برنامه تهیه چک لیست چک لیست شخصی روزانه

ما با بیش از 2000 مدیر اجرایی مصاحبه کردیم و به اقداماتی رسیدیم که کار شما را تا حد امکان کارآمد می کند. پنج چک لیست ضروری را برای مدیر دانلود و ذخیره کنید.

شماره 1. چک لیستی که باید در مصاحبه خود بیاورید

کمک خواهد کرد:

• فقط افراد مورد نیاز خود را انتخاب کنید.
• تصمیم گیری آگاهانه در مصاحبه؛
• تسلیم جذابیت نامزد نشوید.

شماره 2. چک لیست برای تفویض موثر اختیارات

کمک خواهد کرد:

• تعیین کنید که چقدر به طور مؤثر اختیار را تفویض می کنید.
• شناسایی و رفع خطاها در تفویض اختیار؛
• تغییر رویکرد به تفویض وظایف

شماره 3. چک لیست شناسایی خطاها در کار شرکت

کمک خواهد کرد:

• برای پیدا کردن طرف های ضعیفبخش فروش؛
• اصلاح اشتباهات احتمالی مدیریتی قبل از پایان سال؛
• افزایش شاخص های کلیدی شرکت

شماره 4. چک لیست برای بررسی پیشنهاد تجاری شما

کمک خواهد کرد:

• تعريف كردن نقاط ضعیفپیشنهاد تجاری شما؛
• پیشنهاد تجاری خود را از بقیه متمایز کنید.
• به یک تبدیل تا 50 درصد از پیشنهاد تجاری خود دست یابید.

شماره 5. چک لیست: دریابید که آیا با ممیزی مالیاتی روبرو هستید یا خیر

کمک خواهد کرد:

• تعیین کنید که آیا شرکت شما در معرض خطر یک حسابرسی برنامه ریزی نشده است یا خیر.
• برای جلوگیری مشکلات احتمالیبا مقامات مالیاتی؛
• از خود در برابر ممیزی مالیاتی در محل محافظت کنید.

به طور تصادفی ابزار جالبی برای ایجاد عادات خوب کشف کرد. ابتدا داستان را می گویم و بعد خود ساز را می دهم.

با چنین مشکلی مواجه شد

شروع کردم به دیر به رختخواب رفتن، اغلب بعد از سحر. در نتیجه، او دیر از خواب بیدار شد، به اندازه کافی نخوابید و در تمام طول روز احساس بدتری داشت. تا عصر خیلی خسته بودم، اما نمی توانستم بخوابم و در تلفن احمق بودم. یک دور باطل بود.

سعی کردم آلارم و یادآوری را تنظیم کنید

من با یک ساعت زنگ دار معمولی برای عصر شروع کردم. سیگنال به این معنی بود که وقت رفتن به رختخواب است. اما آلارم کمکی نکرد. او من را وسط یک کار گیر داد و من آن را خاموش کردم، اول با ناراحتی جزئی و سپس تمام اتوماتیک.

سعی کردم یک رویداد را با یک اعلان روی صفحه، از طریق نامه و تلفن در تقویم قرار دهم:

و حالا دیگر کاری را که در آنجا انجام می‌دهی متوقف می‌کنی و می‌خوابی. در غیر این صورت P*****ts!

اعلان‌ها بلافاصله به همه دستگاه‌ها می‌رسند و مانند یک اسلحه اسلحه به نظر می‌رسند. در ابتدا این امر در مغز تأثیر گذاشت و او اطاعت کرد. سپس چند بار رگبار من را در اسکایپ گرفت که نمی‌توانست به سرعت قطع شود و مجبور شدم اعلان‌ها را نادیده بگیرم. اعلان‌ها دیگر اجباری به نظر نمی‌رسند. به زودی، معنای درک شده به "شما باید یک ساعت بخوابید" تغییر کرد. آنها دیگر نیازی به پاسخ فوری نداشتند، بنابراین مغز به سرعت یاد گرفت که آنها را به طور کامل نادیده بگیرد. شکست!

