Визитките най-често се предават лично. В етикета важи принципът на приоритета. При среща първи представя картата си този, чийто ранг, служебна длъжност е по-нисък, лицето е по-малко известно. Ако социален статусСъбеседниците са равни, първият, който предлага визитка, е най-младият на възраст. Ако и длъжността, и възрастта са еднакви, т.е. Ако има така наречена симетрична комуникация, тогава по-учтив, по-активен или по-заинтересован човек може да покаже по-голяма ефективност.
На бизнес среща с чуждестранни партньори домакините първи представят визитки. При преговори след размяна на визитни картички, за да произнасяте правилно и да не бъркате имената, е препоръчително да поставите картите на масата пред вас в реда, в който седят партньорите.
Не е прието лично да представяте визитка с израз на благодарност или други чувства.
Посетител във фирма или институция може да представи своята визитка на секретаря за отчет за себе си, особено в случай на внезапно посещение. Картата може да отвори вратата на офиса на натоварен служител за посетителя.
При представяне на карти е обичайно да се разменят леки лъкове. Предполага се, че на партньор се връчва визитка, за да може той веднага да прочете текста. Фамилното ви име, особено ако е трудно за произнасяне, трябва да бъде извикано на глас. В САЩ, Европа няма специални разпоредби. Представители на страните от Близкия изток трябва да предадат картата дясна ръка. В азиатските страни, по-специално в Япония - с две ръце.
Човекът, който приема визитната картичка, трябва да я прочете. Името на партньора, за да сте сигурни в правилното му произношение, се произнася на глас.
След като сте получили визитна картичка, не трябва да правите никакви белези върху нея в присъствието на лицето, което я е представило, също така не трябва да обръщате визитката в ръцете си, да я мачкате. По време на разговора, придружаващ познатия, е по-добре да не изваждате веднага картата, а да я държите пред себе си на масата или в ръцете си. Това по-специално ще ви помогне да не забравите или объркате името на нов познат - то винаги е пред вас. Но забравянето на карта на масата или едва се отдалечавайки от нов познат, изхвърлянето й е откровен знак за неуважение.
По време на преговорите пред вас трябва да се поставят визитни картички, според мястото на сядането на партньорите. Ако трябва да напишете някакво уточнение на визитната картичка, по-добре е да помолите собственика на картата да го направи сам.
Ако към подарък е прикрепена визитка, тя се поставя в кутията с подаръка. Плик с визитка се запечатва само когато съобщението е чисто лично.
Ако визитна картичка е поставена в букет цветя, изпратен по официален повод, за празник, тогава върху картата, точно над въведеното име, трябва да направите кратка послеписка. Ако се изпращат цветя по повод погребение, не е необходима послепис. Към хартията, в която са опаковани цветята, е прикрепена картичка в плик.
В някои случаи визитната картичка служи като препоръка. Например, ако бизнесменът няма време да състави препоръчително писмо, той може просто да предаде визитката си до местоназначението, като напише върху нея името на човека, който препоръчва.
За да поканите някого на неформален прием, трябва да напишете неговото име и фамилия в горната част на визитната картичка, а в долната част да посочите името на рецепцията (например: „закуска“), неговото местоположение, дата и час. Ако вашата визитка няма достатъчно място за тази информация, можете да напишете текста на поканата на пощенска картичка и да я изпратите на поканения, като закачите визитката към нея.
При смяна на адреса изпратете на бизнес партньора старата визитка заедно с новата, която съдържа новите данни.
Новият телефонен номер може да бъде последна инстанция, въведете и на ръка. Но влизането на нова позиция на ръка се счита за неприлично. При смяна на позициите е необходимо спешно да отпечатате нови визитки.
Визитните картички, които се изпращат по пощата или с месинджър, се поставят в специален плик, върху който на ръка с мастило, на пишеща машина, компютър се изписват името, фамилията и длъжността на адресата.
