ada?
- Perjanjian. Berisi syarat-syarat khusus suatu transaksi bisnis. Ini mencantumkan semua aspek keuangan dan tanggung jawab semua pihak yang terlibat dalam implementasi.
- Daftar pengepakan. Daftar semua layanan yang diberikan atau barang yang ditransfer. Itu disimpan oleh setiap peserta dalam transaksi - Anda harus membuat salinannya.
- Sertifikat Transfer dan Penerimaan. Mengonfirmasi bahwa layanan telah dilakukan secara penuh dan kualitasnya memenuhi kesepakatan. Tindakan ini menegaskan penerimaan pekerjaan yang dilakukan dan, karenanya, persetujuan penuh dari pelanggan.
- Sertifikat transfer dan penerimaan No. OS-1. Berbeda dengan dokumen sebelumnya, dokumen ini digunakan untuk mencatat aktivitas input dan output aset tetap.
- Memeriksa. Konfirmasi kesediaan membayar untuk suatu produk atau layanan. Faktur mungkin mencantumkan ketentuan dan harga tambahan untuk layanan yang diberikan. Dokumen ini juga memungkinkan Anda mengembalikan uang.
- slip gaji. Digunakan untuk menyelesaikan masalah bisnis yang berkaitan dengan personalia. Artinya, pernyataan ini memperhitungkan semua situasi gaji. Penting untuk memasukkan tidak hanya gaji itu sendiri ke dalam slip gaji. Tetapi juga semua bonus, lembur, insentif dan “infus” uang tunai lainnya kepada karyawan.
- Dokumen tunai. Diperlukan untuk akuntansi transaksi keuangan penjualan barang atau jasa. Kategori ini tidak hanya mencakup buku kas, tetapi juga pesanan penerimaan dan pengeluaran.
Baca juga:
Lisensi tidak lagi dicabut untuk xenon. Bagaimana dengan LED dan pewarnaan? Kami mempelajari proses konversi mobil
Tentu saja, semua dokumen ini dibuat secara berbeda tergantung pada aturan dan prosedur yang ditetapkan. Aturan dasar telah ditentukan dan harus diikuti saat membuat primer.
Klasifikasi dokumen primer
Ada beberapa cara untuk mengkategorikan catatan akuntansi. Hal ini sangat menyederhanakan definisi dan alur kerja itu sendiri.Pengelompokan terjadi menurut prinsip dan kriteria tertentu.
Jadi, dokumen utama dibagi:
- Dengan sengaja. Ada yang administratif - surat kuasa dan perintah pembayaran; eksekutif/exculpatory – slip gaji dan sertifikat pekerjaan yang dilakukan; dokumen akuntansi – laporan, perhitungan dan sertifikat; gabungan – pesanan tunai, laporan awal dan klaim; dan formulir pelaporan yang ketat - langganan, buku tanda terima, dan sebagainya.
- Berdasarkan volume konten data. Dokumen utama yang sebenarnya disertakan - pesanan tunai dan cek; dan dokumen utama konsolidasi - laporan kas untuk periode dan laporan tertentu.
- Menurut metode mencerminkan transaksi bisnis. Ada laporan satu kali - laporan kas; dan pernyataan akumulatif dan kartu limit.
- Berdasarkan tempat kompilasi. Dibagi menjadi internal (semuanya diformalkan oleh organisasi) dan eksternal (diterima dari pemasok, agen outsourcing, dan sebagainya).
Klasifikasi komprehensif ini mencerminkan hampir semua dokumen utama yang mungkin ditemui akuntansi saat menyiapkan laporan.
Register akuntansi untuk primer
Setiap dokumen utama yang diterima oleh departemen akuntansi harus didaftarkan. Oleh karena itu, ada register akuntansi khusus. Ini adalah tabel penghitungan khusus yang dibuat dalam bentuk tertentu. Mereka diperlukan untuk mengumpulkan informasi tentang transaksi bisnis di rekening dan tidak bingung dalam sekumpulan sertifikat, faktur, dan sebagainya.
Register akuntansi berbeda. Sebagai aturan, mereka dibagi ke dalam kategori berikut:
- Dengan janji. Meliputi kronologis (dokumen dicatat sebagaimana kemunculannya), sistematis (dokumen utama dicatat dengan memperhatikan ciri-ciri pengelompokannya). Kombinasi kedua jenis ini disebut register sinkronis - idealnya inilah yang harus dilakukan oleh akuntansi.