زمان تغییر تاکتیک فرا رسیده بود.

تصمیم به جمع آوری اطلاعات گرفت

ورق A4 را با 4 خط شروع کرد:

• با استراحت از خواب بیدار شد
• قبل از ساعت 10 بیدار شدم
• تا 24 ساعت دراز بکشید
• بدون صفحه نمایش دراز بکشید

این تکه کاغذ را با خودکار روی میز حمام گذاشتم. صبح مغز برگی را دید و 4 قیچی روی دستگاه گذاشت.

برای چند هفته هیچ اتفاقی نیفتاد و سپس جادو شروع شد.

1. متوجه ارتباط شدم و احساس کردم: "بدون صفحه دراز بکش - استراحت بیدار شدم." قدرت می داد.
2. من ارتباط بین اعلامیه و واقعیت را درک کردم. هیجان مدیریت معیارهای عددی ظاهر شده است.
3. دیگر نمی‌توانستم یادآوری‌ها را به این راحتی نادیده بگیرم. پیش از این، یک یادآوری از دست رفته برای همیشه ناپدید شد. روز بعد، یک مورد جدید وارد شد، و همچنین بدون هیچ اثری ناپدید شد. و حالا همه چیز به جدول می افتد. یادآوری های از دست رفته ناپدید نمی شوند، بلکه خلاصه می شوند.

این مکانیسم بسیار موفق بوده است.

"حالت" به یک معیار جداگانه تبدیل شد. بنابراین متوجه شدم که 15 دقیقه مدیتیشن در روز به طور پیوسته و قابل اعتماد روحیه من را یک بار بالا می برد. موسیقی، ارتباط با دوستان، موتورسیکلت قدرتمند و ورزش های فعال نیز این کار را انجام می دهد. برای من این دیگر دانش «کتابی» نیست، بلکه «داخلی» است. یعنی بر اساس آن عمل می کنم.

سپس مکانیسم آنلاین شد

آنلاین شدن یک خطر بزرگ است، زیرا خود برگ هر روز صبح چشم شما را جلب می کند و باید به طور خاص برنامه را به خاطر بسپارید. من شروع به پرش روزها می کردم و سیستم از بین می رفت. بنابراین، من برگ را با یک iPad قدیمی جایگزین کردم، فقط 1 برنامه را آنجا گذاشتم و دقیقاً در همان مکان قرار دادم. برای اطمینان، یک کار روزانه ایجاد کردم "یک لیست چک شخصی را پر کنید".

برنامه خاصی در فروشگاه برنامه وجود نداشت، اما Google Sheets عملکرد خوبی را انجام داد. اسکرین شات را در ابتدای پست ببینید.

نتیجه

6 ماه گذشته، پرواز عادی است. دیگر مشکلی در خواب وجود ندارد، تقریباً همه شاخص های دیگر در منطقه سبز هستند. میانگین خلق و خوی از 5-6 به 7-8 افزایش یافت. و برای من، این فقط اعداد نیست!)

در اینجا قالب جدول نهایی است، شما می توانید کپی کنید و با نیازهای خود تطبیق دهید. برجسته سازی خط به خط با استفاده از قالب بندی شرطی پیکربندی می شود. اما انصافاً یک ورق کاغذ و یک خودکار سردتر هستند.

در این مقاله یک نمونه چک لیست را در نظر خواهیم گرفت. این نام یک روش راحت و قابل درک برای کنترل هر عملیات پیچیده یا چند مرحله ای است. دامنه کاربرد چک لیست ها به قدری گسترده است که اطلاعات مربوط به آنها به طور همزمان برای افراد خلاق، دانش آموزان و دانشجویان، کارآفرینان، مدیران شرکت ها و متخصصان در زمینه های مختلف مفید خواهد بود.

