5.1.Какво е инструкция?
Инструкция е правен акт, издаден или одобрен с цел установяване на правила, уреждащи организационните, научните, техническите, технологичните, финансовите и други специални аспекти на дейността на институции, организации, предприятия (техните поделения и служби), длъжностни лица и граждани. Основната цел на инструктивната документация е да научи последователност от действия или да предостави помощ като ориентир за обучение.
Издават се и инструкции за изясняване и определяне на процедурата за прилагане на законодателни актове и административни документи (например заповеди). Постоянно се издават инструкции за попълване и поддържане на счетоводни документи.
За всеки служител на институция (организация) се съставя длъжностна характеристика. Длъжностната характеристика има унифицирана форма и еднаква текстова структура за всички позиции: общи положения, функции, служебни задължения, права, отговорност, трудови отношения.
Инструкционната документация може също да бъде описание на операционната система на компютъра, инструкции за изпълнение на работа или специална задача или ръководство за софтуер.
Кои са основните принципи за създаване на инструктивна документация?
добри инструкцииса точни, ясни, пълни, последователни и ефективни. Всяка от тези характеристики е ръководство за автора на инструкциите.
Първи принцип: избягвайте несигурността. Колкото по-конкретни са инструкциите, толкова по-добре. По-добре е да кажете „завийте наляво при големия дъб, където има къща със зелен керемиден покрив, на който пише „за продажба““, отколкото просто да кажете „завийте наляво при голямото дърво“. Когато описвате разбираемо, избягвайте думи, които имат множество значения или са безсмислени. точност - важен аспектяснота.
Вторият принцип: бъдете ясни. Трябва да се изготвят инструкции за конкретни получатели. Насочете посланието си към целевата аудитория. Ако подготвяте документация за компютърна система, трябва да вземете предвид нивото на познания, които вашата аудитория има за системата. Използването на жаргон и акроними може да е приемливо в някои класни стаи и неприемливо в други. В допълнение, инструкциите могат да бъдат направени по-разбираеми чрез използване кратки изречения, общи думи и добри връзки.
Трети принцип: осигурете пълна информация. Инструкциите могат да бъдат ясни и разбираеми, но все пак се провалят, ако са непълни. Ако пропуснете някоя важна стъпка в описанието на методологията, това може да доведе до невъзможност за изпълнение на задачата. В допълнение към дефинирането на всички основни действия или елементи от вашите инструкции, помислете за възможността за различни проблемиили въпроси. Като средство за проверка на пълнотата на инструкциите си задайте следните въпроси: Кой? Какво? Кога? Където? Как? Защо?
Четвърти принцип: бъдете последователни. Издадените инструкции ще бъдат по-лесни за изпълнение, ако са последователни и последователни. Разграничете структурните нива във вашите инструкции и ги направете очевидни за получателя. Например, третирайте всяка голяма стъпка по същия начин в писмените инструкции, съгласувайте се и за всяка стъпка от следващото ниво и т.н. За предпочитане е всяка основна стъпка да се започне с нова страница, използвайте същия шрифт и формати и започнете с кратко резюме.
Пети принцип: Бъдете ефективни. Ефективността означава минимизиране на учебния текст, като същевременно се спазват четирите предходни принципа. Ефективността не се постига лесно, тъй като ясни, недвусмислени, разбираеми и последователни инструкции вероятно ще бъдат дълги. Въпреки това, трябва да потърсите начини да минимизирате инструкциите си. Например, започването на всяко от седемте действия с фразата „Следващата ви стъпка при изпълнение на задачата...“ е неефективно. Вместо това използвайте подобна фраза веднъж и след това, след двоеточие, избройте всичките седем действия.
Ефективността често се постига чрез използването на кратки обобщения, които характеризират съдържанието на инструкцията, например: „Инсталиране на това софтуервключва три основни стъпки и отнема осем минути. Въпреки това, преди да инсталирате, трябва да разберете своя сериен номер и количеството RAM в компютъра. Кратките обобщения (преглед на планираните действия) помагат да се избегне неефективността на преминаване през част от пътя, описан в инструкциите, докато не ви стане ясно, че нямате достатъчно оборудване или информация, за да изпълните задачата.
Откъде да започна подготовката на инструкциите?
Когато създавате документация с насоки, в допълнение към прилагането на основните принципи, трябва да помислите и как тази информация може да бъде използвана от вашата аудитория. Пилотът на самолета се позовава на списъка с необходимите действия и условия всеки път преди излитане. Компютърен специалист се позовава на инструкциите, за да запомни клавишната комбинация за рядко използвана команда. Новият служител следва инструкциите, изготвени от неговия предшественик, за да се справи предизвикателна задача. Кандидатът за длъжност изучава длъжностните характеристики, за да оцени нивото на интереса си към тази позиция.
Всеки от тези документи има ясна цел и характеристики, свързани с предвиденото му приложение. При изготвянето на инструкциите, следният списък с въпроси, на които трябва да намерите отговори, преди да започнете да пишете документацията, ще ви помогне:
- За какво е тази документация?
- Пиша ли документация за отделен потребител или за група потребители?
- Ще се обърне ли потребителят към тази документация повече от веднъж?
- Колко дълго ще се използва тази версия на документацията? (Каква е нейната продължителност на живота?)
- Необходим ли е речник?
- Проверил ли съм документацията за възприемане от необучен потребител?
- Подходящ ли е стилът на писане за ниско нивопотенциални потребители?
- Трябва ли да се включи индекс?
- Какво визуално подсилване, визуални средства биха били полезни?
5.2 Как трябва да бъдат съставени официалните вътрешнофирмени инструкции?
Инструкцията е съставена на общ формуляр. Одобрява се със специален административен акт или директно от ръководителя, което се доказва с печата за одобрение, съответстващ по форма. Печатът за одобрение има две опции за дизайн:
ОДОБРЯВАМ
президент на акционерно дружество "Олимп"
подпис В.Л. Плотников
30.03.2011
ОДОБРЕН
Заповед на министъра на здравеопазването на Русия
15.11.2011 № 287
В указанието може да се направи бележка, че е приложение към административния документ. Когато инструкция е одобрена с административен документ (например заповед), тя определя срока за въвеждане на инструкцията, изброява необходимите организационни мерки и посочва отговорните изпълнители.
