Mēs aptaujājām vairāk nekā 2000 vadītāju un izstrādājām darbības, kas padarīs jūsu darbu pēc iespējas efektīvāku. Lejupielādējiet un saglabājiet piecus pārvaldniekam nepieciešamākos kontrolsarakstus.
Nr.1. Kontrolsaraksts, kas jāņem līdzi uz interviju
Palīdzēs:
- atlasiet tikai vajadzīgos cilvēkus;
- intervijā pieņemt apzinātu lēmumu;
- nepakļaujieties kandidāta šarmam.
Nr.2. Kontrolsaraksts efektīvai pilnvaru deleģēšanai
Palīdzēs:
- noteikt, cik efektīvi jūs deleģējat pilnvaras;
- atklāt un novērst deleģēšanas kļūdas;
- mainīt pieeju uzdevumu deleģēšanai.
Nr.3. Kontrolsaraksts kļūdu identificēšanai uzņēmuma darbā
Palīdzēs:
- atrast vājās puses pārdošanas nodaļa;
- līdz gada beigām izlabot iespējamās vadības kļūdas;
- palielināt uzņēmuma galvenos rādītājus.
Nr.4. Kontrolsaraksts jūsu komerciālā piedāvājuma pārbaudei
Palīdzēs:
- definēt vājās vietas jūsu biznesa piedāvājums;
- atšķirt savu komerciālo piedāvājumu no pārējiem;
- sasniegt reklāmguvumu līdz 50% no sava komerciālā piedāvājuma.
Nr.5. Kontrolsaraksts: uzziniet, vai jums ir jāveic nodokļu audits
Palīdzēs:
- noteikt, vai jūsu uzņēmumam draud neplānots audits;
- izvairīties iespējamās problēmas ar nodokļu iestādēm;
- pasargāt sevi no nodokļu audita uz vietas.
Nejauši atklāju interesantu instrumentu labu ieradumu veidošanai. Vispirms pastāstīšu stāstu, un tad iedošu pašu instrumentu.
Saskārās ar šādu problēmu
Es sāku iet gulēt vēlu, bieži vien pēc rītausmas. Rezultātā viņš cēlās vēlu, neguva pietiekami daudz un visu dienu jutās sliktāk. Līdz vakaram biju ļoti nogurusi, bet nevarēju aizmigt un stulbā pa telefonu. Tas bija apburtais loks.
Mēģināja iestatīt modinātājus un atgādinājumus
Sāku ar parasto modinātāju vakaram. Signāls nozīmēja, ka ir pienācis laiks iet gulēt. Bet signalizācija nepalīdzēja. Viņš pieķēra mani kāda darījuma vidū, un es to izslēdzu, vispirms ar nelielu īgnumu un pēc tam pilnībā automātiski.
Es mēģināju sev kalendārā ievietot notikumu ar paziņojumu ekrānā, pastā un tālrunī:
Un tagad tu beidz darīt to, ko tur dari, un ej gulēt. Citādi P***** ts!
Paziņojumi nekavējoties nāca uz visām ierīcēm un izklausījās pēc ieroča salvetes. Sākumā tas atstāja iespaidu uz smadzenēm, un viņš paklausīja. Tad pāris reizes zalve mani aizķēra Skype, ko nevarēja ātri pārtraukt, un man nācās ignorēt paziņojumus. Paziņojumi vairs nav obligāti. Drīz vien uztvertā nozīme mainījās uz "jums ir jāguļ stundu". Viņiem vairs nebija nekavējoties jāreaģē, tāpēc smadzenes ātri iemācījās tās pilnībā ignorēt. Neveiksme!
Bija laiks mainīt taktiku.
Nolēma apkopot informāciju
Sāka A4 lapu ar 4 rindām:
- Pamodos atpūties
- Piecēlies pirms pulksten 10
- Apgulieties līdz 24 stundām
- Apgulieties bez aizslietņiem
Es noliku šo papīra lapu ar pildspalvu uz galda vannas istabā. No rīta smadzenes ieraudzīja lapu un uzlika mašīnai 4 ķeburus.
Dažas nedēļas nekas nenotika, un tad sākās burvība.
- Pamanīju un sajutu saikni: "nogulēju bez aizslietņiem - pamodos atpūties." Tas deva spēku.
- Es sapratu lapiņas saistību ar realitāti. Ir parādījies aizraušanās ar skaitlisko rādītāju pārvaldību.