Един плик може да съдържа визитни картички за няколко човека. В този случай в горния ляв ъгъл на всяка карта с молив или химикалка се изписва името на лицето, към което е адресирана. Визитки от различни лица могат да се изпращат в един плик, адресиран до едно лице.
Визитните картички, изпратени в плик, няма да се сгъват. Ако сгъната карта е доставена от куриер, шофьор или изпратена по пощата, това се счита за грубо нарушение на етикета.
На визитните картички трябва да се отговори с визитка в рамките на 24 часа от получаването им.
Жените никога не трябва да оставят визитната си картичка в дома на един мъж.
След запознаването с жената мъжът трябва да й изпрати своята визитка и картичка за съпруга й възможно най-скоро, не по-късно от седмица по-късно, дори и да не е бил представен на съпруга.
При провеждане на големи събития като симпозиуми, конференции и др. организаторите им поръчват големи визитки - значки, посочващи име, фамилия, академично звание, длъжност, организация, образователна институцияили научен център. Значките са закрепени от лявата страна на гърдите. Носят се само в сградата, където се провежда събитието.
В редица ръководства за бизнесмени можете да намерите препоръка да използвате всяка възможност, за да предложите своята визитка. Например, американката Сандра Холанд в есето си „Как да извлечем максимума от визитката“ дори съветва да оставяте визитните си картички на претъпкани места, да ги закачите на таблото за бюлетини и т.н. Ясно е, че този вид съвети могат да бъдат полезни за малки търговци (за които вероятно е написано есето), които се интересуват от разширяване на своята клиентела, доколкото е възможно. Един почтен бизнесмен, напротив, едва ли трябва да разпръсква визитните си картички като рекламни листовки - това по-скоро ще навреди на репутацията му. Но в атмосфера на напрегнато бизнес ежедневие, когато от време на време се появяват интересни и обещаващи контакти, просто трябва да имате карти със себе си и да ги използвате активно. В крайна сметка, ако в отговор на предложената карта не можете да получите своя собствена, това е равносилно на отговор на въпроса: „Кой си ти?“ - отговорът би бил: „Никой“.
Важна роля в съвременния бизнес етикет играе Визитки- Това е малък лист тънък картон (или висококачествена дебела хартия), върху който е отпечатана основна информация за собственика му.
В процеса на разработване на визитни картички като елементи на бизнес комуникацията бяха идентифицирани две от най-важните им функции:
1. Представителна функция. При изпълнение на тази функция най-известни са следните видове визитни картички:
Карта със специална и представителна цел, в която се посочва трите имена, трите имена на фирмата, длъжността, но не се изписват координати - адрес и телефон. Такава визитка се дава при запознанство. Липсата на адрес и телефон показва, че картодържателят не възнамерява да продължи контакта със събеседника;
Стандартна визитка, на която се посочва: трите имена, трите имена на фирмата, длъжност, служебен телефон (телефакс). Присъжда се за установяване на близки отношения. Домашният телефон се посочва само от представители на творчески професии. Този тип карта се използва само за бизнес цели.
Организационна (фирмена) карта, в която се посочва адрес, телефон, телефакс (телекс). С такава картичка се изпращат поздравления, подаръци, цветя, сувенири по случай значими дати.
Визитни картички за неформално общуване, които посочват пълното име, понякога - професията, почетните и академичните звания, но не поставят подробности, подчертаващи официалния статут. Тяхното разнообразие са "семейни" карти, които посочват имената и бащините на съпрузите (името на съпругата обикновено се изписва първо), домашен адрес и телефонен номер. Такива карти се прилагат за подаръци, които се представят от името на съпруга и съпругата, оставени по време на съвместни неформални посещения.
Визитните картички се отпечатват върху хартия с дебело покритие.
Класическият вариант е бяла визитка със строг черен шрифт, можете да използвате други цветове.
При провеждане на събития като симпозиуми, конференции и др. използвайте големи визитки - значки, посочващи име, фамилия, академично звание, длъжност, организация, образователна институция или научен център. Значките се закачат от лявата страна на сандъка и се носят само в сградата, където се провежда събитието.