حتی اگر مفهوم "چک لیست" برای شما ناآشنا به نظر می رسد، تقریباً به طور قطع بیش از یک بار با آن برخورد کرده اید. اغلب، این نام فهرستی از اقدامات (یا مراحل) متوالی است که باید برای رسیدن به یک هدف انجام شود. همچنین می توان از آن برای بررسی کامل شدن تمام موارد یا عملیات برای حل یک مشکل استفاده کرد.

به عبارت ساده، این لیستی از اقداماتی است که باید یکی پس از دیگری انجام شود تا به نتیجه نهایی برسید.

دامنه استفاده از چنین برگه هایی به قدری گسترده است که با درجه اطمینان بالایی می توان گفت: هر شخصی تا به حال یک "لیست کارها" برای خود تهیه کرده است.

با این حال، در این مقاله به چگونگی کمک چک لیست ها به کارآفرینی و سازماندهی کار افراد و کل شرکت ها می پردازیم.

"چک لیست" لیستی از اقداماتی است که برای رسیدن به نتیجه نهایی باید یکی پس از دیگری انجام شود.

چک لیست در چه زمینه هایی استفاده می شود؟

مزایای چک لیست برای تولید قبلاً توسط بسیاری از کارآفرینان، مدیران و کارمندان قدردانی شده است. زمانی که نیاز دارید در حالت چندوظیفه ای کار کنید (و در شرایط مدرن تقریباً همیشه اتفاق می افتد)، فهرست کارها به کنترل اجرای همه عملیات کمک می کند. در این صورت، نیازی نیست که همه اهداف و اهداف در نظر گرفته شوند.

متداول ترین چک لیست ها در بیشتر اشکال مختلفرا می توان در:

• هوانوردی (قبل از برخاستن، خلبانان آمادگی هواپیما را طبق رویه خاصی بررسی می کنند).
• ساخت و ساز؛
• پزشکی (از روش ها تا پیچیده ترین عمل های جراحی)؛
• حسابداری و حسابرسی؛
• مدیریت، از جمله فروش؛
• تحصیلات.

بنابراین، چک لیست ها در مناطقی استفاده می شود که تمرکز ثابت مورد نیاز است و موفقیت کل رویداد به اجرای هر مورد (و در هوانوردی و پزشکی - زندگی مردم) بستگی دارد. بیایید نگاهی به انواع مختلف چک لیست بیندازیم.

استفاده از چک لیست در صنایع منتخب

چک لیست ها که در صنعت هوانوردی سرچشمه می گیرند، مدت هاست که استفاده از آنها تنها در یک صنعت بیشتر شده است. علیرغم اعتقاد برخی افراد که مهم ترین چیز را نمی توان فراموش کرد، عمل خلاف این را نشان می دهد. AT دنیای مدرنحواس‌پرتی‌های زیادی وجود دارد، بنابراین گاهی اوقات حتی یک عمل به طور خودکار با خطا انجام می‌شود. برای جلوگیری از این امر، عاقلانه است که از چک لیست استفاده کنید. چگونه در مناطق مختلف مورد استفاده قرار می گیرند؟

چک لیست خدمات غذایی

در موسسات پذیرایی، چک لیست ها به طور مداوم و نه در یک نسخه استفاده می شود. به عنوان مثال، چک لیست افتتاح رستوران به مدیران و کارکنان کمک می کند تا با اطمینان از استانداردهای پذیرفته شده خدمات، مؤسسه را برای افتتاح آماده کنند.

برای هر شیفت معمولا یک برگه جداگانه تهیه می شود که شماره، تاریخ و نام خانوادگی مدیر را مشخص می کند. در این مورد برگه کنترل - در واقع یک سند گزارش. اگر چیزی طبق برنامه پیش نرود، مدیر می تواند آن را مطالعه کند و بفهمد که چه اشتباهاتی توسط مدیر انجام شده است.

1. بررسی برنامه رویدادها برای روز (تولدها، سالگردها).
2. چک کردن پول نقد در گیشه
3. سازمان نظافت.
4. وجود برگه های گزارش در آشپزخانه و توالت.
5. بررسی همه کارمندان (با تاخیر، ظاهرو غیره).
6. شروع کار در آشپزخانه.