- Es vairs nevarēju tik viegli ignorēt atgādinājumus. Iepriekš neatbildēts atgādinājums pazuda uz visiem laikiem. Nākamajā dienā atnāca jauns, kas arī pazuda bez vēsts. Un tagad viss iekrīt galdā. Nokavētie atgādinājumi nepazūd, bet tiek apkopoti.
Šis mehānisms ir bijis ārkārtīgi veiksmīgs.
“Noskaņojums” kļuva par atsevišķu rādītāju. Tāpēc es sapratu, ka 15 minūtes meditācijas dienā vienmērīgi un droši paaugstina manu garastāvokli par vienu. To dara arī mūzika, komunikācija ar draugiem, jaudīgs motocikls un aktīvs sports. Man tās vairs nav "grāmatas" zināšanas, bet gan "iekšējās". Tas ir, uz kā pamata es rīkojos.
Pēc tam mehānisms pārcēlās tiešsaistē
Iet tiešsaistē ir liels risks, jo pati lapa katru rītu krīt acīs, un jums ir īpaši jāatceras par programmu. Es sāktu izlaist dienas un sistēma sabruktu. Tāpēc lapu nomainīju pret veco iPad, atstāju tur tikai 1 programmu un noliku tieši tajā pašā vietā. Uzticamības labad izveidoju ikdienas uzdevumu “Aizpildi personīgo kontrolsarakstu”.
Lietotņu veikalā nebija īpašas lietojumprogrammas, taču Google izklājlapas labi pastrādāja ar šo funkciju. Skatiet ekrānuzņēmumu ziņas sākumā.
Rezultāts
Ir pagājuši 6 mēneši, lidojums normāls. Ar miegu problēmu vairs nav, gandrīz visi pārējie rādītāji ir zaļajā zonā. Vidējais garastāvoklis palielinājās no 5-6 līdz 7-8. Un man tas nav tikai skaitļi!)
Šeit ir gala tabulas veidne, kuru varat kopēt un pielāgot savām vajadzībām. Izcelšana tiek konfigurēta pa rindiņai, izmantojot nosacījumu formatējumu. Bet papīra lapa un pildspalva ir foršāk, godīgi.
Šajā rakstā mēs apsvērsim kontrolsaraksta paraugu. Tā sauc ērtu un saprotamu veidu, kā kontrolēt jebkuru sarežģītu vai daudzpakāpju darbību. Kontrolsarakstu pielietojuma klāsts ir tik plašs, ka informācija par tiem vienlaikus būs noderīga radošiem cilvēkiem, skolēniem un studentiem, uzņēmējiem, uzņēmumu vadītājiem un dažādu jomu speciālistiem.
Pat ja jēdziens "kontrolsaraksts" jums šķiet nepazīstams, jūs gandrīz noteikti esat ar to ticies vairāk nekā vienu reizi. Visbiežāk tas ir secīgu darbību (vai darbību) saraksta nosaukums, kas jāveic, lai sasniegtu mērķi. To var arī izmantot, lai pārbaudītu visu vienumu vai darbību pabeigšanu, lai atrisinātu problēmu.
Vienkārši sakot, šis ir darbību saraksts, kas jāveic viena pēc otras, lai nonāktu pie gala rezultāta.
Šādu lapu izmantošanas joma ir tik plaša, ka ar lielu pārliecību varam teikt: katrs cilvēks kādreiz ir sastādījis sev “darbu sarakstu”.
Taču šajā rakstā aplūkosim, kā kontrolsaraksti palīdz uzņēmējdarbībā un indivīdu un veselu uzņēmumu darba organizācijā.
"Kontrolsaraksts" ir darbību saraksts, kas jāveic viena pēc otras, lai sasniegtu gala rezultātu.
Kurās jomās tiek izmantoti kontrolsaraksti?
Kontrolsarakstu priekšrocības ražošanai jau ir novērtējuši daudzi uzņēmēji, vadītāji un darbinieki. Kad nepieciešams strādāt vairākuzdevumu režīmā (un mūsdienu apstākļos tas notiek gandrīz visu laiku), uzdevumu saraksts palīdz kontrolēt visu darbību izpildi. Šajā gadījumā nav jāpatur prātā visi mērķi un uzdevumi.
Visbiežāk sastopamie kontrolsaraksti dažādas formas var atrast šeit:
- aviācija (pirms pacelšanās piloti pēc īpašas procedūras pārbauda gaisa kuģa gatavību);
- celtniecība;
- medicīna (no procedūrām līdz vissarežģītākajām ķirurģiskām operācijām);
- grāmatvedība un audits;
- vadība, ieskaitot pārdošanu;
- izglītība.