2. Функцията на писменото съобщение. Понастоящем в горния или долния ляв ъгъл на визитката се поставят обозначенията, установени в международния протокол (началните букви на съответните френски думи), указващи причината, поради която се изпращат картите, а именно:
п.ф. - поздравления за празника (p.f.N.A. - поздравления за случая
Нова година);
п.р. - израз на благодарност за поздравления;
p.f.c. - изразяване на задоволство от запознанството;
настолен компютър. - израз на съболезнования;
п.п.п. - изразяване на съболезнования с желание за помощ;
п.п. - за неприсъствено представяне;
p.p.c. - неприсъствено сбогуване (при окончателно заминаване от страната
престой).
На визитки с буквите p.r., p.p.c. взето да не отговаря. В отговор на визитни картички с буквите p.c., p.f., p.p.p. изпращат визитката си с буквите п.р., т.е. Благодаря ти. На визитка със съкращения п.п. отговорът се дава на представляваното лице с визитка без подпис.
Това означава, че подаването е прието и могат да се установят лични контакти.
Визитните картички могат да имат други надписи, кратки съобщения на родния им език. В такива случаи текстът се изписва от трето лице, подписът не се слага.
Размяната на визитни картички е задължителен атрибут на първата лична среща с бизнес партньори. При среща първият, който представя визитна картичка, е младшият по позиция спрямо старшия, при равенство в социалния статус и в неформално общуване, най-младият по възраст първи дава старшия.
При представяне на визитка те произнасят фамилното си име на глас, при получаване - името на водещия. Това се прави, за да се избегне неправилно произношение.
вашите визитни картички. Наличието на визитна картичка за служителите на компанията помага за общуване с партньори в съответствие с общоприетите международни стандарти за бизнес етикет.
По този начин визитната картичка е "портрет" на конкретен човек, така че трябва да се работи много внимателно.
По този начин доброто познаване и прилагане на нормите и правилата на бизнес етикета, протокола и етиката са един от важните компоненти на атрактивния образ на бизнес човек, който ще му помогне да постигне големи успехи в предприемачеството и в бизнес кариерата.
Лекция 9 Външен вид на бизнес човек и основните правила на поведение на обществени места
Отношенията с други хора са от решаващо значение за бизнеса. Визитните картички до известна степен помагат за изграждането на тези взаимоотношения. Изненадващо има правилни и грешни начини за представяне на визитни картички.
Изглежда, че има етикет - стандартни правила, които се отнасят до много аспекти от нашия живот. Просто трябва да спазвате тези правила. Но тук трябва да се разбере, че има специален етикет за разпространение на визитни картички.
Етикетът е от съществено значение в бизнеса
Въпреки че днешните технологии за съхранение на бизнес информация правят възможно прехвърлянето на визитни картички без излишни формалности, самият акт на физическо представяне на визитна информационна карта е много важен.
Почти всеки бизнесмен, който се интересува от разрастване на бизнеса си, има на разположение набор от визитни картички. Всъщност ежедневно се отпечатват около 27 милиона визитки, а общият им брой достига 10 трилиона годишно. Не подценявайте тяхната роля, те помагат за укрепване на доверието и легитимността на вашия бизнес. Визитните картички показват, че сте инвестирали във вашия бизнес.
Средната цена на визитка в САЩ е около $200.
В САЩ средната инвестиция на карта е $194, а максималната стойност на една такава карта може да бъде до $1500. Поне всъщност има визитка с такава стойност. Нарича се Black Astrum Signature Card, изработена от швейцарски метал и обсипана с 30 карата диаманти.
Визитните картички се появяват за първи път в Китай
За да разгледаме визитната картичка от гледна точка на историческа гледна точка, ето няколко факта. Първоначално визитните картички са се наричали картички с покани и са били използвани за първи път преди няколко века в императорските къщи на Китай. Първите визитни картички идват на Запад през 17 век. Първите им собственици бяха кралски особи и съдии. Докато аристокрацията активно оставяше визитните си картички в градовете, предприемчивите търговци виждаха в тях възможност да рекламират бизнеса си.
