Kami mewawancarai lebih dari 2.000 eksekutif dan menghasilkan tindakan yang akan membuat pekerjaan Anda seefisien mungkin. Unduh dan simpan lima daftar periksa paling penting untuk manajer.
No.1. Daftar periksa untuk dibawa ke wawancara Anda
Akan membantu:
- pilih hanya orang yang Anda butuhkan;
- membuat keputusan berdasarkan informasi saat wawancara;
- jangan menyerah pada pesona kandidat.
Nomor 2. Daftar periksa untuk pendelegasian wewenang yang efektif
Akan membantu:
- menentukan seberapa efektif Anda mendelegasikan wewenang;
- mendeteksi dan memperbaiki kesalahan dalam pendelegasian;
- mengubah pendekatan pendelegasian tugas.
Nomor 3. Daftar periksa untuk mengidentifikasi kesalahan dalam pekerjaan perusahaan
Akan membantu:
- menemukan sisi lemah Departemen penjualan;
- untuk memperbaiki kemungkinan kesalahan manajerial sebelum akhir tahun;
- meningkatkan indikator kunci perusahaan.
Nomor 4. Daftar periksa untuk memeriksa penawaran komersial Anda
Akan membantu:
- mendefinisikan titik lemah proposal bisnis Anda;
- membedakan penawaran komersial Anda dari yang lain;
- mencapai konversi hingga 50% dari penawaran komersial Anda.
Nomor 5. Daftar periksa: cari tahu apakah Anda menghadapi pemeriksaan pajak
Akan membantu:
- menentukan apakah perusahaan Anda berisiko mengalami audit yang tidak terjadwal;
- menghindari kemungkinan masalah dengan otoritas pajak;
- lindungi diri Anda dari pemeriksaan pajak di tempat.
Secara tidak sengaja menemukan alat yang menarik untuk membentuk kebiasaan baik. Pertama saya akan menceritakan ceritanya, lalu saya akan memberikan instrumennya sendiri.
Menghadapi masalah seperti itu
Saya mulai tidur larut malam, seringkali setelah subuh. Akibatnya, ia bangun kesiangan, tidak cukup tidur, dan merasa tidak enak badan sepanjang hari. Menjelang malam saya sangat lelah, tetapi saya tidak bisa tidur dan berbicara bodoh di telepon. Itu adalah lingkaran setan.
Mencoba menyetel alarm dan pengingat
Saya mulai dengan jam alarm biasa untuk malam hari. Sinyal berarti sudah waktunya tidur. Tapi alarm itu tidak membantu. Dia menangkap saya di tengah-tengah suatu bisnis, dan saya mematikannya terlebih dahulu dengan sedikit gangguan, dan kemudian otomatis penuh.
Saya mencoba menempatkan diri saya pada acara di kalender dengan pemberitahuan di layar, melalui surat dan di telepon:
Dan sekarang Anda berhenti melakukan apa yang Anda lakukan di sana dan pergi tidur. Jika tidak P****ts!
Pemberitahuan segera datang ke semua perangkat dan terdengar seperti tembakan senjata. Awalnya, ini membekas di otak, dan dia menurut. Kemudian beberapa kali tendangan voli menangkap saya di Skype, yang tidak dapat diinterupsi dengan cepat, dan saya harus mengabaikan notifikasi. Notifikasi sepertinya tidak lagi wajib. Segera, makna yang dirasakan berubah menjadi "Anda perlu tidur selama satu jam". Mereka tidak lagi diharuskan untuk segera merespons, sehingga otak dengan cepat belajar untuk mengabaikannya sepenuhnya. Kegagalan!
Sudah waktunya untuk mengubah taktik.
Memutuskan untuk mengumpulkan informasi
Memulai lembar A4 dengan 4 baris:
- Bangun istirahat
- Bangun sebelum jam 10
- Berbaring hingga 24 jam
- Berbaring tanpa layar
Saya meletakkan selembar kertas ini dengan pena di atas meja di kamar mandi. Di pagi hari, otak melihat sehelai daun dan meletakkan 4 coretan di mesin.
Tidak ada yang terjadi selama beberapa minggu, dan kemudian keajaiban dimulai.
- Saya perhatikan dan rasakan hubungannya: "berbaring tanpa layar - bangun istirahat." Itu memberi kekuatan.