- Dengan merangkum data. Register terpadu (dari khusus ke umum) dan terdiferensiasi (dari umum ke khusus) termasuk dalam kategori ini.
- Berdasarkan penampilan. Semuanya sangat sederhana - mereka dibagi menurut bentuk fisik register. Bisa dalam bentuk kartu, buku, media elektronik, dan lain sebagainya.
Pemeliharaan register akuntansi yang tepat akan menyederhanakan tugas secara signifikan dan melindungi dari banyak masalah.
Persyaratan untuk dokumentasi utama
Karena dokumen utama merupakan bagian penting dari alur dokumen akuntansi, maka perlu kehati-hatian dalam memelihara dan mengisinya. Ada persyaratan, norma, dan standar tertentu yang harus dipatuhi.
Baca juga:
Fitur simpanan dalam mata uang asing
Apa yang harus di utama
Dokumen akuntansi primer harus dibuat menurut standar tertentu agar fiskus dapat menerimanya tanpa kendala, dan tidak ada yang mengalami masalah di kemudian hari. Oleh karena itu, informasi berikut perlu dicantumkan dalam dokumen utama:
- Nama dokumen tertentu.
- Tanggal persiapan.
- Nama subjek yang (atau atas nama siapa) tindakan ini atau itu dilakukan.
- Apa inti dari transaksi bisnis?
- Pengukur transaksi bisnis. Ada uang tunai atau barang. Jika alami, Anda harus menunjukkan apa yang diukur.
- Orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan operasi yang benar dan persiapan dokumen untuk itu. Pastikan untuk menunjukkan posisi.
- Tanda tangan orang-orang yang terlibat, nama lengkap mereka dan informasi lain yang akan membantu mengidentifikasi mereka.
Kehadiran semua data ini diperlukan tidak hanya untuk memastikan bahwa operasi tersebut benar-benar dilakukan. Informasi yang ditentukan dalam dokumen akan memungkinkan, jika perlu, untuk memverifikasi semua indikator, menghubungi para pelaku dan mengklarifikasi beberapa poin.
Aturan untuk menyiapkan dokumentasi utama
Penting untuk diingat bahwa ketika membuat dokumen semacam itu, tidak cukup hanya memperhitungkan data yang harus dibawanya. Peraturan tersebut menetapkan aturan-aturan tertentu untuk memelihara dan membuat surat-surat tersebut. Jika dilanggar, atau pemeriksa pajak ragu, Anda tidak hanya harus mengulang dokumennya, tetapi juga membayar denda yang besar. Apalagi jika pelanggarannya bukan yang pertama.
- Tulis dengan tegas tanpa kesalahan (termasuk tanda baca) dan noda. Hindari kesalahan ketik pada dokumen elektronik.
- Anda dapat menggunakan pena apa saja. Tetapi disarankan untuk memilih yang tidak luntur saat menulis - ini akan menyebarkan kotoran pada kertas, dan ini tidak dapat diterima.
- Dokumen perlu dibuat jika ada asumsi bahwa suatu transaksi bisnis akan dilakukan. Sebagai upaya terakhir (yang tidak disarankan sama sekali), Anda dapat membuat dan menyerahkan laporan utama segera setelah operasi.
- Tentu saja semua data perhitungan yang disajikan dalam bentuk digital harus diduplikasi dengan kata-kata.
- Jika tidak ada data untuk mengisi rincian pada formulir awal, Anda perlu memberi tanda hubung di sana. Dilarang keras meninggalkan baris kosong.
Penting untuk diingat bahwa semakin bertanggung jawab akuntan dalam mengisi dokumen utama, semakin sedikit masalah yang akan dihadapi organisasi di masa depan.
Apa yang harus dilakukan jika kesalahan sudah terjadi?
Dalam situasi di mana perlu untuk memperbaiki satu atau beberapa dokumen utama, Anda perlu mengetahui apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan. Jadi, saat memperbaiki kesalahan, Anda dapat:
- Coret informasi yang salah dan tunjukkan informasi yang benar di sebelahnya. Penting untuk membubuhkan tanda tangan orang yang mengoreksi informasi tersebut, serta instruksi “Percaya pada yang dikoreksi” dan tanggal spesifik kapan koreksi tersebut dilakukan.