За какво?
Има само два начина за подобряване на производителността на служителите. Първият е да се повиши интереса им към резултата от работата и компетентността; второто е да се намалят потенциалните откази и грешки, да се формират алгоритми и технологии за изпълнение на определена задача. И в двата случая ние, като един от инструментите, се нуждаем от стандарти или инструкции или описани технологии.
По същество това е документ, който описва КАК да се изпълнява функция. Най-често срещаната форма на този документ са корпоративните стандарти, състоящи се от набор от инструкции от по-малък ред.
Ще споделя наблюденията си как най-добре да съставя такава инструкция, така че да работи. Работно – това е реалистично, което помага да се гарантира желания резултат в процеса на изпълнение на процедурата по инструкция; измерими.
Ако човек, когото смятахме, че е годен за тази работа, е могъл, вземайки инструкцията в ръцете си за първи път в живота си, да свърши тази работа с твърдо B, тогава инструкцията е добра.
За какво да напиша инструкции?
Важно е да се разбере, че стандартите и инструкциите са необходими за задачи, които служителят може да не е в състояние да изпълни в началото. Тоест, идвайки в компанията от друго място на работа, той може да не притежава някаква технология.
Обикновено това са две групи функции:
Специфични функции на фирмата, или специфичен начин за решаване на проблем. Например, вашата компания има свой собствен, специален начин за сортиране на стоки в склад. Трябва ли да се направи по определен начин? Тогава имате нужда от инструкции.
Ключови функции, които зависят от личната компетентност на служителя. Това са задачи, които нямат строг алгоритъм на действията и служителят решава как да ги изпълни, с известна степен на свобода. Например функцията за продажба. Да, имам основни принципидобра продажба, но и висок дял личен опити познаване на характера. В тази група функции или трябва да изберем хора с определено ниво на компетентност и същото разбиране на задачата като нас, или да обединим функцията в инструкции.
Какви са принципите при писане на стандарти и насоки?
- Атомна структура = 1 задача = 1 инструкция или алгоритъм
Когато създавате „скелет“ от стандарти, препоръчвам да разделите понятието процес – процедура – операция. Процесът е набор от дейности, насочени към цел. Процесът на продажба, процесът на производство на обувки, процесът на подготовка на магазина за отваряне. Процедурата е последователност от действия в рамките на един процес. Например процедурата за установяване на контакт с купувача; процедура за завъртане на петата; процедура за почистване на пода. Операцията е действие/I в рамките на процедура. Например, в процедурата за почистване на рафтовете ще има действия - налейте вода, нанесете почистващ препарат и т.н.
Инструкциите са написани на нивото на разкриване на действие в рамките на всяка важна процедура. Работната инструкция е вградена последователност от операции, която ви позволява да извършите процедура.
- конкретност
Стандартите и правилата не трябва да предполагат възможност за двусмислено тълкуване. Това не винаги е лесно, тъй като много понятия от категорията "приятелство", "сърдечност", "желание за помощ" се стремят да бъдат разбрани погрешно. Правилата, които декларирате, трябва да са категорични и конкретни. Трябва да дефинирате конкретни части от услугата, преминавайки от общото към конкретното. Не е достатъчно да кажете, че трябва да кажете здравей на купувача. Това може да стане по съвсем различни начини. Прави или седящи? "Добър ден" или "Здравей"? Да се ръкуваме или да се целунем? За да избегнете по-късни разногласия, трябва да сте много конкретни, когато описвате правилата. От вас зависи да изберете нивото на детайлност, от което се нуждаете. Разбира се, не бива да стигате до измерването на ширината на усмивката, но колкото по-конкретно е описанието, толкова по-лесно ще бъде за вашите служители да разберат какво точно изисквате от тях.
- алгоритмичен
Структурираните текстове са по-лесни за четене, разбиране и запомняне. Ако твърдим, че нашата последователност от действия ще доведе до резултат, тогава самата последователност трябва да бъде. И трябва да има ясна увереност, че тези стъпки ще доведат до резултат. Например, за да осъществи контакт купувачът в залата, първо трябва да се приближите до него, след това да се усмихнете, след това да кажете „добър ден“, след това да кажете „Какво ви интересува?“. В много задачи самата последователност е двусмислена и вие сами трябва да изберете коя опция изглежда най-правилната за вас.
Пример за алгоритъм. Процес на администриране на покупките.
1. Занесете избраните стоки до касата.
2. Опаковайте стоките и подкрепете решението на купувача"Добър избор!"
3. Научете за наличността на карта за отстъпки / Разкажете за програмата за отстъпки при липса на карта.
4. Избройте всички закупени продукти.
5. Обърнете внимание на правилата за грижа за продуктите. Дайте на купувача бележка за грижата за избрания продукт или обърнете внимание на етикета. "Моля, погрижете се за продукта
6. Ясно посочете сумата на покупката.
7.Уточнете начина на плащане с купувача
8. Приемете пари от купувача. Пребройте парите пред купувача, проверете автентичността на банкнотите
9. Назовете сумата, получена от купувача, сумата на промяната. "Благодаря ви, вашите хиляда рубли, вашата рестона е 50 рубли."
10. Изчислете промяната в пълен поглед на купувача.
11. Издайте смяна заедно с чек и пазарска чанта.
12. Дайте рекламни и информационни брошури на фирмата "Моля, вземете тази книжка с нашите нови продукти, мисля, че ще ви е интересно"
13. Кажете сбогом и поканете купувача да се върне отново"Успех, връщайте се често!"
- Възможност за оценка
Всяка инструкция или стандарт има втора част - метър. Ако сме се съгласили да свършим работата по определен начин, тогава имаме нужда от инструмент, който ще ни позволи да оценим дали инструкцията се изпълнява. Например, имам инструкции за печене на пай и мярката е размерът, теглото и вкусът на референтния пай.
Наличието и използването на измервателния уред е единственото условие за изпълнение на инструкциите. Методът за сравняване на продукта/действието, получен в резултат на изпълнение на инструкцията със стандарта - това е механиката на измерване.