البته این لیست تقریبی است، هر رستوران خودش را توسعه می دهد. به طور جداگانه، یک روش می تواند برای هر موقعیت ایجاد شود، به عنوان مثال، یک چک لیست برای پیشخدمت رستوران، برای کارگران آشپزخانه و غیره. چنین اسنادی معمولاً برای مدت کوتاهی، حداکثر یک ماه (در صورت بروز هر گونه مشکل) ذخیره می شوند.

در موسسات پذیرایی، چک لیست ها به طور مداوم و نه در یک نسخه استفاده می شود.

چک لیست های تمیز کردن

در زمینه نظافت حرفه ای نیز چک لیست ها کاربرد گسترده ای پیدا کرده اند. به عنوان مثال، یک چک لیست برای تمیز کردن اتاق. نمونه ای از چنین لیستی را می توان در چندین نسخه تهیه کرد:به عنوان یک برنامه عملیاتی و به عنوان یک سند گزارش. بیایید هر دو گزینه را در نظر بگیریم.

به عنوان یک برنامه اقدام، چک لیست های نظافت معمولاً توسط شرکت های نظافتی حرفه ای هنگام ارائه خدمات به سازمان ها و مشتریان خصوصی استفاده می شود. از آنجایی که در این مورد ما در مورد تمیز کردن حرفه ای صحبت می کنیم، لیست اقدامات به دستیابی به سطح کیفی مورد نیاز کمک می کند. ممکن است شامل مواردی مانند:

1. تمیز کردن گرد و غبار، تمیز کردن مرطوب، مراقبت از مبلمان.
2. شستشوی پنجره ها
3. شستشوی کف.

منظور از این برگه کمک به کارمند در جهت یابی مکان است، کلیه نکات را رعایت کرده و خدمات نظافتی را با بالاترین کیفیت ارائه دهد تا مشتری شکایتی نداشته باشد. بنا به درخواست مشتری، سایر وظایف ممکن است در چک لیست گنجانده شود.

همچنین چک لیست ها را می توان به عنوان یک سند گزارش استفاده کردبه عنوان مثال برای تمیز کردن توالت تقریباً همه مردم با چنین برگه هایی روبرو شده اند. معمولاً در دستشویی های کافه ها و رستوران ها آویزان می شوند. موارد این چک لیست ها شامل لیستی از وظایف نیست، بلکه شامل زمان تمیز کردن است. بعد از تمیز کردن، کارمند امضای خود را جلوی هر مورد می گذارد. چنین سندی به مدیر مؤسسه کمک می کند تا اتمام به موقع تمیز کردن را کنترل و تأیید کند.

چک لیست های فروش

هر کارمندی که درگیر فروش فعال است باید از چک لیست ها برای بهبود عملکرد خود استفاده کند. اول از همه، چک لیست هایی برای سازماندهی ارتباط با مشتری، به ویژه از طریق تلفن، مورد نیاز است.

بیشتر تماس های سرد با شکست مواجه می شوند، زیرا مدیر با مشتری ارتباط برقرار نمی کند، اما متن تمام شده را برای او می خواند. علاوه بر این، حتی برای هر سوال یا "اعتراض"، مدیران یک الگو دارند. این در کار راحت است - شما نیازی به فکر کردن و نوشتن پاسخ خود ندارید - اما در عمل کاملاً بی فایده است. مشتریان این رویکرد را دوست ندارند.

چک لیست می تواند به ایجاد یک مکالمه پر جنب و جوش کمک کند و بنابراین احتمال فروش را افزایش می دهد. چک لیست مدیر فروش باید شامل موارد زیر باشد:

1. آشنایی.
2. هدف از تماس
3. پیشنهاد.
4. شفاف سازی جزئیات، گفتگو با مشتری، پاسخ به اعتراضات.
5. فروش (دعوتنامه و ...).
6. فراق

این گزینه بهتر از یک الگوریتم فروش آماده است، زمانی که مدیر عبارات قالب را با صدایی یکنواخت می خواند. ممکن است در مراحل اولیه کار با آن دشوارتر باشد، اما در نهایت موثرتر خواهد بود، زیرا بیشتر شبیه یک رویکرد فردی به مشتری است.