- Buat catatan tambahan. Ini digunakan jika nilai total transaksi dieksekusi, tetapi hasilnya sedikit lebih tinggi. Dalam hal ini, saldo perlu dicatat dalam dokumen baru dan diperhitungkan pada periode pelaporan saat ini atau berikutnya.
- Lakukan pembalikan. Artinya, perbaiki entri menggunakan nilai negatif: tulis data yang salah dengan tempel merah, lalu tunjukkan data yang benar di sebelahnya.
Dokumen akuntansi primer dirancang untuk mencerminkan transaksi bisnis yang terjadi di lembaga. Data yang sistematis dari mereka ditransfer ke register dan jurnal akuntansi, yang menjadi dasar pelaporan. Dalam praktiknya, dokumen akuntansi utama tersebut digunakan, daftarnya disetujui oleh kebijakan akuntansi. Formulir yang direkomendasikan untuk digunakan dalam praktik diberikan dalam resolusi Komite Statistik Negara:
- Nomor 1 tanggal 01/05/2004;
- Nomor 71-a tanggal 30 Oktober 1997;
- Nomor 88 tanggal 18 Agustus 1998;
- Nomor 132 tanggal 25 Desember 1998;
- Nomor 100 tanggal 11 November 1999;
- Nomor 7 tanggal 21 Januari 2003.
Dokumen akuntansi primer jenis kas harus identik dengan formulir terpadu; perusahaan diperbolehkan mengubah formulir lain.
Jenis dokumen utama dalam akuntansi
Dokumen primer dapat bersifat eksternal dan internal. Kategori pertama mencakup faktur dari rekanan dengan permintaan pembayaran; kelompok kedua mencakup laporan di muka, faktur, dan pesanan tunai.
Bentuk dokumen akuntansi utama dapat diklasifikasikan menjadi:
- jenis administrasi (surat kuasa, perintah);
- eksekutif (tindakan);
- dokumentasi akuntansi (kupon, sertifikat).
Jenis dokumen primer, menurut kriteria volume informasi yang dikandungnya, dibagi menjadi primer konsolidasi dan primer sederhana.
Apa yang berlaku untuk dokumentasi akuntansi utama?
Sejak tahun 2013, sebagian besar formulir terpadu telah bersifat nasihat. Mereka diperbolehkan untuk digunakan dalam praktik dalam bentuk aslinya atau dimodifikasi dengan mempertimbangkan kekhasan akuntansi dan akuntansi manajemen. Apa yang berlaku untuk dokumen utama untuk mencerminkan transaksi dengan aset dari antara aset tetap:
- Formulir OS-1, yaitu Sertifikat Penerimaan dan Pemindahtanganan.
- Formulir OS-1a, digunakan untuk mencatat fakta penerimaan dan pelepasan aset berupa bangunan dan bangunan permanen.
- Formulir OS-4, yang tanpanya tidak mungkin menunjukkan penghapusan suatu aset.
- Ada dua jenis pencatatan persediaan - untuk aset tetap (INV-1) dengan aset tidak berwujud (INV-1a).
Apa yang berlaku untuk dokumen akuntansi utama dalam manajemen catatan personalia:
- pada saat pendaftaran awal hubungan kerja dengan karyawan tertentu, formulir utama utama adalah surat perintah pencatatan perekrutan, dalam formulir T-1;
- Wajib menyimpan kartu pribadi pegawai dalam bentuk T-2;
- mempekerjakan pekerja dilakukan sesuai dengan grid posisi yang ditetapkan oleh tabel kepegawaian dalam bentuk T-3;
- dokumen akuntansi utama berupa jadwal liburan (form T-7);
- perintah agar karyawan tertentu diberikan cuti, yang menunjukkan syarat dan tanggal istirahat yang tepat, dibuat berdasarkan formulir T-6;
- pada saat pemecatan, dokumen akuntansi utama seperti perintah dalam formulir T-8 atau T-8a dibuat.
Daftar dokumen utama di bidang penggajian dan pembayaran gaji pegawai terdiri dari:
- formulir pencatatan jam kerja (formulir pengisian manual dan otomatis T-12 dan T-13);
- beberapa jenis slip gaji (T-49 dan T-53);
- akun pribadi (dokumen formulir T-54).
Dokumen akuntansi utama - daftar formulir kas wajib untuk digunakan dalam bentuk aslinya:
- Formulir KO-1 disebut surat perintah penerimaan tunai. Formulir diisi pada selembar kertas A5.
- Formulir KO-2 yaitu surat perintah pengeluaran kas yang dicetak pada kertas ukuran A5.