Раздайте визитката си по правилния начин
Днес малката картичка с размери 5 x 9 см е толкова ценен инструмент за насърчаване на бизнеса, колкото и през 17-ти век. Въпреки че в наши дни има огромен брой такива инструменти. Интересен факт е, че през 4-те века на тяхното използване визитните картички са изработили етикет за представянето си. Това е особено вярно за азиатските страни. Като се има предвид, че всички ние сме част от глобалната икономика, трябва да се научим как да работим правилно с визитните картички, ако например не искаме случайно да обидим някого и по този начин да провалим важни преговори.
И така, какви са правилата на етикета на визитните карти, които трябва да се спазват, когато участвате в конференция или преговори?
На вашата визитна картичка без провалтрябва да бъде включена следната информация: име на фирмата, вашето име и как можете да се свържете с вас. В момента има огромен брой шаблони за карти различен размери дизайн. Говорейки за дизайн. Трябва да е подходящо за вашата бизнес област. Можете да прочетете нещо за това на zazzle.com, самият дизайн може да бъде намерен на canva.com.
Купете карти най-добро качествокоито можете да си позволите. Не искате партньорите ви да създават впечатлението, че сте беден. Картичката, независимо дали човекът, на когото е подарена, ще я запази или ще я изхвърли, при всички случаи ще остави някаква следа в паметта му. И вашата задача е да направите тази пътека да има положителен цвят.
Съхранявайте набор от визитни картички в специално проектирана поставка за карти. Подобно на вашите визитни картички, притежателят е отражение на вас и вашия бизнес. В допълнение към горното, ако картите се поддържат изрядни, няма да е нужно да се притеснявате за тях, когато дойде времето да бъдат предадени.
Азиатските страни имат свой етикет за визитна картичка.
Ако колега реши първо да ви даде своята визитка, покажете интерес към нейния дизайн и дори го почетете с учтив коментар. Тук трябва да се направи малко уточнение. Горното ще важи за всички, с изключение на корейците. Корейците смятат, че изучаването на визитка в момента на получаването й е изключително неучтив акт.
Във всяка култура прекъсването на разговор, като връчите визитната си картичка на някого, е много грубо и нахално действие.
Бъдете избирателни, когато представяте визитните си картички. Вашите визитни картички могат да бъдат доста скъпи. Ето защо не трябва да ги давате на хора, които не се интересуват от вашия бизнес и които е малко вероятно да се интересуват от него в бъдеще. Опитайте се да вземете рационално решение по този въпрос.
Когато предавате картата си на някого, опитайте се да я предадете по такъв начин, че да е вашата бизнес информация предната странанагоре. Използвайте една ръка, за да предадете картата. Но ако в момента сте в Япония или Корея, трябва да направите това с две ръце.
Също така, опитайте се да не пишете нищо на визитката си в присъствието на човека, за когото е предназначена. В някои азиатски страни това се счита за неуважително.
Както можете да видите от тази статия, подаването на визитни картички се ръководи от правилата на етикета, както повечето други аспекти от нашия живот. Спазването на простия етикет за визитки ще ви накара да изглеждате по-впечатляващо пред колегите си и ще покажете желанието си да правите бизнес на високо ниво. Освен това можете да сте сигурни, че не сте обидили представител на друга култура. Инвестирам в най-добър дизайнвизитни картички и използвайте картите си ефективно!
Открихте ли нарушение?
Визитните картички бързо и здраво влязоха в нашия бизнес живот, днес няма бизнес познанствоне без размяна на визитни картички. Междувременно правилата на бизнес етикета по време на обмена им остават за много „тера инкогнито“.По правило визитките се обменят лично, като се спазва принципът на реципрочността. Човекът, който е направил бизнес посещение, трябва да остави визитката си. Има прости, но задължителни правила за доставка: трябва да се предаде на партньора, за да може веднага да прочете текста, тоест обърнат с главата надолу за себе си. Когато връчвате картата, трябва да кажете на глас вашето име и фамилия. Според етикета първи трябва да предадат визитките си домакините.