- Saya memahami hubungan antara selebaran dan kenyataan. Kegembiraan mengelola metrik numerik telah muncul.
- Saya tidak bisa lagi mengabaikan pengingat dengan mudah. Sebelumnya, pengingat yang terlewat menghilang selamanya. Keesokan harinya, yang baru datang, dan juga menghilang tanpa jejak. Dan sekarang semuanya jatuh ke meja. Pengingat yang terlewat tidak hilang, tetapi diringkas.
Mekanisme ini sangat berhasil.
"Mood" menjadi metrik tersendiri. Jadi saya menyadari bahwa meditasi 15 menit sehari dengan mantap dan andal meningkatkan suasana hati saya satu per satu. Musik, komunikasi dengan teman, motor bertenaga, dan olahraga aktif juga melakukan hal ini. Bagi saya, ini bukan lagi ilmu "buku", tapi "internal". Artinya, atas dasar yang saya bertindak.
Kemudian mekanismenya pindah online
Masuk ke Internet berisiko besar, karena daun itu sendiri menarik perhatian Anda setiap pagi, dan Anda perlu mengingat secara khusus tentang program tersebut. Saya akan mulai melewatkan hari dan sistem akan runtuh. Oleh karena itu, saya mengganti daunnya dengan iPad lama, hanya menyisakan 1 program di sana dan meletakkannya persis di tempat yang sama. Untuk keandalan, saya membuat tugas harian "Isi daftar periksa pribadi".
Tidak ada aplikasi khusus di app store, tetapi Google Sheets berfungsi dengan baik dengan fungsinya. Lihat tangkapan layar di awal posting.
Hasil
Sudah 6 bulan, penerbangannya normal. Tidak ada lagi masalah tidur, hampir semua indikator lainnya berada di zona hijau. Suasana hati rata-rata meningkat dari 5-6 menjadi 7-8. Dan bagi saya, ini bukan hanya angka!)
Ini template tabel terakhir, Anda dapat menyalin dan menyesuaikan dengan kebutuhan Anda. Penyorotan dikonfigurasi baris demi baris menggunakan pemformatan bersyarat. Tapi selembar kertas dan pena lebih keren, sejujurnya.
Pada artikel ini, kami akan mempertimbangkan contoh daftar periksa. Ini adalah nama cara yang nyaman dan mudah dipahami untuk mengontrol operasi kompleks atau multi-tahap apa pun. Kisaran penerapan daftar periksa sangat luas sehingga informasi tentangnya akan berguna secara bersamaan bagi orang-orang kreatif, pelajar dan mahasiswa, pengusaha, eksekutif perusahaan, dan spesialis di berbagai bidang.
Sekalipun konsep "daftar periksa" tampak asing bagi Anda, Anda hampir pasti pernah bertemu dengannya lebih dari sekali. Paling sering, ini adalah nama dari daftar tindakan berurutan (atau langkah-langkah) yang harus diambil untuk mencapai suatu tujuan. Itu juga dapat digunakan untuk memeriksa penyelesaian semua item atau operasi untuk menyelesaikan masalah.
Sederhananya, ini adalah daftar tindakan yang perlu dilakukan satu per satu untuk mencapai hasil akhir.
Cakupan penggunaan lembaran semacam itu sangat luas sehingga dengan tingkat kepastian yang tinggi dapat dikatakan: setiap orang pernah menyusun "daftar tugas" untuk dirinya sendiri.
Namun, dalam artikel ini kita akan melihat bagaimana daftar periksa membantu dalam kewirausahaan dan mengatur pekerjaan individu dan seluruh perusahaan.
"Daftar Periksa" adalah daftar tindakan yang perlu dilakukan satu demi satu untuk mencapai hasil akhir.
Di bidang apa daftar periksa digunakan?
Manfaat daftar periksa untuk produksi telah diapresiasi oleh banyak pengusaha, manajer, dan karyawan. Saat Anda perlu bekerja dalam mode multitasking (dan dalam kondisi modern ini terjadi hampir setiap saat), daftar tugas membantu mengontrol pelaksanaan semua operasi. Dalam hal ini, semua tujuan dan sasaran tidak perlu diingat.