Следователно имаме нужда от две неща - стандарт (описание на резултата от действия) и инструмент за сравнение "стандарт - факт". На просто ниво: има референтна част - има инструкция за изработката му и автоматична машина, която измерва отклоненията. На ниво работни стандарти се използва същото. Има желано поведение – това е стандартът. Например, когато клиент възрази, търговският представител поддържа спокоен глас, съгласява се с правото на клиента да мисли така и задава уточняващи въпроси относно причините за възражението. Има действително поведение, записано в даден момент от време. И има скала за сравняване на стандарта с факта. Най-типичният инструмент за сравнение е контролен списък или скала от градации на поведението. Изводът е, че добавяме измерими индикатори към поведението, например точки. И получаваме рейтингова скала.
Пример за скала в контролен списък:
- Идеология
В работните стандарти е важен не само блокът КАК да се направи, но и блокът ЗАЩО и ЗАЩО да го направя. Този принцип работи за инструкции от втория тип. Когато всеки служител може да има собствено разбиране как да върши тази работа правилно. Всеки възрастен човек има своя собствена визия за света и собствено разбиране за добрата работа. И често собственото му виждане му изглежда по-вярно от вашето. Следователно при сложни или важни стандарти е необходим мотивиращ блок. Това е кратко обяснение защо предлагате това конкретно решение. Това помага да се отработи възможната съпротива на служителя и още веднъж да ви напомня основните принципи на работа с вас.
Пример: Стандартен магазин. Разпродажба на блок експанзия.
Защо е важно да се разшири проверката?
Ако винаги продавахме само това, което купувачът иска, институцията на продавачите вече нямаше да съществува! Във всеки магазин ще има машина, в която клиентът да въвежда заявката си и роботите да му изнасят стоките.
В реалния живот купувачът често не купува това, което иска; купува повече от планираното; купува това, което си спомня благодарение на продавача. За нас е важно да продаваме, затова винаги предлагаме на купувача нещо друго, допълнителни позиции към негов избор.
Има прост закон за продажбите: много по-лесно и по-бързо е да продадете на човек, който вече е купил нещо от вас, отколкото на нов купувач. Защо? Защото вашият купувач ви има доверие и вече се е примирил с факта, че губи определена сума пари. Образно казано, „портфейлът му вече е отворен“. Освен това вече имате известна информация за този купувач, вече сте установили контакт с него. Започвайки да работите с нов клиент, прекарвате време в „влизане“ в диалог, отработване на основните му нужди и т.н. Ето защо е важно да запомните за разширяването на поръчката. За продавача е ценно да продаде не това, което купувачът вече е искал и поискал, а това, което продавачът му е предложил.
- Позитивност
Не можете да се опитвате да избегнете нищо. Нашето мислене е така подредено, че просто не е възможно да се движим „към избягване“. Не мога да измисля „без оплаквания от клиенти“. Кажете ми какво трябва да направя, а не какво не трябва да се случва. Това е като да поставиш отбор на терена с цел да не загубиш. Не да печелиш и дори да равенш, а именно да не губиш. Ако съм футболист, знам как да играя, за да дам добър пас или да вкарам гол, но как да играя с целта "да не загубя"!? Правилото „не бъди груб“ може да означава такива опции за изпълнение като мълчание, учтивост, шега и т.н. Какво искаш? Формулирайте положително задачата!
Пример за положителна формулировка:
Когато представяме продукт,
Изваждаме модела от скобата или рафта;
Пазим стоката внимателно и внимателно.
- Визуализация и простота
Едва ли ще имате желание да прочетете многотомна книга, написана с 10 шрифт, без интервали, картинки, задачи. Ако искаме нашите търговци НИКОГА да НЕ ЧЕТАТ стандартите, нека ги напишем на „книжски“ език, на обикновени листове А4, да ги сложим в папката „CASE #“ и да ги забравим завинаги. Ако искаме да създадем работен документ, тогава трябва да помним, че е по-добре да видим веднъж, отколкото да четем много пъти. Опростете инструкциите си с а) снимки от комикси; б) диаграми в) чертежи г) презентация на теза д) видео инструкции д) игрални полета и др. Опитайте се да направите документа четим, разбираем и представителен.
- Достъпност
„Нито един клиент не трябва да остава без внимание!“. Често срещан лозунг. Сигурен ли си, че това е възможно? Дори в пиковите часове? Дори в най-високия сезон? Наистина ли сте готови да приложите санкции, ако видите как продавачът, разкъсан между купувачи, няма време да каже „Здравей“ на един от клиентите? Или този стандарт не винаги е постижим? Ще бъдете ли готови като мениджър да вземете решение да донесете допълнителен персонал в залата в „пиковите часове“, така че стандартът да бъде спазен? Ако поставите изисквания, които са съмнителни, можете да приемете, че те не съществуват. Такива задачи демотивират служителите повече, отколкото предполагат. Всяка инструкция трябва да бъде изпълнима и адекватна на работния процес. Ако някоя стъпка може да бъде пропусната и резултатът не се промени, защо го пишем? Ако самите ние разберем, че това изискване няма да бъде изпълнено винаги и от всички, тогава отново се замисляме дали си струва да го напишем.
Каква е структурата на работната инструкция?
1. Цел и резултат от инструкцията. Защо да правите това и какъв трябва да бъде резултатът от действията.
Пример. Инструкции за монтаж (за магазина)
Целта на този етап е да организира монтажа на избрани продукти и съвместно да избере най-подходящите модели.
Защо е необходима проба? Само като пробва продукта, купувачът може наистина да го оцени. Ето защо е много важно да заинтересувате купувача и да "отведете" до пробната. Когато купувачът е в пробната, вероятността да направи покупка се увеличава драстично, при условие че продавачът правилно е идентифицирал нуждите и след това го обслужва максимално ...... ..
2. „Старт и край“. Задействащо събитие за започване на работа по тази инструкция и събитие, описващо границите на края на инструкцията.
Пример. Старт - ако екранът на таблета ви изгасне - вижте алгоритъм 1
Край или граница - Ако вашият клиент не напусне пробната за повече от 15 минути и не отговори на вашите въпроси - спрете да избирате продукти и започнете да разбирате какво се е случило))
3. Алгоритъм, описание на действията за постигане желания резултат. КАК да го направим? По-добре абстрактно.