همچنین، از چک لیست ها می توان برای ارزیابی عملکرد نه یک مدیر فردی، بلکه کل بخش فروش استفاده کرد. در این مورد، آنها حاوی سوالاتی مانند:

1. آیا شرکت یک استراتژی بازاریابی ایجاد کرده است؟
2. آیا طرح فروش به کارکنان ابلاغ شده است؟
3. آیا الگوریتم های فروش و چک لیستی از کارکنان ایجاد شده است؟
4. آیا پایگاه مشتری وجود دارد؟
5. کارمندان روزانه چند تماس دارند؟
6. به ازای هر فروش به ازای هر کارمند چند تماس دارد؟
7. یک مکالمه تلفنی به طور متوسط ​​چقدر طول می کشد؟
8. نحوه اجرای طرح فروش (در روز، در هفته، در هر ماه).

بنابراین نظارت مستمر و اجرای روشمند کلیه نکات باعث بهبود کارایی هر یک از کارکنان به خصوص در زمینه فروش خواهد شد. مهم است که رهبران سازمان ها چک لیست را جدی بگیرند و عادت استفاده از این نوع مدیریت زمان را در همه کارکنان ایجاد کنند.

هر کارمندی که درگیر فروش فعال است باید از چک لیست ها برای بهبود عملکرد خود استفاده کند.

چگونه یک چک لیست به خریداران مرموز کمک می کند

وظیفه یک خریدار مرموز ارزیابی جامع کار یک فروشنده فردی و کل فروشگاه به عنوان یک کل است.در این مورد، چک لیستی از پارامترهای اندازه گیری شده ضروری است. معمولاً در چنین لیست هایی، موارد در مقیاس پنج درجه ای یا به سادگی بله / خیر رتبه بندی می شوند. چک لیست خریدار مرموز باید شامل موارد زیر باشد:

1. تماس خریدار:
   • فروشنده اول می آید، ظاهر می شود.
   • دوستانه، مودب؛
   • ظاهر مرتب؛
   • علاقه مند، خندان
2. مالکیت اطلاعات:
   • نیازهای خریدار را با پرسیدن سؤالات، از جمله سؤالات باز و روشن، شناسایی می کند.
   • در مورد محصولاتی که مورد علاقه مشتری هستند صحبت می کند.
   • آنالوگ هایی را ارائه می دهد که خریدار از آنها اطلاعی ندارد.
   • با اطمینان مطالب مربوط به کالا را در اختیار دارد.
3. ارائه خدمات شرکت:
   • در مورد تبلیغات و تخفیف های فعلی صحبت می کند.
   • شرکت در برنامه های وفاداری (صدور کارت، دریافت پاداش، اشتراک در خبرنامه) را پیشنهاد می دهد.
4. کار با اعتراضات:
   • در مورد نظر خریدار منفی صحبت نمی کند، آن را اشتباه نمی خواند.
   • آشکارا بحث نمی کند، یک جایگزین ارائه می دهد.
   • استدلال های متقابل مستدل ارائه می کند.
5. پایان فروش:
   • گفتگو را خلاصه می کند؛
   • در مورد خواص اضافی محصول، که در گفتگوی قبلی مورد بحث قرار نگرفت، اطلاع می دهد.
   • روش خرید را می گوید (اتاق اتصالات کجاست، صندوق پول کجاست، منطقه صدور کجاست و غیره)؛
   • با تشکر از خرید و انتخاب فروشگاه

هم نسخه های ساده تر و هم نسخه های پیچیده تری از چک لیست های خرید مرموز وجود دارد. با این حال هرچه خریدار مرموز جزئیات بیشتری را فاش کند، بهتر است.، بنابراین بهتر است به اندازه کافی حجیم و پرسشنامه مفصلدر مورد کارمندان فروشگاه

چک لیست در مدیریت زمان شخصی

چک لیست ها را می توان نه تنها برای سازماندهی کار شرکت ها، بلکه در برنامه ریزی شخصی نیز مورد استفاده قرار داد.به عنوان مثال، اگر شرکت از چک لیست استفاده نمی کند، اما کارمند نیاز به آن را می بیند، باید چنین چک لیستی را برای خود ایجاد کند.