Daftar periksa paling sering bentuk yang berbeda dapat ditemukan di:
- penerbangan (sebelum lepas landas, pilot memeriksa kesiapan pesawat sesuai prosedur khusus);
- konstruksi;
- kedokteran (dari prosedur hingga operasi bedah paling rumit);
- akuntansi dan audit;
- manajemen, termasuk penjualan;
- pendidikan.
Dengan demikian, daftar periksa digunakan di area yang membutuhkan konsentrasi konstan, dan keberhasilan seluruh acara bergantung pada penerapan setiap poin (dan dalam penerbangan dan kedokteran - kehidupan orang). Mari kita lihat berbagai jenis daftar periksa.
Penggunaan daftar periksa di industri terpilih
Berasal dari industri penerbangan, daftar periksa telah lama melampaui penggunaannya hanya dalam satu industri. Terlepas dari kepercayaan sebagian orang bahwa hal terpenting tidak dapat dilupakan, praktik menunjukkan sebaliknya. DI DALAM dunia modern ada banyak gangguan, jadi terkadang bahkan tindakan yang dibawa ke otomatisasi dilakukan dengan kesalahan. Untuk menghindari hal ini, sebaiknya gunakan daftar periksa. Bagaimana mereka digunakan di area yang berbeda?
Daftar Periksa Layanan Makanan
Di perusahaan katering, daftar periksa digunakan terus-menerus dan tidak dalam satu salinan. Misalnya, daftar periksa pembukaan restoran membantu manajer dan karyawan menyiapkan pendirian untuk dibuka dengan memastikan standar layanan yang diterima.
Untuk setiap shift, lembar terpisah biasanya disiapkan, yang menunjukkan nomor, tanggal, dan nama belakang manajer. Pada kasus ini lembar kontrol - sebenarnya dokumen pelaporan. Jika ada yang tidak berjalan sesuai rencana, manajer dapat mempelajarinya dan memahami kesalahan apa yang dilakukan oleh manajer.
- Memeriksa rencana acara untuk hari itu (ulang tahun, peringatan).
- Memeriksa uang tunai di box office.
- Organisasi pembersihan.
- Kehadiran lembar pelaporan di dapur dan di toilet.
- Memeriksa semua karyawan (terlambat, penampilan dll).
- Memulai di Dapur.
Tentu saja daftar ini adalah perkiraan, setiap restoran mengembangkannya sendiri. Secara terpisah, prosedur dapat dikembangkan untuk setiap posisi, misalnya daftar periksa untuk pelayan restoran, untuk pekerja dapur, dll. Dokumen semacam itu biasanya disimpan untuk waktu yang singkat, tidak lebih dari sebulan (jika terjadi masalah).
Di perusahaan katering, daftar periksa digunakan terus-menerus dan tidak dalam satu salinan.
Membersihkan daftar periksa
Di bidang pembersihan profesional, daftar periksa juga banyak digunakan. Misalnya, daftar periksa untuk membersihkan kamar. Contoh daftar semacam itu dapat dibuat dalam beberapa versi: sebagai rencana aksi dan sebagai dokumen pelaporan. Mari pertimbangkan kedua opsi tersebut.
Sebagai rencana tindakan, daftar periksa pembersihan biasanya digunakan oleh perusahaan pembersih profesional saat memberikan layanan kepada organisasi dan klien pribadi. Karena dalam hal ini kita berbicara tentang pembersihan profesional, daftar tindakan membantu mencapai tingkat kualitas yang diperlukan. Dapat mencakup item seperti:
- Pembersihan debu, pembersihan basah, perawatan furnitur.
- Mencuci jendela.
- Pencucian lantai.
Arti dari lembar ini adalah untuk membantu karyawan menavigasi tempat tersebut, penuhi semua poin dan berikan layanan kebersihan dengan kualitas terbaik sehingga klien tidak memiliki keluhan. Atas permintaan klien, tugas lain dapat dimasukkan dalam daftar periksa.
Juga daftar periksa dapat digunakan sebagai dokumen pelaporan misalnya untuk membersihkan toilet. Hampir semua orang pernah menemukan lembaran seperti itu. Biasanya mereka nongkrong di toilet kafe dan restoran. Item daftar periksa tersebut tidak berisi daftar tugas, tetapi waktu pembersihan. Setelah dibersihkan, karyawan membubuhkan tanda tangannya di depan setiap barang. Dokumen semacam itu membantu manajer pendirian untuk mengontrol dan memverifikasi penyelesaian pembersihan tepat waktu.