Ако говорим за комуникация на служител с някого, по-добре е с няколко (2-5) примера за подходящи фрази. Необходими са речеви модули в няколко варианта, за да се покаже пример, а променливостта на примерите гарантира срещу запомняне на „правилната фраза“
4. Описание на няколко типични грешки. Как да НЕ го направим?
5. Схема или описание на няколко, ключови варианта за развитие на ситуацията с решения. Особено препоръчвам за стандартите за продажба.
6. При необходимост - схемата на взаимодействие съгласно действащата инструкция; граници на компетентност и необходимите контакти.
пример: ако касата се повреди, трябва да се обадите на A.P., тел ... ..
Всяка инструкция или стандарт изисква инструкция Б – оценъчен лист, според който ще се оценява изпълнението му. Това ще позволи на специалиста, първо, да разбере, че всичко е сериозно. И второ, сами да оцените ефективността на вашето поведение според инструкциите.
Пример. Критерии за оценка на ефективността на етап „Изпробване“.
7. Ако инструкцията е написана за функция от конвейер, тогава процедурата за завършване Как, кога и на кого служителят информира, че работата е завършена и резултатите от нея могат да бъдат отнети.
8. Критерии или формуляр за самоизпит.
Как да напиша добра инструкция?
Тук има само един принцип - да пише не този, който ЗНАЕ как се прави, а този, който ЗНАЕ как да го прави и го прави най-добре откъм изпълнение. Но тъй като обикновено най-добрият изпълнител не винаги е в състояние да формулира текстове, тогава има 2-3 изпълнители. Това са носителите на технологията - най-добрите специалистии компилатор (който може да пише).
- Специалистите показват как го правят. Компилаторът записва
- Изпълнителят казва как се прави. Компилаторът проверява технологията.
- Компилаторът го прави сам, според инструкциите на изпълнителя, и коригира технологията.
- Технологията се тества върху други служители - опитайте се да направите както е написано. Правят се корекции.
- Технологията се тества на „празен лист“ – човек, който никога не е правил тази работа. Ако не специалист може да свърши работата само въз основа на инструкциите, тогава всичко е наред. Ако не, се правят корекции.
- Технологията се развива. Започва обучение по технология и "изпит" за нейното притежание на служителите.
- Технологията се актуализира или по график (веднъж на тримесечие или половин година), или „отгоре“, в случай на спешни критични промени.
За създаване на продукция инструкция, е необходимо да се проучат и опишат подробно производствените или технологичните процеси. Може също да описва физически, химични явления, правила за работа на оборудването или работа по настройка. Съставителят на инструкциите носи голяма отговорност и той трябва да се задълбочи в производствения процес в детайли.
Ще имаш нужда
изисквания за безопасност
Инструкция
1 Напишете уводна част от производствената инструкция. Тук отразяват обхвата и целта на документа.
2 Отразете изискванията за безопасност на труда в основната част на документа, преди длъжностната характеристика. Тук можете да посочите връзки към наличните инструкции за защита на труда, санитарни норми и правила или да съставите текста на конкретни изисквания. Тук също се посочват използваните лични предпазни средства, изискванията за безопасност за компоненти, монтажни единици и материали.
3 Опишете технологичната последователност на действията, операциите. Опишете процесите с прости фрази, обозначаващи действието върху обекта, придружени от индикация на параметрите (ако е необходимо). Запишете информация за необходимия режим на процеса, т.е. параметри на температура, налягане, мощност и др., необходими по време на работа.
4 Посочете какво оборудване е включено технологичен процес. Посочете имената на приспособленията, инструментите и измервателните уреди в съответствие с технологичната документация за тях. Като зададете буквен код на инструменти и приспособления, можете да съкратите текста на описанието на операциите.
5 Направете описание на работата на оборудването под формата на списък или последователност от действия на персонала, който го обслужва. Възможно е да има клаузи относно задълженията на персонала по време на подготовката на оборудването за експлоатация, по време на неговата експлоатация, повреди и аварии, както и при приключване на работата по оборудването. Освен това отговорността на персонала при поддръжката на механизмите и работата по тях е задължителна.
6 Разбийте големия текст на секции и подраздели. Номерирайте параграфи и алинеи. Осигурете таблици или графични илюстрации, ако е необходимо.
7 На първия лист от инструкцията посочете името му (по-горе), индустрията, към която принадлежи продукцията. По-долу вдясно трябва да има подпис за одобрението на инструкцията, позицията и датата на одобряващия. След това поставете основния текст на инструкцията, който, ако е необходимо, прехвърлете на следващите страници. Вдясно и отдолу отделно полепосочете състава на неговите изпълнители и фамилното име, собственото име на разработчика и администратора.
ПОЗИЦИЯ
Относно разработването на Инструкции за производство
Въведение
Този регламент е разработен въз основа на изискванията на Единната система за технологична документация (ESTD), ECTS, GOST 12.0.004 и като се вземе предвид писмото Федерална службапо труда и заетостта от 24 ноември 2008 г. N 6234-ТЗ « По трудови и работни инструкции“ и определя процедурата за разработване, одобряване и прилагане на производствени инструкции за работни професии на LLC „“ (наричана по-долу организация).
1.1. Инструкция за производство- Това е организационно-правен документ, който определя основните функции, задължения, права и отговорности на служителя при упражняване на дейността му в определена професия.
Инструкция за производство- това е документ, който определя процедурата на персонала за работа с всяко оборудване: приемане и предаване на смяна (ако е необходимо), пускане, включване, изключване, изтегляне за ремонт, действия в случай на аварии и др.
1.2. Производствените инструкции за служителите на всяко структурно звено се разработват от ръководителя на структурното звено въз основа на "Правилника за структурното звено". Длъжностните характеристики трябва да са конкретни и действително да описват работните места.
1.3. Инструкциите за производство се преглеждат по унифициран начин в съответствие с промените в структурата и персонала на Организацията, както и след сертифициране.