Tādējādi kontrolsaraksti tiek izmantoti jomās, kur nepieciešama pastāvīga koncentrēšanās, un visa pasākuma panākumi ir atkarīgi no katra priekšmeta īstenošanas (un aviācijā un medicīnā - cilvēku dzīvības). Apskatīsim dažādu veidu kontrolsarakstus.
Kontrolsarakstu izmantošana izvēlētajās nozarēs
Kontrolsaraksti, kuru izcelsme ir aviācijas nozarē, jau sen ir pārsnieguši to izmantošanu tikai vienā nozarē. Neskatoties uz dažu cilvēku pārliecību, ka vissvarīgāko nevar aizmirst, prakse rāda pretējo. V mūsdienu pasaule ir daudz traucēkļu, tāpēc dažkārt pat automātismam novesta darbība tiek veikta ar kļūdu. Lai no tā izvairītos, ir saprātīgi izmantot kontrolsarakstus. Kā tos izmanto dažādās jomās?
Ēdināšanas pakalpojumu kontrolsaraksti
Ēdināšanas iestādēs kontrolsaraksti tiek izmantoti pastāvīgi, nevis vienā eksemplārā. Piemēram, restorāna atvēršanas kontrolsaraksts palīdz vadītājiem un darbiniekiem sagatavot uzņēmumu atvēršanai, nodrošinot pieņemtus pakalpojumu standartus.
Katrai maiņai parasti tiek sagatavota atsevišķa lapa, kurā norāda vadītāja numuru, datumu un uzvārdu. Šajā gadījumā kontroles lapa - faktiski atskaites dokuments. Gadījumā, ja kaut kas nenotiek pēc plāna, vadītājs var to izpētīt un saprast, kādas kļūdas pieļāvis vadītājs.
- Dienas pasākumu plāna pārbaude (dzimšanas dienas, jubilejas).
- Skaidras naudas pārbaude kasē.
- Tīrīšanas organizēšana.
- Pārskatu lapu klātbūtne virtuvē un tualetē.
- Visu darbinieku pārbaude (vēla ierašanās, izskats utt).
- Darba sākšana virtuvē.
Protams šis saraksts ir aptuvens, katrs restorāns izstrādā savu. Katrai pozīcijai atsevišķi var izstrādāt procedūru, piemēram, kontrolsarakstu restorāna viesmīļiem, virtuves darbiniekiem utt. Šādi dokumenti parasti tiek glabāti īsu laiku, ne vairāk kā mēnesi (jebkuras problēmsituācijas gadījumā).
Ēdināšanas iestādēs kontrolsaraksti tiek izmantoti pastāvīgi, nevis vienā eksemplārā.
Tīrīšanas kontrolsaraksti
Profesionālās tīrīšanas jomā arī kontrolsaraksti ir atraduši plašu pielietojumu. Piemēram, telpu uzkopšanas kontrolsaraksts. Šāda saraksta paraugu var izveidot vairākās versijās: kā rīcības plānu un kā atskaites dokumentu. Apsvērsim abus variantus.
Kā rīcības plānu tīrīšanas kontrolsarakstus parasti izmanto profesionāli uzkopšanas uzņēmumi, sniedzot pakalpojumus organizācijām un privātiem klientiem. Tā kā šajā gadījumā mēs runājam par profesionālu tīrīšanu, darbību saraksts palīdz sasniegt nepieciešamo kvalitātes līmeni. Var ietvert tādus priekšmetus kā:
- Putekļu tīrīšana, mitrā tīrīšana, mēbeļu apkope.
- Logu mazgāšana.
- Grīdas mazgāšana.
Šīs lapas nozīme ir palīdzēt darbiniekam orientēties attiecīgajā vietā, izpildīt visus punktus un nodrošināt uzkopšanas pakalpojumus visaugstākajā kvalitātē, lai klientam nebūtu pretenziju. Pēc klienta pieprasījuma kontrolsarakstā var iekļaut citus uzdevumus.
Arī kontrolsarakstus var izmantot kā atskaites dokumentu piemēram, tualetes tīrīšanai. Gandrīz visi cilvēki ir saskārušies ar šādiem palagiem. Parasti tie karājas kafejnīcu un restorānu tualetēs. Šādu kontrolsarakstu elementi nesatur uzdevumu sarakstu, bet gan tīrīšanas laiku. Pēc tīrīšanas darbinieks katrai precei priekšā liek savu parakstu. Šāds dokuments palīdz iestādes vadītājam kontrolēt un pārliecināties par savlaicīgu tīrīšanas pabeigšanu.