Daftar periksa penjualan
Setiap karyawan yang terlibat dalam penjualan aktif harus menggunakan daftar periksa untuk meningkatkan kinerjanya. Pertama-tama, daftar periksa diperlukan untuk mengatur komunikasi dengan klien, terutama melalui telepon.
Sebagian besar panggilan dingin berakhir dengan kegagalan, karena manajer tidak berkomunikasi dengan klien, tetapi membacakan teks yang sudah selesai untuknya. Selain itu, bahkan untuk setiap pertanyaan atau "keberatan", manajer memiliki template. Ini nyaman dalam pekerjaan - Anda tidak perlu memikirkan dan menyusun jawaban Anda - tetapi dalam praktiknya ini sama sekali tidak berguna. Klien tidak menyukai pendekatan ini.
Daftar periksa dapat membantu menciptakan percakapan yang lebih hidup, dan karenanya meningkatkan kemungkinan penjualan. Daftar periksa manajer penjualan harus mencakup hal-hal berikut:
- Kenalan.
- Tujuan panggilan.
- Menawarkan.
- Klarifikasi detail, dialog dengan klien, jawaban atas keberatan.
- Penjualan (undangan, dll.).
- Perpisahan.
Opsi ini lebih baik daripada algoritme penjualan yang sudah jadi, saat manajer membacakan frasa template dengan suara yang monoton. Ini mungkin lebih sulit untuk dikerjakan pada tahap awal, tetapi pada akhirnya akan lebih efektif, karena ini lebih seperti pendekatan individual kepada klien.
Selain itu, daftar periksa dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja bukan hanya seorang manajer individu, tetapi seluruh departemen penjualan. Dalam hal ini, mereka berisi pertanyaan seperti:
- Apakah perusahaan telah mengembangkan strategi pemasaran?
- Apakah rencana penjualan telah dikomunikasikan kepada karyawan?
- Apakah algoritme penjualan dan daftar periksa karyawan telah dikembangkan?
- Apakah ada basis pelanggan?
- Berapa banyak panggilan per hari yang dilakukan karyawan?
- Berapa banyak panggilan per penjualan per karyawan?
- Berapa lama rata-rata percakapan telepon berlangsung?
- Bagaimana rencana penjualan dilakukan (per hari, per minggu, per bulan).
Dengan demikian, pemantauan terus-menerus dan penerapan metodis di semua titik akan meningkatkan efisiensi setiap karyawan, khususnya di bidang penjualan. Penting bagi para pemimpin organisasi untuk menganggap serius daftar periksa dan menanamkan kebiasaan menggunakan manajemen waktu jenis ini pada semua karyawan.
Setiap karyawan yang terlibat dalam penjualan aktif harus menggunakan daftar periksa untuk meningkatkan kinerjanya.
Bagaimana daftar periksa membantu pembeli misterius
Tugas pembelanja misteri adalah penilaian menyeluruh atas pekerjaan penjual individu dan seluruh toko secara keseluruhan. Dalam hal ini, daftar parameter terukur sangat diperlukan. Biasanya dalam daftar seperti itu, item diberi peringkat pada skala lima poin atau cukup ya / tidak. Daftar periksa pembelanja misteri harus menyertakan item berikut:
- Kontak pembeli:
- penjual muncul lebih dulu, muncul;
- ramah, sopan;
- penampilan rapi;
- tertarik, tersenyum.
- Kepemilikan informasi:
- mengidentifikasi kebutuhan pembeli dengan mengajukan pertanyaan, termasuk pertanyaan terbuka dan klarifikasi;
- berbicara tentang produk yang diminati klien;
- menawarkan analog yang tidak diketahui pembeli;
- percaya diri memiliki materi tentang barang.
- Presentasi layanan perusahaan:
- berbicara tentang promosi dan diskon saat ini;
- penawaran untuk ikut serta dalam program loyalitas (menerbitkan kartu, menerima bonus, berlangganan buletin).
- Bekerja dengan keberatan:
- tidak berbicara negatif tentang pendapat pembeli, tidak menyebutnya salah;
- tidak membantah secara terbuka, menawarkan alternatif;
- menghadirkan argumen-argumen yang masuk akal.