Особено стриктното регулиране на използването на визитни картички засяга преговорите с партньори от други страни. Да се явиш на среща с чуждестранен партньор без визитка е върхът на неприличността. Ако срещата е колективна, трябва да се помни, че размяната на визитни картички започва с най-високопоставените членове на делегацията и протича стриктно според подчинеността. В същото време и водещият, и приемникът си разменят леки поклони. Това правило се спазва особено стриктно от японците и корейците, за които нарушаването на йерархията е равносилно на обида. Американците и европейците са по-демократични по този въпрос. В азиатските страни се предполага, че визитките се дават с двете си ръце, препоръчва се да приемате визитни картички и с двете си ръце или само с дясната си ръка.
След като приемете визитна картичка, трябва да прочетете на глас името на нейния собственик в присъствието на партньор и да разберете неговата позиция и позиция. По време на преговорите получената карта трябва да бъде поставена пред вас, в този случай ще бъде неучтиво да я скриете. Никога не пишете на чужда визитка, не правете бележки върху нея. Не можете да мачкате чужда визитка, да се въртите замислено пред собственика - това се възприема като неуважение. По-добре е да не поставяте нито свои, нито чужди визитни картички в джобовете си, за това има специални държачи за визитки, папки и тетрадки със специални ъгли.
Прието е не само да се разменят визитки при среща с хора, но и да се използват за представяне на някого задочно. Използват се за изразяване на благодарност или съболезнования, с тях се изпращат цветя и подаръци. В някои случаи визитните картички могат да бъдат изпратени по пощата или по куриер. При изпращане на визитки (счита се, че това замества лично посещение), в долния ляв ъгъл се правят следните съкратени надписи, в зависимост от повода:
п.р. (pour remercier) - при изразяване на благодарност;
п.ф. (pour feliciter) - с поздравления по случай празника;
p.f.c. (pour faire connaissance) - при изразяване на задоволство от познат;
p.f.n.a. (pour feliciter Nouvel an) - с поздравления по случай Нова година;
p.p.c. (pour prendre conge) - при раздяла, когато не е направено прощално посещение;
настолен компютър. (pour condoler) - при изказване на съболезнования;
п.п. (pour водещ) - при представяне или препоръчване на друго лице при пристигане, по реда на кореспонденция за запознаване.
При задочна среща се изпраща визитката на лицето, което се представлява, заедно с картата на препоръчителя, върху която се прави надпис „п.п.“. Можете да направите друг надпис, но той трябва да бъде написан от трето лице, например: "Благодаря за посрещането", "Поздравления за празника ..." и т.н.
Визитките са станали част от нашето ежедневие преди няколко века. След толкова години те се промениха много не само външно, но и функционално. Днес визитките могат да се разделят на лични, семейни и бизнес. Най-популярният, разбира се, бизнес.
Визитните картички и възможността за тяхното използване са не само средство за информация, но и доказателство за солидността и престижа на предприемача. Въпреки това, освен красиво оформените и висококачествени отпечатани хартийки, хората забравят или напълно не са наясно с основните правила на етикета, които трябва да се спазват при предаване, получаване или изпращане на визитни картички.
Съгласете се, че не е приятно да изглеждате, когато ви дават измачкана визитка или поставят картата ви в джоба на панталона. И какво означава, ако ви дадат визитка със сгънат горен десен ъгъл? Трудно е да обхвана всички възможни правила в една статия, но се опитах да сложа основните, които всеки уважаващ себе си човек трябва да знае в 25 точки.
И така, 25 правила за етикет на визитни карти:
1. Размяната на визитни картички се извършва строго по ред, като се започне от най-високопоставените членове на делегацията. Ако партньорите са на едно и също ниво на работа, най-младият на възраст първи ще представи визитката.