1.4. Значението на производствената инструкция като организационен документ е следното:
Поправки легален статути мястото на служителя в системата за управление;
Определя задачите, функциите, правата и задълженията на служителя;
Позволява разумно да оцените резултатите от дейностите;
Той е правното основание за освидетелстването на служител, определящо неговата дисциплинарна и материална отговорност;
Създава организационни основи на правната дейност.
1.5. Инструкциите за производство се преразглеждат веднъж на всеки 5 години.
1.6. Периодът на съхранение на производствените инструкции в Организацията е 45 години след подмяната им.
1.7. Запазване на оригиналните инструкции за производство отговорно лицеза кадровата работа на организацията. При необходимост заверени копия могат да се съхраняват от ръководителите на структурни звена и да се използват в текущата работа на структурните звена.
2. Редът за разработване и изпълнение на производствени инструкции
2.1. Инструкциите за производство са разработени въз основа на щатното разписание на организацията, Общоруския класификатор на професиите на работниците, длъжностите на служителите и тарифните категории OK 016-94 (OKPDTR), инструкции за работа на производителите на използвано оборудване, инструменти и приспособления на работното място на работник от определена професия от ръководителя на структурно звено, който отговаря за работното място.
2.2. Преди да разработите инструкции за производство, е необходимо да изпълните:
Проучване на технологичния (производствен) процес, идентифициране на потенциални опасни и вредни производствени фактори, които възникват при нормалното му протичане и при отклонения;
Определяне на безопасни методи и техники на работа, тяхната последователност, както и
технически и организационни мерки, които да бъдат включени в инструкцията;
Определяне на съответствието с изискванията за безопасност на използваното оборудване,
устройства и инструменти;
Проучване на характеристики на дизайнаи ефективността на средствата за защита, които
може да се използва при извършване на съответната работа.
2.3. Изискванията на инструкцията трябва да бъдат определени в съответствие с последователността на технологичния (производствен) процес, като се вземат предвид видовете оборудване, приспособления и инструменти.
2.4. Текстът на инструкцията трябва да включва само онези изисквания, които се отнасят до безопасността на определен вид работа и се изпълняват от самите работници.
2.5. Производствените инструкции за работниците не трябва да съдържат препратки към други нормативни и нормативно-технически документи (с изключение на препратки към други инструкции за работници). Основните изисквания на тези документи трябва да бъдат взети предвид от разработчиците на инструкцията. Ако е необходимо, изискванията на тези документи трябва да бъдат включени в инструкциите.
2.6. Изискванията на инструкцията трябва да са кратки и ясни, като се вземат предвид специфичните условия и спецификата на извършваната работа и да не позволяват различни интерпретации. Термините, използвани в инструкциите, трябва да отговарят на терминологията, приета в нормативните документи. При използване на термини, които не са установени в тези документи, текстовете на инструкциите трябва да предоставят техните определения или обяснения за тях.
Замяната на думите в текста на инструкцията с буквени съкращения (съкращения) е разрешена, при условие че съкращението е напълно дешифрирано при първото му използване.
2.7. В инструкциите не трябва да се използват разговорни изрази, както и професионални и технически разговорни термини.
Текстът трябва да избягва изразяването на изискванията под формата на забрана, а ако това не е възможно, обяснете причината за забраната. Отделните точки от инструкцията не трябва да се подсилват с думите „категорично”, „особено”, „строго необходимо”, „безусловно” и т.н., тъй като всички точки от инструкцията са еднакво важни и задължителни. Отделни разпоредби на инструкцията могат да бъдат илюстрирани с чертежи, диаграми, снимки, обясняващи значението на тези изисквания.
Формата на декларацията за изисквания трябва да бъде предписваща: направете, завъртете, преместете, регистрирайте и т.н.
2.8. Инструкциите трябва да включват изисквания, които могат да бъдат изпълнени от самите работници и да не съдържат организационни и технически изисквания, чието изпълнение не е необходимо за осигуряване на безопасно изпълнение на работата и създаване на нормални санитарни условия на работното място.
2.9. Инструкциите не трябва да включват задълженията на ръководителите на звеното, т.к знанията им са излишни за работника.
2.10. Инструкциите трябва да определят процедурата и изискванията за осигуряване на безопасното провеждане на работа. Ако безопасността на работата се дължи на определени стандарти, те трябва да бъдат посочени (размерът на пролуките, разстоянията, височината, напрежението, концентрацията и т.н.).
2.11. Текстът на инструкцията трябва да бъде разделен на раздели (ако е необходимо, на подраздели) и параграфи и номериран с арабски цифри: раздели - в рамките на инструкциите, подраздели - в рамките на раздела, параграфи в подразделите (при тяхно отсъствие - в рамките на разделите) .
Тъй като "Въведението" не съдържа инструкции за инструктаж, е възможно да не се извършва номерация вътре в него.
2.12. Името на инструкцията трябва да посочва вида на професията, за която е предназначена. Разработеният проект на инструкция със списък на използваната нормативна и техническа документация да се изпрати за разглеждане на заинтересованите служби и структурни поделения. След разглеждане и обобщаване на коментарите и предложенията се разработва окончателен проект на инструкция за служителите.
2.13. На всички инструкции се присвоява номер (буквено съкращение - обозначение на вида на инструкцията, арабски цифри - номер на подразделение (ако е необходимо), сериен номер според списъка, година на разработка)
Например: PI 01.01-2012 - Производствена инструкция за ________ ( име на професия)
2.14. Инструкциите за производство трябва да бъдат изпълнени във формата, дадена в Приложение 1
3.2. Приблизително съдържание на разделите от Инструкцията за производство:
Въведение
1. Общи положения
2. Характеристика на произведенията
4. Отговорност
5. Описание на работното място и видовете използвано оборудване
6. Описание на действието на оборудването, механизмите, инструментите и устройствата.
6.1. Определение и цел
6.2. Технически спецификации
6.3. Описание на производствения процес
6.4. Условия за провеждане на производствения процес и (или) работа с оборудване, механизми, инструменти и устройства
6.5. Подготовка за ремонт
6.6. Текуща услуга
6.7. Производствени проблеми и решения
7. Списък с местни нормативни документи, чиито изисквания работникът трябва да познава и спазва.