Pārdošanas kontrolsaraksti
Visiem darbiniekiem, kas iesaistīti aktīvajā pārdošanā, ir jāizmanto kontrolsaraksti, lai uzlabotu savu sniegumu. Pirmkārt, ir nepieciešami kontrolsaraksti, lai organizētu saziņu ar klientu, īpaši pa tālruni.
Vairums auksto zvanu beidzas ar neveiksmi, jo vadītājs nevis komunicē ar klientu, bet nolasa viņam gatavo tekstu. Turklāt pat katram jautājumam vai “iebildumam” vadītājiem ir veidne. Tas ir ērti darbā - jums nav jādomā un jāsastāda atbilde, taču praksē tas ir absolūti bezjēdzīgi. Klientiem šī pieeja nepatīk.
Kontrolsaraksts var palīdzēt izveidot dzīvāku sarunu un tādējādi palielināt pārdošanas iespējamību. Pārdošanas menedžera kontrolsarakstā jāiekļauj šādi vienumi:
- Iepazīšanās.
- Zvana mērķis.
- Teikums.
- Detaļu precizēšana, dialogs ar klientu, atbildes uz iebildumiem.
- Izpārdošana (ielūgums utt.).
- Šķiršanās.
Šī opcija ir labāka par gatavu pārdošanas algoritmu, kad vadītājs monotonā balsī nolasa šablona frāzes. Sākumā ar to var būt grūtāk strādāt, taču galu galā tas būs efektīvāk, jo tā vairāk atgādina individuālu pieeju klientam.
Tāpat kontrolsarakstus var izmantot, lai novērtētu nevis atsevišķa vadītāja, bet visas pārdošanas nodaļas sniegumu. Šajā gadījumā tajos ir šādi jautājumi:
- Vai uzņēmums ir izstrādājis mārketinga stratēģiju?
- Vai pārdošanas plāns ir darīts zināms darbiniekiem?
- Vai ir izstrādāti pārdošanas algoritmi un darbinieku kontrolsaraksts?
- Vai ir klientu bāze?
- Cik zvanu dienā veic darbinieki?
- Cik zvanu uz vienu darbinieku?
- Cik ilgi vidēji ilgst telefona saruna?
- Kā tiek īstenots pārdošanas plāns (dienā, nedēļā, mēnesī).
Tādējādi visu punktu pastāvīga uzraudzība un metodiska īstenošana uzlabos katra darbinieka efektivitāti, īpaši pārdošanas jomā. Ir svarīgi, lai organizāciju vadītāji nopietni uztvertu kontrolsarakstu veidošanu un ieaudzinātu ieradumu izmantot šāda veida laika plānošanu visiem darbiniekiem.
Visiem darbiniekiem, kas iesaistīti aktīvajā pārdošanā, ir jāizmanto kontrolsaraksti, lai uzlabotu savu sniegumu.
Kā kontrolsaraksts palīdz slepenajiem pircējiem
Slepenā pircēja uzdevums ir vispusīgs atsevišķa pārdevēja un visa veikala darba novērtējums kopumā.Šajā gadījumā ir nepieciešams izmērīto parametru kontrolsaraksts. Parasti šādos sarakstos vienumi tiek vērtēti piecu ballu skalā vai vienkārši jā/nē. Slepeno pircēju kontrolsarakstā jāiekļauj šādi vienumi:
- Pircēja kontaktpersona:
- pārdevējs nāk pirmais, parādās;
- draudzīgs, pieklājīgs;
- glīts izskats;
- ieinteresēts, smaidīgs.
- Informācijas īpašumtiesības:
- apzina pircēja vajadzības, uzdodot jautājumus, tai skaitā atklātus un precizējošus;
- runā par produktiem, kas interesē klientu;
- piedāvā analogus, par kuriem pircējs nezina;
- pārliecinoši pieder materiāls par precēm.
- Uzņēmuma pakalpojumu prezentācija:
- stāsta par aktuālajām akcijām un atlaidēm;
- piedāvā piedalīties lojalitātes programmās (izsniegt karti, saņemt bonusus, abonēt biļetenu).