- Akhir penjualan:
- meringkas dialog;
- menginformasikan tentang properti tambahan produk, yang tidak dibahas dalam percakapan sebelumnya;
- memberitahukan tata cara melakukan pembelian (di mana fitting room, di mana kasir, di mana area penerbitan, dll);
- terima kasih telah membeli dan memilih toko.
Ada versi daftar periksa belanja misteri yang lebih sederhana dan lebih kompleks. Namun Semakin banyak detail yang diungkapkan oleh pembelanja misteri, semakin baik., jadi lebih baik mengembangkan yang cukup banyak dan kuesioner rinci tentang karyawan toko.
Daftar periksa dalam manajemen waktu pribadi
Daftar periksa dapat digunakan tidak hanya untuk mengatur pekerjaan perusahaan, tetapi juga dalam perencanaan pribadi. Misalnya, jika perusahaan tidak menggunakan daftar periksa, tetapi karyawan melihat perlunya, dia harus membuat daftar periksa tersebut untuk dirinya sendiri.
Ini akan menyederhanakan pelaksanaan pekerjaan saat ini, akan mengidentifikasi algoritme yang paling efektif untuk melakukan operasi tertentu. Mengerjakan daftar periksa akan meringankan sebagian dari beban psikologis - bahkan proyek yang kompleks, dipecah menjadi beberapa bagian, menjadi lebih bisa dilakukan. Dan tidak adanya risiko melupakan sesuatu adalah bonus yang menyenangkan saat merencanakan.
Mengerjakan daftar periksa akan meringankan beberapa beban psikologis - bahkan proyek yang rumit, dipecah menjadi beberapa bagian, menjadi lebih layak.
Cara menulis daftar periksa yang baik
Agar daftar periksa berfungsi "sebagaimana mestinya", Anda harus menyusunnya dengan benar. Berikut ini beberapa rekomendasi:
- Daftarnya harus sederhana dan singkat. Anda tidak perlu menulis esai yang mendetail, Anda perlu menonjolkan hal utama dan menuliskannya sebanyak mungkin. secara sederhana. Sepintas pada lembaran itu, harus jelas apa yang harus dilakukan.
- Item harus konsisten dan saling berhubungan. Ingat, ini adalah algoritme untuk mencapai hanya satu tujuan. Daftar periksa mengasumsikan pendekatan bertahap untuk tugas tersebut. Artinya, buka paragraf kedua hanya setelah menyelesaikan paragraf pertama.
- Edit. Catat semua perubahan, peningkatan, dan peningkatan dalam daftar periksa.
- Jika Anda membuat daftar periksa pribadi, buatlah nyaman bagi Anda secara pribadi. Gunakan highlight, italic, huruf kapital. Dalam hal ini, Anda tidak perlu khawatir tentang seberapa jelas lembaran itu bagi orang lain.
- Daftar periksa harus pas di 1 lembar jika Anda membuatnya di atas kertas atau pas dengan ukuran layar komputer atau ponsel tanpa menggulir jika Anda lebih suka versi elektronik. Optimal - 5-7 poin.
Tempat menyimpan daftar periksa
Bergantung pada tujuan daftar periksa, mungkin ada beberapa opsi untuk menyimpannya:
- Daftar periksa pribadi disimpan dalam buku harian, serta telepon dan komputer. Daftar periksa paling sederhana "apa yang tidak boleh dilupakan saat meninggalkan rumah" cocok untuk ditempatkan di pintu depan.
- Daftar periksa pekerjaan dan layanan karyawan harus ditempatkan di depan mata di tempat kerja atau dalam bentuk elektronik di desktop komputer.
- Daftar periksa kolektif harus dipasang di tempat yang dapat diakses oleh semua karyawan yang terlibat dalam penerapannya.
Kesimpulan
Daftar periksa - pilihan bagus merencanakan pekerjaan dan meningkatkan efisiensinya. Daftar periksa semacam itu telah digunakan di hampir semua bidang kegiatan: mulai dari penerbangan dan kedokteran hingga katering dan pembersihan profesional. Algoritme yang dirancang dengan baik akan membantu Anda mendekati tugas paling serius dan multi-tahap sekalipun tanpa rasa takut.