Заглавието и съдържанието на разделите от Производствената инструкция могат да се променят в зависимост от конкретните условия на работното място и извършената работа.
3.3. В раздела "Въведение".
3.4. В раздела "Общи разпоредби" трябва да се отрази:
Пълно наименование на професията (точно наименование в съответствие със щатния списък, като се посочва категорията на служителя в съответствие с Общоруския класификатор на професиите на работниците, длъжностите на служителите и категориите заплати;
В чия пряка подчинение е служителят (освен това на кого е подчинен за периода на отсъствие на висшестоящо лице);
Редът за наемане и освобождаване, по предложение на кое лице се извършва наемането, с кое длъжностно лице е съгласувано назначаването;
Как е организирана работата - самостоятелно от служителя, в съответствие с работния план на структурното звено или по гъвкав или друг работен график, утвърден от Директора на Организацията;
Установен ли е нередовен работен ден на служителя, ако професията му е включена в списъка на длъжностите, специалностите и професиите с нередовно работно време, утвърден със заповед на директора на организацията;
Чиито устни и писмени разпореждания се изпълняват от служителя - в допълнение към разпорежданията на прекия ръководител или в негово отсъствие;
Квалификациидо образование, трудов стаж - развиват се на база ECTS;
Какво трябва да знае един служител.
3.5. Разделите "Характеристика на работата", "Права", "Отговорност" трябва да отразяват изискванията, определени от ECTS за тази професия и допълнително предписани специфични видове работа, определени от работодателя, които не са включени в ECTS, но са необходими за производството дейности на подразделението на организацията (съчетаване на професии, специални видове работни места, изискващи допълнително обучение и др.).
3.6. В раздела "Описание на работното място и видовете експлоатирани съоръжения"
дадено Кратко описаниеработно място с дефиниране на конкретни граници или посочване на участъците от участъка или територията, където работникът извършва работата, видовете оборудване, използваните механизми, инструменти и устройства, които обслужват и се използват от работника при извършване на извършената работа в съответствие с раздел "Характеристика на работата".
3.7. В раздел "Описание на работата на оборудване, механизми, инструменти и устройства"
Като се вземат предвид изискванията на Ръководствата или Инструкциите за експлоатация на оборудване, механизми, инструменти и приспособления от производителите, Правилата за проектиране и безопасна експлоатация и специфичните условия на работа, определени от организацията, са описани следното:
Дефиниция и предназначение на експлоатирани и използвани съоръжения, механизми, инструменти и устройства или се правят препратки към други местни нормативни документи, които определят реда за безопасна работа на конкретни механизми, инструменти и устройства;
Спецификацииексплоатационните съоръжения, механизми, инструменти и устройства, включени в обслужващото съоръжение на работното място на работника, са посочени от конкретни Ръководства или Инструкции за експлоатация на оборудване, механизми, инструменти и устройства от производители;
Описанието на производствения процес се прави с посочване на необходимите параметри за провеждане на процеса, взаимодействие с други производствени процеси или действия на други работници;
Условията за провеждане на производствения процес и (или) експлоатация на оборудване, механизми, инструменти и устройства се определят от изискванията на Ръководствата или Инструкциите за експлоатация на оборудването, механизмите, инструментите и устройствата на производителите, Правилата за устройствата и сейфа Експлоатация и специфични условия на работа, определени от организацията;
При подготовката за ремонт на оборудването се определя процедурата за изключване на оборудването (изключване, изключване, изключване и др.), освобождаване на оборудването от продукти и масла и др. действия;
В текуща поддръжкаоборудване, механизми, инструменти и приспособления, определя се редът за проверка, смазване, грижа, определят се сервизни периоди, карти на смазване и др. операции;
Производствените аварии и методите за тяхното отстраняване обикновено се изготвят под формата на таблица в съответствие с препоръките на ръководствата или инструкциите за експлоатация на оборудването на производителите и специфичните условия на работа, определени от организацията.
3.8. В раздел „Списък на местните нормативни документи, чиито изисквания трябва да познава и спазва работникът“, се прави препратка към конкретни Инструкции по охрана на труда по професия, Инструкции по охрана на труда и безопасна работа и други видове Инструкции, изискванията които работникът трябва да знае и спазва при извършване на работа в съответствие с тази производствена инструкция
Всеки от нас днес редовно се сблъсква с необходимостта от изучаване на всякакви инструкции за използване на определен продукт.
Те ни придружават буквално навсякъде. Ние купуваме домакински уредии проучете ръководството за употреба, купете хапчета за главоболие в аптеката и незабавно разгледайте приложените инструкции за медицинска употреба.
Защо има хапчета и оборудване! Отидете до обикновен супермаркет, вземете пакет паста. На какво ще видите обратна страна? Не е вид инструкции за употреба?!
Тук започва забавлението...
Характерът на представянето на информация е коренно различен. Понякога изглежда, че в ръцете ни е попаднало тайно съобщение от специалните служби, което не е възможно да се дешифрира, или обратното – обясняват на възрастните почти на пръсти колко ще са две плюс две.
Удобството и лекотата на използване на продукта винаги са били значителен "лост" за влияние върху приемането на решението на целевата аудитория за покупка.
Например, когато търсите нов таблет в Интернет, ако е възможно, ние определено ще изтеглим и прегледаме инструкциите за неговата работа.
Успяхте да го забулите с неразбираеми термини? След това вземете "като награда" отказа от покупка и радостта на вашите конкуренти, които предоставиха на клиентите адекватни, ясни и разбираеми инструкции, демонстриращи, че е лесно да се "сприятелите" с нашия таблет.
Написването на ръководство за качествен продукт е изкуство. Да отворим завесата и да надникнем "зад кулисите" на неговото създаване.
И така, на какво трябва да обърнете внимание, когато съставяте ръководство за употреба, което ще „работи“ за продажби?
Детайлизиране
Специфичността и степента на детайлност са онези параметри, които се определят според нивото на подготвеност на целевата аудитория. Тук се избира оптималният баланс, фокусиран върху потенциален купувач.
Например:
След натискане на ____ се появява прозорец за добре дошли.