- Formulir KO-3, yang didalamnya dicatat dokumentasi masuk dan keluar.
- Dokumen utama di bagian akuntansi berupa KO-4 (buku kas bernomor, berulir dan disegel) dan KO-5 (buku untuk mencerminkan sumber daya moneter yang diterima dan dikeluarkan oleh kasir).
Dokumentasi primer meliputi kontrak, invoice, invoice, akta, surat kuasa, kwitansi penjualan, kartu limit (formulir M-8), dan klaim invoice (M-11). Faktur, bertentangan dengan kepercayaan umum, tidak termasuk dalam kategori dokumen utama - kesimpulan ini tertuang dalam surat Menteri Keuangan No. 03-03-06/1/392, tertanggal 25 Juni 2007.
Dokumen akuntansi utama - daftar rincian yang diperlukan
Daftar dokumen utama yang disetujui oleh kebijakan akuntansi hanya dapat mencakup formulir yang berisi rincian yang diperlukan:
- nama lengkap dokumen;
- tanggal pendaftaran oleh spesialis;
- informasi tentang perusahaan yang membuat dokumen ini;
- dokumen utama harus mencerminkan esensi dari isi operasi yang dilakukan;
- meter nilai alam dan moneter untuk menilai peristiwa dalam kehidupan ekonomi suatu organisasi;
- semua dokumen akuntansi utama memiliki karakteristik numerik untuk produk komersial;
- informasi tentang karyawan perusahaan mana yang menyusun dokumen tersebut dan siapa yang bertanggung jawab atas keakuratan data yang ditentukan di dalamnya;
- dokumen akuntansi utama, yang daftarnya digunakan di perusahaan, harus ditandatangani oleh penanggung jawab.
Ciri penting adalah jika formulir dokumen diisi dalam format elektronik, didukung dengan tanda tangan elektronik dari pejabat yang bertanggung jawab memelihara arsip primer. Semua dokumen akuntansi utama, yang daftarnya disusun oleh kepala akuntan dan disetujui oleh manajemen perusahaan, mempunyai kekuatan hukum.
Akuntansi primer adalah bukti dokumenter penyelesaian transaksi bisnis tertentu.
Bukti dokumenter tersebut mempunyai kekuatan hukum penuh, instrumen utamanya adalah dokumen akuntansi utama.
Bentuk dan jenis dokumen primer
Bergantung pada jenis transaksi yang perlu dicerminkan, dokumen akuntansi utama mungkin memiliki bentuk standar atau khusus.
Bentuk pertama dari dokumen akuntansi utama digunakan ketika mendaftarkan transaksi bisnis yang homogen, yang umum terjadi pada sebagian besar perusahaan di satu atau beberapa industri.
Sederhananya, untuk operasi rutin yang dilakukan sebagian besar organisasi di negara kita.
Seragam khusus diperlukan untuk operasi yang sangat terspesialisasi
Dokumen utama meliputi:
- wesel,
- penerimaan kas dan perintah debet,
- waybill,
- tagihan, dll.
Setiap dokumen utama harus mencakup hal-hal berikut:
Baca juga Produktivitas tenaga kerja. Rumus perhitungan
Aturan pengisian dokumen utama
Semua dokumen akuntansi utama harus diisi dengan jelas dan akurat.
- Diperbolehkan menggunakan pulpen, pulpen tinta, peralatan komputer dan mesin tik.
- Dokumen primer harus dibuat pada saat transaksi bisnis direncanakan.
- Dalam beberapa kasus (bila ada alasan obyektif untuk ini), dokumen yang diperlukan dapat dibuat segera setelah operasi.
Saat ini, sebagian besar organisasi menggunakan formulir standar yang sudah jadi untuk dokumen utama: faktur, pesanan, faktur, kupon, laporan, dll.
Dokumen akuntansi primer dibagi menjadi dua jenis: eksternal dan internal.
Dokumen eksternal masuk ke organisasi (perusahaan) dari luar.
Pengirimnya dapat berupa instansi pemerintah, organisasi tingkat tinggi, bank, inspektorat pajak (dalam hal ini, ini adalah dokumen akuntansi pajak utama), pendiri, pemasok, pembeli, dll.
Mereka disusun menurut bentuk standar.
Contoh dokumen akuntansi eksternal dapat berupa faktur dari pemasok, perintah pembayaran, permintaan pembayaran, permintaan perintah pembayaran, dll.