این امر اجرای کار فعلی را ساده می کند، موثرترین الگوریتم ها را برای انجام عملیات خاص شناسایی می کند. کار بر روی یک چک لیست تا حدودی بار روانی را کاهش می دهد - حتی پروژه پیچیده، به قطعات تقسیم می شود، قابل انجام تر می شود. و عدم وجود خطر فراموشی چیزی یک امتیاز خوشایند هنگام برنامه ریزی است.

کار بر روی یک چک لیست مقداری از بار روانی را کاهش می دهد - حتی یک پروژه پیچیده که به بخش های مختلف تقسیم شده است، امکان پذیرتر می شود.

چگونه یک چک لیست خوب بنویسیم

برای اینکه چک لیست "آنطور که باید" کار کند، باید آن را به درستی تنظیم کنید. در اینجا چند توصیه وجود دارد:

1. لیست باید ساده و کوتاه باشد. شما نیازی به نوشتن یک مقاله مفصل ندارید، باید نکته اصلی را برجسته کنید و تا حد امکان یادداشت کنید. به زبان ساده. با یک نگاه به برگه، باید مشخص شود که چه باید کرد.
2. موارد باید منسجم و به هم مرتبط باشند. به یاد داشته باشید، این الگوریتمی برای دستیابی به تنها یک هدف است. چک لیست یک رویکرد گام به گام به کار را فرض می کند. یعنی فقط پس از تکمیل پاراگراف اول به سراغ پاراگراف دوم بروید.
3. ویرایش ها را انجام دهید. تمام تغییرات، بهبودها و بهبودها را در چک لیست ثبت کنید.
4. اگر یک چک لیست شخصی تهیه می کنید، آن را برای شخص خود راحت کنید. از حروف برجسته، ایتالیک، حروف بزرگ استفاده کنید. در این مورد، لازم نیست نگران شفافیت ورق برای افراد دیگر باشید.
5. در صورتی که چک لیست را روی کاغذ بسازید یا اگر نسخه الکترونیکی آن را ترجیح می دهید بدون پیمایش به اندازه صفحه نمایش رایانه یا تلفن قرار دهید، باید در 1 برگ قرار گیرد. بهینه - 5-7 امتیاز.

محل نگهداری چک لیست

بسته به هدف چک لیست ها، ممکن است چندین گزینه برای ذخیره آنها وجود داشته باشد:

1. چک لیست های شخصی در یادداشت های روزانه و همچنین تلفن ها و رایانه ها ذخیره می شوند. ساده‌ترین چک‌لیست‌ها «آنچه را که نباید هنگام خروج از خانه فراموش کرد» برای قرار دادن درب ورودی مناسب است.
2. چک لیست کار و خدمات کارکنان باید در محل کار یا به صورت الکترونیکی روی دسکتاپ رایانه در معرض دید عموم قرار گیرد.
3. چک لیست های جمعی باید در مکان هایی نصب شوند که برای همه کارکنانی که در اجرای آن ها دخیل هستند در دسترس باشد.

نتیجه

چک لیست - گزینه عالیبرنامه ریزی کار و بهبود کارایی آن. چنین چک لیست هایی تقریباً در همه زمینه های فعالیت کاربرد دارند: از حمل و نقل هوایی و پزشکی گرفته تا پذیرایی و نظافت حرفه ای. یک الگوریتم به خوبی طراحی شده به شما کمک می کند حتی به جدی ترین و چند مرحله ای ترین وظایف بدون ترس نزدیک شوید.