След натискане на ____ в ____ ъгъла на клавиатурата, на екрана се появява прозорец за добре дошли с надпис "____".
Най-често има инструкции, съдържащи по-подробна информация. Но внимавай! Не бива да довеждате детайлите до абсурдност и прекомерност, в противен случай рискувате да разгневите и да загубите клиента:
След като натиснете клавиша ____ с пръст в горния десен ъгъл на клавиатурата, на екрана се появява прозорец за добре дошли с тъмносин надпис "____", разположен в средата.
Структуриране
Неведнъж сме говорили за важността на структурирането на информацията в текстовете. Тази презентация улеснява възприемането на материала от публиката. Инструкцията за употреба не е изключение.
Сравнете:
- Поставете диск в устройството.
- В прозореца, който се показва, щракнете върху ____.
- Изберете елемент от менюто ____.
Поставете диска в устройството, след това в прозореца, който се показва, натиснете ____ и след това изберете елемента от менюто ____.
В първата версия виждаме стъпка по стъпка структуриране на информацията. Ясно, лесно и разбираемо. Вторият вариант изглежда и се възприема по различен начин - той е по-„тежък“.
положително и правилно
Мислите, че няма значение? Грешно! За положителен резултат трябва да мислите позитивно и да говорите положително чрез текста с целевата аудитория (нека пламенните противници на тавтологията да ни простят).
Никой не обича грубостта и тъпостта. Затова настройвайте деликатно и много правилно потенциални купувачиСАМО положително.
Ето как изглежда на практика:
Извадете монитора от кутията и внимателно го разопаковайте. Задръжте от всички страни, за да го запазите непокътнат.
Извадете монитора от кутията и го разопаковайте. Опитайте се да не го изпуснете или счупите в процеса.
НЕ на три "C": съкращения, синоними и съмнения
При съставянето на инструкциите за употреба на продукта е желателно да се избягва всякаква "интонационна несигурност". Чувствайте се свободни да зачеркнете различни „може би, вероятно, може би“.
Съкращенията са разрешени само ако пълният текст е даден в самото начало на ръководството, до което е посочена неговата „кондензирана форма“:
Транспортна фирма(TK) отговаря ____.
Вашето All-In-One (MFP) работи ____.
Операционна система(OS) започва ____.
Използването на синоними и жаргони е неприемливо. Няма нужда да "показвате" своята ерудиция и да обърквате потребителите с различна терминология.
Когато става въпрос за напр. мобилен телефон, тогава не трябва да използвате думи като „мобилен телефон”, „мобилен телефон”, „телефонен апарат”, „мобилен телефон” и др. в текста на инструкцията.
Мигащи чести повторения? Но вие не създавате произведение на изкуството, а ръководство за употреба. Клиентът трябва да го разбере, а не да оценява вашия стил и речник.
Да живее императивното настроение!
Използвайте повелително настроение- насърчаване на потребителите към действие (обаждане, съветване, предупреждение, забрана).
Сравнете:
За да включите телефона, натиснете ____.
Бутонът ___ е отговорен за включване на телефона.
Натиснете ____, за да включите телефона си.
Включете телефона с бутона ____.
Завършващ щрих
Най-лошото е, ако човек поради „объркващо ръководство“ не може да разбере как да използва продукта и откаже да го закупи. Ето защо…
След като готовата инструкция бъде фиксирана на „екранния лист“ на монитора чрез натискане на бутона „запазване“, няма да е излишно да проверите дали е разбираема за вашата целева аудитория.
Ние не пишем „платна с думи“ с просто описание на редица необходими действия, а разработваме ясни, логични и визуални ръководства.
Ръководства за употреба, които насърчават потребителите да купуват.
Статии с инструкции... Те са обичани от читатели, клиенти и уеб автори.
Поръчахме серия от статии-инструкции!
Читатели за изчерпателни насоки и решаване на проблеми, клиенти за увеличаване на читателската лоялност и увеличаване на собствения им опит. И уеб автори за лесното писане на тези статии за сайтове и търсенето на пазара.
Вярно е, че има един недостатък.
Инструкцията трябва да бъде написана според правилата и да вземе предвид всички характеристики на този тип артикули. Готови ли сте да научите всички правила, характеристики и нюанси?
След това започваме ... във формата на инструкции, разбира се. 🙂
Стъпка номер 1 Как да започнете да пишете статия-инструкция за сайта
Разбира се, на теория. Преди да пишете, трябва да разберете какнаправи го. Спомняте си, че правилните свободни автори пишат правилните статии, нали? 🙂
Правила за писане на статия-инструкция:
1. Статията трябва да бъде полезен
Основното в статиите е ползата! След всичко основната задачаинструкции - решипроблем на читателя.
Ако читателят трябва спешно да разреши проблема или има малко информация в мрежата, тогава той ще прочете дори сива статия, без форматиране и снимки. Просто за да разбера какво да правя.
Но това изобщо не означава, че можете да пишете инструкции без акценти и списъци.
Искате ли доходите ви като копирайтър да растат? Тогава статиите трябва да са закачливи и апетитни.
И да съм полезен →
2. Инструкцията трябва да бъде подробен
И можете да следвате това правило, като пишете статия само в един случай: ако някога сте правили това, което описвате. Тогава ще се докоснете до нюансите, ще дадете съвети и ще ви спаси от грешки.
Оттук и заключението →
3. Инструкцията трябва да бъде експерт
Как да измерим боа констриктор - задача за експерт Да, ако никога не сте разпъвали палатка, не се опитвайте да напишете статия за това. Определено няма да е надежден.
Но читател, който се закачи в някакъв момент, определено ще постави в черния списък вашия сайт или ще напише ядосан отзив. И вместо лоялност, ще получите солиден негатив.
Следователно друго правило за писане на статия →
4. Инструкцията трябва да бъде визуален
Използвайте снимки, видеоклипове, екранни снимки, илюстрации. Основното нещо, че читателят беше много ясен и разбираем.
Не забравяйте списъци и подзаглавия.
Как е, забравихте за списъците и снимките? Много е удобно, когато всяка стъпка е подчертана с отделно подзаглавие. В този случай информацията изглежда структурирана и лесна.