Dokumen akuntansi internal dibuat secara eksklusif di dalam organisasi
Pada gilirannya, dokumen akuntansi internal dibagi menjadi beberapa jenis dokumen utama berikut:
- administratif. Jenis dokumen yang memuat perintah atau instruksi tertentu mengenai pelaksanaan operasi tertentu;
- eksculpatory (eksekutif). Dokumen-dokumen tersebut menyoroti fakta operasi tertentu. Sebagai contoh, kita dapat mengambil tindakan penerimaan bahan (barang), penerimaan pesanan, tindakan penerimaan produk manufaktur, tindakan penerimaan dan pelepasan aset tetap, dll.
- digabungkan. Ini adalah jenis dokumen yang bersifat eksculpatory dan administratif. Ini adalah laporan penggajian, perintah penerimaan kas (dokumen), laporan pengeluaran, dll.;
- pendaftaran akuntansi. Dokumen-dokumen tersebut dibuat jika bentuk standar dokumen utama tidak sesuai untuk mencatat suatu transaksi bisnis. Misalnya lembar distribusi, sertifikat, dll.
Koreksi pada dokumen utama
Ada kalanya bahkan seorang akuntan berpengalaman pun melakukan kesalahan dalam menyusun dokumen utama.
Setiap akuntan harus mengetahui dokumen mana yang termasuk dalam dokumen utama. Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa dokumentasi inilah yang menjadi dasar akuntansi. Mereka membuktikan fakta melakukan transaksi bisnis. Seorang spesialis akuntansi pemula perlu memahami apa itu, mengapa dokumen utama diperlukan, bagaimana cara menyusun dan menyimpannya. Jika tidak, masalah dengan pihak berwenang tidak dapat dihindari.
Badan hukum dan pengusaha swasta dapat mentransfer dana satu sama lain hanya berdasarkan dokumentasi utama tertentu. Laporan utama diasumsikan dibuat bahkan sebelum transaksi bisnis berlangsung, namun peraturan perundang-undangan tidak menutup kemungkinan untuk dibuat setelah selesainya transaksi, namun harus ada alasan yang baik untuk itu.
Pembaca yang budiman! Artikel tersebut membahas tentang cara-cara umum untuk menyelesaikan masalah hukum, tetapi setiap kasus bersifat individual. Jika Anda ingin tahu caranya selesaikan masalah Anda dengan tepat- hubungi konsultan:
APLIKASI DAN PANGGILAN DITERIMA 24/7 dan 7 hari seminggu.
Ini cepat dan GRATIS!
Dokumen akuntansi utama dan ringkasan harus menyertakan rincian berikut: nama formulir; tanggal dan tempat penyusunannya; nama lengkap perusahaan yang menyiapkannya; rekening apa yang digunakan untuk mentransfer dana; nama lengkap pejabat yang bertanggung jawab, dll.
Untuk apa mereka dibutuhkan
Dokumen primer (PD) merupakan komponen wajib akuntansi. Mereka dikumpulkan selama transaksi bisnis dan berfungsi sebagai bukti bahwa transaksi tersebut telah selesai. Saat melakukan transaksi, sejumlah dokumen utama mungkin terlibat: tergantung pada spesifikasi pelaksanaannya.
Daftar operasi yang harus dilakukan selama transaksi:
- Menandatangani kontrak dengan penerima. Jika bersifat permanen, Anda dapat menandatangani satu perjanjian untuk beberapa transaksi, namun dalam hal ini ada baiknya segera membahas waktu pengerjaan, urutan penyelesaian transaksi dan nuansa lainnya.
- Menerbitkan faktur untuk pembayaran.
- Pembayaran langsung, yang konfirmasinya berupa kwitansi tunai (atau kwitansi penjualan), jika kita berbicara tentang pembayaran tunai, atau kartu pembayaran, jika uang ditransfer melalui transfer bank.
- Ketika barang dikirim, kontraktor memberikan faktur kepada klien.