2. Ако се събирате в офиса си, по етикет е вие първи да подавате визитка, тъй като домакините го правят първи.
3. Представителят на силния пол е длъжен пръв да даде визитка на жена.
4. Когато представяте визитна картичка, произнесете фамилното си име на глас, за да може партньорът ви да го произнесе без грешки. При представяне визитката се обръща за четене, което показва учтивост и внимание към получателя.
5. При приемане на визитка прочетете на глас името/фамилията на партньора и усвоете позицията му.
6. По време на преговорите трябва да поставите картите пред себе си, като ги поставите в същия ред, в който седят партньорите.
7. Визитка без адрес не отговаря на нормите на етикета, единственото изключение от това правило са картите на дипломати и висши държавни служители.
8. На визитка можете внимателно да зачеркнете старите телефони и да въведете нови, но се счита за лоша форма да въведете ново име на работа в нея. Въпреки това е обичайно да се избягват всякакви корекции.
9. Ако не сте намерили бизнес партньор в офиса, оставете визитката си на секретарката, като огънете горния десен ъгъл и след това я изправете. Такъв завой показва, че лично сте оставили визитна картичка и това се възприема като знак за най-голямо уважение и почит. Картата може да бъде предадена и от куриер или шофьор, но в този случай ъгълът не е огънат. Счита се за грубо нарушение на етикета, ако куриер или шофьор са инструктирани да донесат сгъната карта.
10. Ако изпращате визитки за няколко лица едновременно в един плик, адресиран до фирма, то в горния ляв ъгъл на всяка от тях напишете името на лицето, за което е предназначена.
11. Не е забранено да гледате визитката на събеседника по време на разговор с него, т.к. За това са визитките, за да ни напомнят необходимата информация.
12. Не е прието да се правят бележки върху връчена визитка пред нейния собственик.
13. Ако искате да напишете нещо на чиста задна страна на ръка, запомнете: всички надписи за себе си трябва да бъдат написани от трето лице.
14. Визитните картички на секретаря и генералния директор трябва да се различават една от друга, например по качество на хартията, размер или техника на изпълнение.
15. Можете да изпратите на вашия бизнес партньор както стара, така и нова визитка - това се прави, когато искате да информирате за промени в адрес, телефон и др.
16. На посетителите могат да се предлагат визитни картички на продавачи, служители от сектора на услугите. В този случай посетителите ги вземат сами. В други случаи картата се връчва на събеседника при познанство на пълен работен ден или кореспонденция.
17. Не е прието да се носят визитни картички в джобовете на панталони, дънки, якета. Трябва да има специален държач за визитки за визитни картички. Ако под ръка няма държач за визитки, тогава картата може да бъде поставена в портфейл или папка.
18. Визитки не се раздават по време на празници (изключение е делова среща в ресторант)
19. На получени по пощата или на внесени визитки също трябва да се отговори с визитни картички в рамките на 24 часа.
20. Изпращане на лична или семейна визитка омъжена жена, или женен мъжтрябва да го дадете в два екземпляра (на нея и съпруга й).
21. Човек може да подрежда лични карти по всякакъв начин, дори да постави снимката си върху тях. Когато поръчвате семейна карта, не забравяйте, че името на съпругата трябва да е пред името на съпруга.
22. Визитната картичка на жената по правило не посочва домашния й адрес, а е ограничена само до телефонен номер.
23. В никакъв случай не трябва да мачкате чужди визитни картички, да правите бележки върху тях, да ги въртите в ръцете си пред собственика. Това се приема като знак за неуважение.
24. При размяна на визитки с чуждестранни партньори не правете двустранни визитки, т.к. подобно действие може да се счита за непоследователност на лицето, представящо тази карта.
25. Много населени места и държави имат свои собствени национални предпочитания. Например визитните картички под формата на книги са популярни в Италия, вертикалните картички са популярни в Англия, в Япония има цяла церемония за представяне на визитни картички и т.н. Когато избирате стил, не се препоръчва да се отдалечавате твърде далеч от тези общоприети традиции.