Стъпка номер 2 Определете обхвата от теми за писане на статии-инструкции
Трудно е да се намерят теми, които НЕ са подходящи за този вид статия.
Медицина, юриспруденция, готвене, ръкоделие, ремонти, отглеждане на деца - на всякаквитема, можете да напишете инструкции.
Например, „Как да излекуваме суха кашлица при деца“, „5 етапа на подаване на иск“, „ Стъпка по стъпка рецептаприготвяне на истински дифлоп с крутони“, „Изчерпателни инструкции за използване на готварска печка за супа“.
Какво да направите, ако не сте по темата?
Има само три опции:
- изберете теми, които разбирате за писане на статии
Например, ако сте майка, която е решила да намери приличен доход в отпуск по майчинство, пишете на детски теми или изберете това, което ви интересува: вашите хобита, професия преди отпуска по майчинство и т.н.
- пишете въз основа на опита на клиента
Например, клиентът инсталира skinali. Той споделя своя опит с вас, коригира статии или ги допълва с казуси от собствената си практика.
- получите правилния опит
Няма да пишем по непознати теми Да, подгответе дифлоп, поставете палатка, напишете статия-инструкция. Вярно е, че това е възможно само ако темата за писане на статии е интересна и обещаваща.
Едва ли си струва да започвате цялата суматоха в името на една инструкция. Сигурно имате много други хобита и знания, нали?
Стъпка № 3 Изберете вида на статия-инструкция
Изненадан? Озадачен? Да, има няколко вида инструкции или по-скоро четири:
- прости инструкции стъпка по стъпка
- практическа инструкция
- инструкции с предварителна постановка на проблема
- инструкция за обръщане
Прости инструкции стъпка по стъпка
Подходящо, ако читателят е добре наясно със съществуването на проблема и иска да го разреши.
Ето защо е достатъчно да посветите няколко параграфа на самия проблем и да посветите основната част от статията на решение стъпка по стъпка.
Инструкция за работилница
Подробни инструкции във формат на майсторски клас, понякога във видео формат или с много снимки.
Например: „Как да шия луксозна рокля за момиче“ или „Как да се науча да си поставям цели“.
Инструкции с предварителна постановка на проблема
Още не съм свършил да говоря за проблема Ако темата е за вашата аудитория нов, тогава си струва да се обърне специално внимание на формулирането на проблема: до 30-50%целия текст.
В крайна сметка публиката може и да не подозира, че има проблем.
Например, вашите читатели използват "обикновени" дезодоранти, които съдържат алуминиеви соли. И дори не подозират, че тези вещества повишават риска от рак на гърдата. Разкажете ни подробно за опасностите и рисковете и едва тогава ми кажете как да избера безопасен продукт.
Инструкция за обръщане
Подходящо, ако искате да съобщите за множество проблеми или грешки.
Например „10 грешки на начинаещи фрийлансери“ или „5 основни причини за разпадане на семейства в Русия“.
Освен това в този тип статии акцентът се измества от инструкциите към проблем, който се сервира в отрицателна светлина.
Стъпка номер 4 Изготвяме план за писане на статия-инструкция
За съжаление или за щастие не можете да напишете добра статия без план.
Запишете накратко всички точки от плана за писане на статията, направете бележки, ако е необходима допълнителна информация, цифри или факти.
Какво ще кажете за плана, моля? - Започнете с целта на статията
Какво искате да кажете на читателите? Какъв проблем да решим? Какво трябва да направят посетителите на сайта СЛЕД четене?
- Сега започнете да се насочвате
Най-често заглавията се избират за инструкции, които отговарят на нуждите на аудиторията.
Това са заглавия, които започват с думи като: "Как да изберем храна за кученце Чау Чау" или "Как да напишем ефективно заглавие за търговска оферта"
Ако дадете отговор на въпрос в статията, тогава въпросителният знак в заглавието НЕ се поставя.
Друг вариант - използване на числа: "12 стъпки за успешно преминаване на изпита" или "5 етапа на подготовка за перфектната сватба."
- Сега водеща опашка
Очертайте проблема, закачете читателя, заинтригувайте, дайте надежда.
Читателят трябва да разбере, че тази статия е за негои той ще намери отговора на въпроса си.
- Основна част от инструкциите
За типична инструкция опишете подробно всички стъпки, необходими за решаване на проблема.
Ако решите да напишете статия с изложение на проблема - внимателно обмислете проблема от всички страни.
Ако пишете инструкция за обръщане, имайте предвид, че всеки елемент е описание на проблема, причините за възникването му и решения. Както се казва, "всичко в една бутилка".
- Обобщавайте
Накрая направете изводи, обобщете и не забравяйте да накарате читателя действай. Спомняте ли си целта на вашата статия?
Стъпка номер 5 напишете инструкции
А сега превърнете кратките тези от плана за писане на статията в подробен, подробен, аргументиран разказ.
Това е всичко, вашите инструкции са готови.
Остава само да го проверите и да го изпратите на клиента. Между другото, за тази цел е много удобно да използвате контролен списък. Ще ви помогне да забележите и коригирате грешките навреме.
Къде да изработим техниката за писане на статии за уебсайтове?
Лесно ли е да се напишат инструкции? Зависи от практиката. Колкото повече практика, толкова по-лесно е да се пишат статии.
Но как да практикувате, ако не знаете как да пишете статии? Под наблюдението на опитни треньори на маратона на статията.
Трябва да тренирате под наблюдение! Те не само учат как да пишете статии от шест вида, да изготвяте план за съдържание, да избирате ключови думи и да свързвате статии, но също така ви дават обучение за реални клиенти, които имат работещ бизнес и които плащатти за статиите.
Такива клиенти се интересуват от дългосрочно сътрудничество, така че може би ще намерите клиенти за дълго време.
Готови ли сте да практикувате на реални клиенти под наблюдението на четирима успешни експерти? Тогава добре дошли в маратона на статията!
Междувременно кажи, знаеш ли как да пишеш статии-инструкции? Случвало ли ви се е да пишете всякакви инструкции? Какви трикове използвате, когато пишете статии с инструкции за уебсайтове?
Вземете удобен инструмент за оценка на качеството на статиите