- Setelah memberikan pelayanan secara penuh, kontraktor harus menerima sertifikat penyelesaian dari klien
Tipe yang ada
Ada 6 jenis utama akuntansi PD yang paling sering digunakan dalam melakukan berbagai transaksi:
| Kontrak | Kontrak mengatur hak dan kewajiban para pihak yang bertransaksi. Kontrak dapat dibuat untuk penyediaan jasa atau penjualan barang. KUH Perdata tidak menutup kemungkinan untuk membuat suatu kontrak lisan, namun harus diingat bahwa hanya suatu dokumen yang ditandatangani oleh dua pihak yang dapat melindungi hak dan kepentingan pihak yang dirugikan dalam suatu badan peradilan jika timbul permasalahan, termasuk kegagalan untuk memenuhi kewajiban pihak lain. |
| Penawaran faktur |
|
| Dokumentasi pembayaran | Ini adalah konfirmasi fakta bahwa klien telah membayar tagihan yang dikeluarkan oleh pabrikan. Ada berbagai jenis dokumen tersebut: permintaan pembayaran, pesanan dan cek, formulir pelaporan yang ketat. |
| Daftar pengepakan |
|
| Bertindak atas kinerja pekerjaan atau penyediaan layanan | Dokumen dua sisi. Ini menegaskan tidak hanya fakta pekerjaan yang dilakukan, tetapi juga harga yang dibayarkan untuk produk atau layanan. Tulisan ini juga menjadi bukti bahwa para pihak telah sepenuhnya memenuhi kewajibannya satu sama lain dan tidak saling menuntut. |
| Faktur | Sebuah dokumen penting adalah, dengan bantuan yang menjadi dasar penerimaan jumlah PPN yang diajukan untuk pengurangan. Jelasnya, dokumen ini sangat penting bagi struktur yang merupakan pembayar PPN. |
Daftar dokumen akuntansi utama
Jadi, daftar dokumentasi akuntansi utama adalah sebagai berikut:
| Perjanjian | Disimpulkan dengan klien secara tertulis. Penting untuk dikatakan bahwa undang-undang tidak melarang bentuk lisan dari kontrak semacam itu; namun, para pihak sering kali lebih memilih untuk mencatat hak dan kewajiban yang diatur dalam perjanjian di atas kertas. |
| Memeriksa | Berisi rincian melakukan pembayaran dan nama barang yang dibeli. |
| Kwitansi (penjualan atau kwitansi tunai) atau formulir pelaporan yang ketat | Dikeluarkan jika dibayar tunai. Dalam hal pembayaran nontunai, pembeli barang atau jasa tetap memiliki dokumen pembayaran yang disertifikasi oleh struktur perbankan sebagai konfirmasi pembayaran. |
| Faktur | Dikeluarkan pada saat pengiriman barang. |
| Tindakan penyediaan layanan atau kinerja pekerjaan | Diberikan setelah layanan diberikan secara penuh. |
Definisi konsep "dokumen akuntansi utama" diberikan oleh Pasal 60-1 Kode Pajak Rusia: dokumen utama adalah bukti terdokumentasi bahwa suatu transaksi telah selesai atau ada suatu peristiwa yang memberikan hak untuk melaksanakannya. Dokumen tersebut dapat dalam bentuk kertas atau media elektronik. Akuntansi dilakukan berdasarkan dokumentasi tersebut.
Pasal 60-2 mengatur bentuk dokumen-dokumen tersebut dan persyaratan pelaksanaannya.
Peraturan lain yang mendefinisikan dokumentasi utama dan juga mendefinisikan bentuknya adalah undang-undang tentang akuntansi dan pelaporan keuangan.
Rusia adalah negara di mana undang-undang tentang akuntansi dan pembayaran pajak berubah secara berkala. Mengingat formulir dapat diubah atau ditambah, perlu dilakukan penelusuran perubahan apa saja yang disetujui oleh berbagai instansi pemerintah, termasuk Kementerian Keuangan. Misalnya, pada awal tahun 2019 telah disetujui bentuk sertifikat akuntansi yang sebelumnya berbentuk bebas.
Kode Pelanggaran Administratif mengatur sejumlah sanksi atas tidak adanya dokumen utama dalam suatu organisasi, yang didefinisikan dalam Pasal 276 Kode Etik.
Petunjuk umum untuk digunakan
PD merupakan dasar untuk memulai pembukuan transaksi tertentu dan membuat entri dalam register akuntansi. Dokumen tersebut bertindak sebagai bukti tertulis bahwa suatu transaksi bisnis telah selesai.
Dokumen akuntansi utama tersebut, yang bentuknya tidak disetujui secara resmi, disetujui oleh pimpinan organisasi, dengan mengeluarkan perintah yang sesuai. Mereka harus berisi semua rincian wajib yang diwajibkan oleh hukum.