- Darbs ar iebildumiem:
- nerunā negatīvi par pircēja viedokli, nesauc to par kļūdainu;
- atklāti nestrīdas, piedāvā alternatīvu;
- sniedz pamatotus pretargumentus.
- Pārdošanas beigas:
- rezumē dialogu;
- informē par produkta papildu īpašībām, kuras netika apspriestas iepriekšējā sarunā;
- izstāsta pirkuma veikšanas kārtību (kur ir pielaikošanas kabīne, kur kase, kur izdošanas laukums utt.);
- paldies par pirkumu un veikala izvēli.
Ir gan vienkāršākas, gan sarežģītākas slepenās iepirkšanās kontrolsarakstu versijas. bet Jo vairāk detaļu slepenais pircējs atklāj, jo labāk., tāpēc labāk izstrādāt pietiekami apjomīgu un detalizēta anketa par veikala darbiniekiem.
Kontrolsaraksti personīgā laika plānošanā
Kontrolsarakstus var izmantot ne tikai uzņēmumu darba organizēšanā, bet arī personīgajā plānošanā. Piemēram, ja uzņēmums neizmanto kontrolsarakstus, bet darbinieks redz tā nepieciešamību, viņam šāds kontrolsaraksts ir jāizveido pašam.
Tas vienkāršos kārtējā darba izpildi, noteiks efektīvākos algoritmus noteiktu darbību veikšanai. Darbs pie kontrolsaraksta atbrīvos daļu no psiholoģiskā sloga – pat sarežģīts projekts, sadalīts daļās, kļūst izpildāmāks. Un tas, ka nav riska kaut ko aizmirst, ir patīkams bonuss plānošanā.
Darbs pie kontrolsaraksta atbrīvos daļu no psiholoģiskā sloga — pat sarežģīts projekts, kas sadalīts daļās, kļūst īstenojams.
Kā uzrakstīt labu kontrolsarakstu
Lai kontrolsaraksts darbotos “kā vajadzētu”, jums tas ir pareizi jāsastāda. Šeit ir daži ieteikumi:
- Sarakstam jābūt vienkāršam un īsam. Jums nav jāraksta detalizēta eseja, jums ir jāizceļ galvenais un jāpieraksta pēc iespējas vairāk. vienkāršā izteiksmē. Vienā acu uzmetienā uz lapas ir jābūt skaidram, ko darīt.
- Vienumiem jābūt konsekventiem un savstarpēji saistītiem. Atcerieties, ka šis ir algoritms tikai viena mērķa sasniegšanai. Kontrolsaraksts paredz pakāpenisku pieeju uzdevumam. Tas ir, pārejiet uz otro rindkopu tikai pēc pirmās aizpildīšanas.
- Veiciet labojumus. Visas izmaiņas, uzlabojumus un uzlabojumus ierakstiet kontrolsarakstā.
- Ja veidojat personisku kontrolsarakstu, padariet to par ērtu jums personīgi. Izmantojiet izcēlumus, slīprakstu, lielos burtus. Šajā gadījumā jums nav jāuztraucas par to, cik skaidra lapa ir citiem cilvēkiem.
- Kontrolsarakstam ir jāietilpst 1 lapā, ja to veidojat uz papīra, vai jāiekļaujas datora vai tālruņa ekrāna izmērā bez ritināšanas, ja vēlaties elektronisko versiju. Optimāli - 5-7 punkti.
Kur glabāt kontrolsarakstu
Atkarībā no kontrolsarakstu mērķa to saglabāšanai var būt vairākas iespējas:
- Personas kontrolsaraksti tiek glabāti dienasgrāmatās, kā arī tālruņos un datoros. Vienkāršākos kontrolsarakstus “ko neaizmirst, izejot no mājas” der novietot pie ārdurvīm.
- Darbinieku darba un pakalpojumu kontrolsaraksti ir jānovieto labi redzamā vietā darba vietā vai elektroniskā veidā uz datora darbvirsmas.
- Kolektīvie kontrolsaraksti ir jāizliek vietās, kur tie ir pieejami visiem to ieviešanā iesaistītajiem darbiniekiem.
Secinājums
Pārbaudes saraksts - lielisks variants plānot darbu un uzlabot tā efektivitāti. Šādi kontrolsaraksti ir izmantoti praktiski visās darbības jomās: no aviācijas un medicīnas līdz ēdināšanai un profesionālai tīrīšanai. Labi izstrādāts algoritms palīdzēs bez bailēm ķerties klāt pat visnopietnākajiem un daudzpakāpju uzdevumiem.