Dokumentasi tersebut harus dibuat di atas kertas dan didukung dengan tanda tangan orang yang menyusun dokumen tersebut. Jika dokumen elektronik digunakan, maka harus ditandatangani dengan tanda tangan elektronik.
Bentuk PD terpadu tidak wajib untuk digunakan. Pengecualian adalah dokumen tunai yang disetujui oleh struktur yang berwenang.
Formulir PD harus memuat data wajib sebagai berikut:
- Judul dokumen;
- tanggal pasti operasi;
- terdiri dari apa operasi ekonomi dalam hal fisik dan nilai;
- nama struktur yang menyusun dokumen;
- informasi tentang orang-orang yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa dokumen tersebut dilaksanakan dengan benar.
Dokumen-dokumen tersebut dibagi menjadi beberapa kelompok berikut:
- akuntansi upah;
- akuntansi transaksi tunai yang dilakukan;
- akuntansi aset tetap;
- akuntansi pekerjaan konstruksi dan perbaikan.
Aturan pengisian
Dokumen pelaporan hendaknya disusun dengan rapi dan jelas.
Aturan Dasar:
- Dibolehkan menggunakan bolpoin dan pulpen tinta, dapat menggunakan komputer dan mesin tik;
- dokumentasi tersebut harus dibuat pada saat transaksi baru direncanakan;
- diperbolehkan membuat dokumen setelah operasi, jika ada alasan obyektif untuk ini;
- dokumen tersebut mencerminkan semua rincian yang mungkin;
- Jika ada informasi yang hilang, tanda hubung dapat ditambahkan.
Pada tahun 2019, formulir standar digunakan untuk penyusunan PD. Dokumen dibagi menjadi eksternal dan internal.
Organisasi pertama menerima dari luar: dari lembaga pemerintah, organisasi yang lebih tinggi, struktur perbankan, otoritas pajak, dll. Contoh dokumen eksternal: faktur, perintah pembayaran atau klaim. Sedangkan untuk dokumen internal dibuat langsung di organisasi.
Jika dokumen diisi secara tidak benar, organisasi akan kesulitan menentukan basis pajak, dan hal ini dapat menimbulkan perbedaan pendapat dengan layanan pajak.
Koreksi Konten
Bahkan seorang akuntan berpengalaman yang telah menyusun dokumen lebih dari satu kali pun membuat kesalahan. Dimungkinkan untuk memperbaikinya hanya jika dokumen tersebut tidak tercermin dalam akuntansi, yaitu tidak diposting. Perlu Anda ingat bahwa melakukan koreksi dengan menggunakan pukulan tidak dapat diterima.
Anda hanya dapat menggunakan tiga metode berikut:
- entri tambahan;
- metode pembalikan;
- metode koreksi.
Yang terakhir ini berlaku jika terjadi kesalahan dalam register akuntansi, namun tidak mempengaruhi korespondensi akun. Cara ini tepat digunakan sebelum neraca disusun. Dalam hal ini, angka atau tanda lain yang salah harus dicoret dengan garis tipis, dan nilai yang benar harus ditunjukkan di sebelahnya. Di sampingnya tunjukkan “kepercayaan yang dikoreksi” dan cantumkan tanggal dan tanda tangan.
Entri tambahan akan sesuai jika jumlah transaksi yang dilakukan diremehkan.
Metode pembalikan melibatkan koreksi entri yang salah menggunakan angka negatif. Nomor yang salah ditunjukkan dengan tinta merah, dan entri yang benar segera dibuat, yaitu ditulis dengan warna normal.
Klarifikasi tentang laporan rekonsiliasi
Tindakan rekonsiliasi secara hukum tidak berhubungan dengan dokumen utama, dan oleh karena itu tidak diatur oleh dokumen peraturan. Mereka menampilkan penyelesaian bersama yang dilakukan untuk jangka waktu tertentu antara perusahaan yang berstatus badan hukum, atau pengusaha perorangan.
Jenis dokumen ini digunakan atas inisiatif akuntan, karena dapat digunakan untuk menyelesaikan sejumlah masalah kontroversial yang melindungi kepentingan organisasi.
Dalam hal apa penting untuk menyusun laporan rekonsiliasi:
- ketika penjual menawarkan berbagai pilihan barang;
- dalam hal pemberian penundaan pembayaran;
- jika harga produknya tinggi;
- apabila terdapat hubungan antar pihak yang bersifat biasa.
